Aanbesteden

Wil je hardware gaan inkopen en hiermee geld en tijd besparen?

Koop je voor je bestuur en scholen regelmatig hardware in, zoals digiborden, laptops of Chromebooks? Dan kan inkoop via het Dynamisch Aankoop Systeem ( DAS) interessant zijn. In samenwerking met DASmakkelijk biedt APS IT-diensten deze dienst voor het (speciaal) basisonderwijs aan. Hiermee maken we het voor besturen en scholen mogelijk om tegen lage kosten, rechtmatig hardware aan te kopen. Als school of bestuur bespaar je daardoor structureel geld en tijd. En zodra je boven de Europese aanbestedingsgrenzen komt, is de inkoop ook rechtmatig. Deze dienst is ook interessant voor scholen en kleine besturen die niet aanbestedingsplichtig zijn; je profiteert van lage prijzen door de concurrentie die ontstaat.


De voordelen van een DAS op een rijtje:

  • direct besparen op het inkopen van hardware (10% tot 15%) door optimale marktbenutting;
  • vereenvoudigde en snellere wijze van aanbesteden tegen lagere (proces) kosten;
  • rechtmatig: je voldoet aan de Europese aanbestedingswetgeving;
  • overzichtelijk en transparant: alle informatie en correspondentie terug te vinden binnen één systeem.

 

Om gebruik te maken van het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) dien je een aanvraag te doen. Deze aanvraag bestaat uit verschillende stappen die hieronder zijn uitgeschreven. 

Hoe werkt het?

 
Bij interesse, neem je contact op met de ServiceDesk van APS IT-diensten via info@apsitdiensten.nl. Je ontvangt de deelnameverklaring met de voorwaarden. 

Vul de deelnameverklaring in en geef aan waarvoor je wilt aanbesteden. Ga vervolgens akkoord met de voorwaarden. 

APS IT-diensten stuurt een ontvangstbevestiging van de deelnameverklaring met doorverwijzing naar onze partner DASmakkelijk.  

DASmakkelijk maakt, als dat nog niet beschikbaar is, een TenderNed account aan voor je school of bestuur. De activatiecode voor het account wordt per post naar je verstuurd. Stuur deze code per e-mail naar info@das-makkelijk.nl zodat het account geactiveerd kan worden. Als er al een Tenderned account is, dient DASmakkelijk te worden uitgenodigd om namens de organisatie te publiceren via info@das-makkelijk.nl. Daarbij heeft DASmakkelijk de rol nodig van procesleider aanbesteden. 

DASmakkelijk stelt een publicatie in je eigen TenderNed account op. In de publicatie wordt vermeld waar leveranciers de publicatie kunnen vinden. Hiervoor gebruiken ze het platform Negometrix. Binnen dit platform kunnen geïnteresseerde leveranciers zich aanmelden zodat ze in aanmerking komen voor alle uitvragen die binnen het DAS worden uitgezet. Heeft je organisatie nog geen profiel in Negometrix? Dan dien je eerst een organisatieprofiel aan te maken. Vanaf dertig dagen na publicatie kunnen er uitvragen in het DAS uitgezet worden. 

Vul het aanvraagformulier (met o.a. specificaties, eisen, prijsopzet etc) van APS IT-diensten voor de uitvraag in en lever dit aan bij APS IT-diensten via info@das-makkelijk.nl. Vanaf nu pakken de ServiceDesk van APS IT-diensten en DASmakkelijk het traject verder met je op. 

Vanaf dat moment kunnen geïnteresseerde leveranciers zich inschrijven op de uitvraag van DAS. De offertetermijn voor leveranciers bedraagt minimaal 10 dagen. 

Als onderwijsorganisatie kun je een vragenronde inbouwen. De offertetermijn van minimaal tien dagen gaat dan pas in na de publicaties van de laatste antwoorden. Het instellen van een vragenronde wordt aangeraden. 

De onderwijsorganisatie beoordeelt de inschrijvingen integraal. Dat wil zeggen dat de beoordelaars van de onderwijsorganisatie één oordeel vaststellen namens de organisatie. 

De als beste gerangschikte inschrijver krijgt de opdracht gegund. Andere inschrijvers ontvangen van DASmakkelijk op basis van de beoordeling van de onderwijsorganisatie een gemotiveerde afwijzing. 

Leveranciers hebben vijf dagen de kans om in bezwaar te gaan tegen de gunningsbeslissing. Nadat de standstill termijn is verlopen, wordt de overeenkomst direct buiten Negometrix om gesloten. 

Onthoud: door deelname aan een DAS geldt er geen verplichtte afname. Wanneer er behoefte ontstaat die past binnen de product- of dienstcategorie van het DAS, dient die opdracht echter wel te worden ingevuld door middel van het DAS. Het is voor de aanbestedende instelling dus niet meer mogelijk om voor deze categorie via een andere weg producten of diensten te kopen.  

Vragen? 

Heb je interesse of wil je meer informatie, neem dan contact op met onze ServiceDesk. Zij helpen je verder bij het in gang zetten van de aanbesteding. De ServiceDesk is elke werkdag bereikbaar via info@apsitdiensten.nl of 030-2856870. 

