Leerlingdossiers bewaren: waar moet je op letten?

In theorie bepalen scholen zelf de bewaartermijn, maar de AVG bepaalt dat dergelijke informatie niet onnodig lang opgeslagen mag blijven. Zij moeten dossiers dus verwijderen wanneer ze niet meer nodig zijn. De belangrijkste zaken met betrekking tot leerlingdossiers bewaren op een rijtje:

Leerlingdossier: wat is het en welke gegevens staan hierin?

Het leerlingdossier bevat verschillende leerlinggegevens. Aan de ene kant heb je de leerlingadministratie, zoals de adresgegevens. Aan de andere kant heb je de beleids- en onderwijskundige aspecten. Denk hierbij aan rapporten, uitslagen van toetsen of verslagen van oudergesprekken. Wat je precies mag bewaren in het leerlingdossier, is vastgelegd in een aantal wetten.

Leerlingdossier opvragen en inzien

Daarnaast bestaat er een wet die bepaalt dat scholen ouders moeten informeren over de vorderingen van hun kind. Ouders mogen, met andere woorden, het leerlingdossier opvragen en inzien. Daarom is het van belang voor scholen om ook schriftelijke verslagen toe te voegen aan het leerlingdossier. Zo is controleerbaar of de school de zorg- en informatieplicht heeft nageleefd.

AVG voor scholen

Sinds 25 mei 2018 bestaat de AVG voor scholen, waarbij AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze privacywet geldt niet alleen voor Nederland, maar voor de hele Europese Unie. Door de invoering van de AVG kwam de Wet bescherming persoonsgegevens te vervallen. De invoering van de nieuwe wetgeving heeft ervoor gezorgd dat de privacyrechten voor burgers versterkt en uitgebreider zijn, maar geeft ook meer verantwoordelijkheden aan organisaties. Voor het onderwijspersoneel was het best een klus om de AVG op school correct door te voeren. Inmiddels is de nieuwe wetgeving geland binnen onderwijsinstellingen.

Vanaf het begin bij het inschrijven, tot aan het uitreiken van diploma’s: scholen verwerken een heleboel persoonlijke gegevens van leerlingen. Kinderen zijn kwetsbaar en het internet kent gevaren. Dat blijkt wel uit het stijgend aantal incidenten van cyberaanvallen op scholen. Om de gegevens van leerlingen te beschermen, zijn scholen verplicht hier verantwoord en zorgvuldig mee om te springen. Dit staat allemaal uitgebreid beschreven in de AVG voor scholen.

Bewaartermijn documenten onderwijs

Naast het feit dat scholen niet zomaar foto’s en video’s mogen publiceren van leerlingen, hebben een aantal wetten [1] ook effect op de bewaartermijn van documenten in het onderwijs. Zo bepaalt de AVG dat scholen leerlingendossiers niet langer dan twee jaar mogen bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Uiteraard is er ook een aantal uitzonderingen op deze regel van toepassing. Het lager en voortgezet onderwijs moeten bijvoorbeeld informatie over in- en uitschrijven, verzuim en afwezigheid tot vijf jaar na het uitschrijven van de leerling bewaren. Scholen moeten gegevens over leerlingen, die naar het speciaal onderwijs zijn doorverwezen, drie jaar bewaren. Daarnaast mogen adresgegevens van oud-leerlingen bewaard worden voor reünies, mits hier toestemming van de oud-leerling voor is. Als school moet je er dus op toezien dat je de regels voor de bewaartermijn van documenten in het onderwijs naleeft.

Over het algemeen moeten scholen erop toezien dat ze zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van leerlingen. Daarom zijn er hieromtrent een aantal afspraken vastgelegd. Zo moet een onderwijsinstelling de beveiliging van en de toegang tot de leerlingdossiers goed regelen en hebben ze een verantwoordingsplicht. Dit betekent dat ze moeten kunnen aantonen dat ze de AVG naleven.

Meer weten over leerlingdossiers bewaren?

Wil je meer informatie over hoe je goed kunt omgaan met het bewaren van leerlingdossiers? In samenwerking met Privacy op school ontwikkelden we een informatiepagina over bewaartermijnen.

[1] Wet Primair Onderwijs, Bekostigingsbesluit WPO, Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens,