Opzeggen Microsoft contract

Ik wil mijn Microsoft contract opzeggen
Op 31 december 2017 loopt de huidige Microsoft-overeenkomst af voor het gebruik van programma’s (bijv. Word, PowerPoint) en diensten (bijv. Office 365). U kunt kiezen om door te gaan en uw Microsoft-overeenkomst te vernieuwen, of u besluit om de Microsoft-overeenkomst op te zeggen.

Deze laatste optie (opzeggen) heeft wel wat praktische consequenties, waar u misschien niet bij stil heeft gestaan. Om vervelende situaties te voorkomen, zoals het niet meer (goed) functioneren van computers en software na opzegging, of onbedoeld illegaal gebruik, leggen we uit wat u moet doen om op te zeggen én waar u rekening mee moet houden vanaf 1 januari 2018. 

Note: gebruikt u Chromebooks en Google G-Suite for Education? Zoek even goed uit of u nog gebruik maakt van Microsoft-software. Indien dit niet het geval is, dan kunt u meestal probleemloos de Microsoft-overeenkomst opzeggen. Indien u wel gebruik blijft maken van Microsoft software of software die op Windows draait, bent u in de meeste gevallen veel goedkoper uit als u het Microsoft basispakket via ons blijft afnemen in plaats van dat u de benodigde licenties via andere partijen of in de winkel aanschaft. Wij kunnen u hierover adviseren. 

Praktische consequenties

1. Alle Microsoft-software verkregen en geïnstalleerd onder de Microsoft-overeenkomst(en), dient op 1 januari 2018 verwijderd te zijn of op een andere wijze gelicenseerd. Indien u de software verwijdert raden we u aan goede back-ups van alle databestanden te maken. 
2. Indien u helemaal geen gebruik meer maakt van Microsoft-programma’s en diensten of educatieve software van uitgevers of software van 
andere leveranciers die het Windows besturingssysteem nodig hebben om te kunnen draaien, dan is de Microsoft-overeenkomst goed beëindigd. Dit is bijvoorbeeld het geval als u volledig overgaat op het gebruik van Google Chromebooks en Google G-Suite for Education Ook als u alle apparatuur op Open Source programma’s hebt overgezet, is het goed geregeld. 
3. Als u overstapt naar Google via een netwerkleverancier, maar na 1 januari nog wel Microsoft Office of educatieve software gebruikt waarvoor het Windows besturingssysteem nodig is, is de kans heel groot dat er gebruik wordt gemaakt van streaming oplossing, virtualisatie of images. Dit komt vaak voor bij educatieve (al dan niet methode gebonden) software van uitgevers die niet webbased is maar waarvoor Windows als besturingssysteem nodig is. Daarvoor dient u dan aparte Windows Server CAL’s, MDOP of TS-CAL’s, RDS CAL en VDA per apparaat of gebruiker te kopen. In dat geval is de kans heel groot dat u veel duurder uit bent dan dat u gebruik blijft maken van het Microsoft basispakket via APS IT-diensten. 
4. Voor veel ‘digitale schoolborden’ is de aansturing via een Windows pc of notebook vereist. U dient dan voor ieder van die apparaten aparte (Windows en/of Office licenties) aan te schaffen in de winkel of via uw ICT-beheerder. Ook hier geldt weer dat er een omslagpunt is waarop het Microsoft basispakket de goedkopere en meer praktische oplossing is. 
5. Sommige diensten van externe netwerkbeheerders vereisen een Windows Server oplossing met bijbehorende Windowsrechten op de cliënts (CAL’s). Indien u de Microsoft-overeenkomst stopt, dient u ook deze vorm van diensten te stoppen, of aanvullend commerciële licenties aan te schaffen. 
6. Uw medewerkers en leerlingen/ouders kunnen niet langer gebruikmaken van Microsoft-programma’s die via Schoolspot zijn verkregen. Uw medewerkers en leerlingen/ouders kunnen ook geen nieuwe Microsoft-programma’s of licenties meer kopen via Schoolspot omdat de rechten daarvoor voor uw school binnen Schoolspot worden beëindigd.  
7. Indien u gebruik maakt van Office 365 (E3 of Education Plus) voor uw medewerkers (en/of leerlingen) dan zullen deze rechten binnen de tenant worden beëindigd. U kunt dan niet langer de Office 365 omgeving gebruiken (mail, agenda, OneDrive, SharePoint etc.). Ook kunt u niet langergebruikmaken van Office 365 E3 met Office ProPlus. Dit geldt ook indien de school Office 365 gebruikt onder de tenant van het schoolbestuur. 

Formele aspecten

1. Voor 1 januari 2018 moet u aan ons (schriftelijk of per e-mail) kenbaar hebben gemaakt dat u per 1 januari 2018 geen nieuwe Microsoft-overeenkomst wilt afsluiten. U kunt hiervoor het e-mailadres info@apsitdiensten.nl gebruiken. Wij sturen u een bevestiging van uw opzegging. 
2. Vanaf 1 januari 2018 heeft u dan geen recht meer op gebruik van Microsoftprogramma’s en diensten zoals u die heeft verkregen en geïnstalleerd onder de (voorgaande) overeenkomst(en). Dit geldt voor installaties op alle apparatuur (pc’s, laptops, werkstations, servers met daarop Microsoft programmatuur) binnen de school, bij medewerkers en/of leerlingen thuis en/of bij uw netwerkleverancier (servers).  
3. Er is geen ‘overgangsperiode’ indien de overeenkomst niet wordt verlengd. Per 1 januari 2018 stopt het gebruiksrecht dan ook echt. 
4. Indien u stopt met deelname aan de Microsoft-overeenkomst, dan zijn wij verplicht dit aan Microsoft Nederland door te geven. Microsoft heeft het recht te controleren of u het gebruik van haar programma’s en diensten ook feitelijk heeft stopgezet per 1 januari 2018. 
5. Alle Microsoft-programma’s die geïnstalleerd zijn op apparatuur binnen de school, op servers van de school (die al dan niet in een datacentrum staan), of bij medewerkers en/of leerlingen thuis, waarvan de rechten onder de vorige overeenkomst(en) zijn verkregen, moet u de-installeren of verwijderen. 
6. Voor alle apparatuur die gebaseerd is op het Windows besturingssysteem en die u na 1 januari 2018 blijft gebruiken, dient u zelf te zorgen voor een geldige OEM-licentie. U kunt hiervoor niet terugvallen op het contract dat u via APS IT-diensten met Microsoft heeft afgesloten.

Checklist opzeggen

  Microsoft contract opzeggen voor 1 januari 2018 
  Back-ups maken van al uw (data) bestanden 
  Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel) verwijderen van alle pc’s, laptops en tablets die u heeft. Ook als u dit gebruikt via streaming, imaging of virtualisatie op Chromebooks of Apple-apparatuur 
  Print server de-installeren als die op Microsoft Windows Server draait 
  Pc’s/laptops die digitale schoolborden aansturen de-installeren of losse licenties kopen 
  Ouders informeren dat Office 365 ProPlus die ze via Schoolspot hebben aangeschaft, na 1 januari niet meer functioneert. Ook hen informeren dat ze back-ups moeten maken. Ouders die Office 2016 hebben aangeschaft, kunnen deze licentie niet meer verlengen en moeten elders een nieuwe licentie kopen.