Je kunt ook dit uitlegdocument bekijken. Hier lees je stap voor stap hoe het proces verloopt.  

 

Veelgestelde vragen 

Op deze pagina vindt u de veelgestelde vragen en antwoorden over aanbesteden. 

Voor welke categorieën kan een school of bestuur via APS IT-diensten aanbesteden?  
U kunt voor de volgende producten een DAS-uitvraag doen:  

Desktops 

Laptops 

Netwerkcomponenten 

Tablets 

Chromebooks 

Digiborden 

Computertoebehoren 

Refurbished hardware 

 
 

Waarom zou ik als school of bestuur gebruikmaken van DAS via APS IT-diensten? 
Door de samenwerking met SLBdiensten bedienen we het gehele onderwijs, zowel het basis-, speciaal als voorgezet onderwijs. Het is daardoor voor leveranciers erg interessant om zich aan te sluiten bij het dynamische aankoopsysteem. Dit zorgt voor veel concurrentie waardoor scholen en besturen profiteren van lagere prijzen. 

 
 

Kan ik ook refurbished hardware uitvragen via het Dynamisch aankoopsysteem? 
Ja, u kunt ook een opdracht uitzetten voor refurbished producten. Hier zijn echter geen aparte aanvraagformulieren voor. Kies het aanvraagformulier voor het gewenste hardware product en geef daarin aan dat het gaat om refurbished hardware. Bijvoorbeeld: wilt u refurbished laptops bestellen, kies dan voor het invulformulier laptops. 
 

Moet ik voor elk onderwerp een aparte uitvraag indienen?  
In principe moet er voor elk onderwerp een aparte uitvraag worden ingediend. Is er al een bestaande DAS, dan kunt u daarbij aansluiten. 

Wanneer ben je aanbestedingsplichtig? 
Wanneer en hoe een school moet aanbesteden hangt af van de hoogte van het inkoopbedrag. Zo is het drempelbedrag voor leveringen en diensten vastgesteld op € 221.000 excl. btw. Komt u boven dit bedrag, dan bent u verplicht om de levering of dienst Europees aan te besteden. 
 

Is een school of bestuur verplicht om na de aanbestedingsaanvraag de aankopen via deze weg af te nemen?  
Ja, de onderwijsorganisatie is verplicht om aankopen binnen deze categorie via het DAS af te nemen. Er bestaat echter geen minimale afnameplicht. 
 

Hoe lang duurt het voordat de opdrachten uitgezet kunnen worden?  
Na 30 dagen kan DASmakkelijk de opdrachten uitzetten zoals door u gespecificeerd via de verstrekte standaard formats. 
 

Hoe lang hebben leveranciers de tijd om te reageren?  
De offertetermijn bedraagt standaard minimaal 10 dagen. 
 

Kunnen er tijdens de uitvraag nog vragen worden gesteld?  
Het is mogelijk om in een uitvraag een vragenronde in te bouwen. Een vragenronde met de juiste antwoorden zorgt voor betere inschrijvingen. Die vragenronde heeft consequenties voor de offertetermijn die standaard 10 dagen bedraagt. Met een vragenronde gaat de periode van 10 dagen in na de publicatie van het laatste antwoord. Het wordt geadviseerd door DASmakkelijk om een vragenronde in te bouwen omdat dit de kwaliteit van de offertes ten goede komt. 
 

Wordt er controle uitgevoerd bij de aanmeldingen van leveranciers?  
Ja, de leveranciers dienen bij aanmelding de gevraagde bewijsstukken aan te leveren. Na controle van de bewijsmiddelen wordt een leverancier toegelaten of geweigerd. De bewijsmiddelen worden periodiek opnieuw gecontroleerd. Wanneer een leverancier niet meer voldoet aan de gestelde eisen, wordt hij verwijderd uit het DAS. De leverancier kan dan niet meer reageren op uitvragen. 
 

Wanneer kan een school of bestuur een uitvraag doen?  
Het hele jaar door, met uitzondering van 1 augustus tot 1 september. In deze periode worden de bewijsstukken van de leveranciers opnieuw opgevraagd en worden eventuele juridische wijzigingen doorgevoerd in de DAS. 
 

Kan een toegelaten leverancier elke moment uitstappen?  
Ja, dit is mogelijk. 
 

Kunnen leveranciers steeds opnieuw een verzoek tot toelating doen?  
Ja dit is mogelijk. Zij worden echter pas toegelaten als alle gevraagde documenten op het moment van aanmelding voldoen aan de gestelde eisen. 
 

Wat als een leverancier zich niet kan vinden in de gunningsbeslissing?  
Dan heeft een leverancier vijf kalenderdagen om bezwaar aan te tekenen. Dit noemen we de standstill termijn, die ingaat op het moment dat bekend is geworden wie de opdracht heeft gewonnen. Na deze termijn vervalt de mogelijkheid om bezwaar te maken. Na afloop van de standstill wordt de overeenkomst direct buiten Negometrix gesloten.