Beheertips

Maandelijkse Microsoft Education updates

Microsoft 365 bevat vele apps die continu in ontwikkeling zijn. Deze ontwikkelingen gaan soms zo hard, dat het haast niet mogelijk is om alles bij te houden.  Via deze blog houd ik je op de hoogte van de meest opvallende updates en nieuwe toepassingen in Microsoft Education.

In mijn blogs selecteer ik de ontwikkelingen die interessant zijn voor het basis- en speciaal onderwijs. Bij elke ontwikkeling vind je relevante linkjes over de toepassing en het gebruik. Handig voor als je er direct mee aan de slag wil!

In mijn blog vind je vooral de ontwikkelingen die zich bevinden in ring 4, wanneer ze al wereldwijd zijn uitgerold en dus direct beschikbaar zijn. Zo kun je de nieuwe toepassingen meteen inzetten bij jou op school.

Let op: Beheerders kunnen handmatig bepaalde ontwikkelingen uitstellen. Hierdoor kan het dus tóch voorkomen dat bepaalde functies in jullie tenant (nog) niet beschikbaar zijn.

Onderwijs-apps verbinden aan Microsoft Teams

Het toevoegen van apps aan Teams is niet geheel nieuw, maar op onderwijsgebied bestonden er nog weinig opties. Deze lijst wordt sinds corona almaar groter. Zo zijn er vele (educatieve) apps beschikbaar welke je direct binnen Teams in kunt zetten. Denk bijvoorbeeld aan Kahoot, Prezi of Wakelet om leuke leeropdrachten en quizzen te maken.

Daarnaast zijn er ook steeds meer leveranciers, zoals Adobe met Spark, en digitale leeromgevingen als Thieme & Meulenhoff of SMART Learning Suite, die de applicaties verbinden aan Teams.

Hieronder vind je een overzicht van apps gericht op het basis onderwijs.

Reageren en beantwoorden binnen Teams

In Outlook kun je simpelweg door een mail te beantwoorden alle informatie over dat onderwerp bij elkaar bewaren. In Teams werkte dat anders, je plaatst een post in een kanaal en vervolgens ontvang je reacties via een nieuwe post. Dit komt omdat de tekstbalk onderaan de suggestie werkt dat je zo gemakkelijk kunt reageren. Hierdoor ontstaat veel onduidelijkheid.

 

Daarom heeft Microsoft nu de balk vervangen door de knop ‘Nieuw gesprek’. Er is sinds deze maand een duidelijker onderscheid tussen het maken van een nieuw bericht in Teams en het reageren op een bestaand bericht. Zo blijft het kanaal overzichtelijk. 

Zie je de nieuwe knop nog niet? Dan kan het zijn dat je  Teams moet bijwerken naar de nieuwste versie.

Ongepaste Teams berichten detecteren en verwijderen

Door de opkomst van corona is Teams massaal ingezet om het onderwijs te continueren. Ondanks dat het een hele handige toepassing is om in contact te blijven, konden er ook ongepaste berichten gedeeld worden. Denk hierbij aan berichten met aanstootgevende of intimiderende taal, maar ook afbeeldingen die niet geschikt zijn.

Een leerkracht kon dit tot nu toe handmatig verwijderen en vervolgens de leerlingen erop aanspreken. Nu is het ook mogelijk dat IT-beheerders hier een beleid voor ontwikkelen. Zo wordt ongepaste inhoud automatisch gedetecteerd waardoor de leerling dit niet kan plaatsen.

Let op: dit werkt niet voor leerlingen die als ‘gast’ deelnemen. 

Om dit in te stellen moet je eerst de ‘Communication Compliance’ rol toewijzen aan jezelf (de admin rol geeft deze optie niet). Het kan even duren voordat de rol is toegewezen. Daarna kun je hier het beleid opstellen.

Office 365: vernieuwde Office.com-startpagina

De lay-out van de Office startpagina is volledig vernieuwd. Je komt hier terecht via de browser of via de Windows 10 app

Zo zijn nu alle apps in een lint aan de linkerzijde te vinden (op dezelfde manier als in Teams). Onderin het lint heb je de optie om alle apps te openen en bovenin kun je via het plusje heel gemakkelijk een nieuw bestand openen. Daarnaast zijn er vele Artificial intelligence (AI) componenten toegevoegd zoals je aanbevolen- en meest recente bestanden. 

Het uitgangspunt van Microsoft is om meer structuur te bieden zodat je sneller aan de slag kunt. Ook is er een grote verbeterslag uitgevoerd met betrekking tot de zoeknauwkeurigheid. Ben je benieuwd? Neem dan een kijkje op het vernieuwde office.com

Workflow voor Office 365 ATP-aanvraagvrijgave
Elke onderwijsinstelling die bij ons licenties afneemt, beschikt ook over Office 365 ATP. Hier kun je als beheerder malafide e-mails markeren als SPAM en in quarantaine laten plaatsen. Tot nu toe had alleen de beheerder toegang tot de quarantaine mailbox om berichten vrij te geven.

Nu is er een optie dat je als ontvanger een alleen-lezen toegang krijgt tot het bericht. Zo mis je niets. Heb je nog vragen over het in quarantaine brengen van berichten? kijk dan eens hier.

Berichtvertaling in Teams

De afgelopen maanden was onderwijs op afstand de orde van de dag. Had jij leerlingen in de klas met ouders voor wie de taal een barrière was?

In Teams zit sinds deze zomervakantie de optie om berichtvertaling toe te passen. Met één klik kunnen mensen die verschillende talen spreken, toch alles meekrijgen door posts in kanalen en chats direct te laten te vertalen. Ook op de iPad. Je kunt dit gebruiken door bij een chat of post op de 3 balletjes te klikken en te kiezen voor ‘vertalen’. Er worden meer dan 40 talen ondersteund, dus grote kans dat deze toepassing je kan helpen!

Leerlingen met een taalachterstand of dyslexie in de klas?

Hoewel de toepassing insluitende lezer op zichzelf niet nieuw is, kun je deze sinds kort ook direct in Teams gebruiken. Met de optie insluitende lezer kun je een tekst voor kinderen met dyslexie, slechtziendheid of een taalachterstand, groter laten weergeven of zelfs laten voorlezen. Je hebt hier ook de optie om de tekst te laten weergeven in lettergrepen of bijvoorbeeld de bijvoeglijke naamwoorden een specifieke kleur te geven. Hoe je dat precies kunt instellen vind je hier

Multitasking binnen Teams

Waar je eerst alleen het chat-venster in Teams kon loskoppelen kun je dat nu ook met verschillende Teams-vergaderingen. Zo zoek je bijvoorbeeld gemakkelijk een document terwijl je in een bespreking zit of open je verschillende chats naast elkaar met de pop-out functie.

Wil je tijdens een overleg een andere collega raadplegen? Dan kun je nu gewoon bellen via Teams terwijl je status in het overleg automatisch in wachtstand gaat. Via de knop ‘hervatten’ bepaal jij in welke meeting je actief wil zijn, zonder dat je deze direct hoeft af te sluiten.

Breng je PowerPoint presentatie naar een hoger level

PowerPoint biedt nu de mogelijkheid om een live presentatie geven. Zo neem je de kijkers bijvoorbeeldmet een QR code, op hun eigen apparaat, in één keer mee naar jouw presentatie. Hiervoor hebben de deelnemers alleen een werkende internetverbinding nodig.

De kijkers kunnen vervolgens terugbladeren naar eerdere slides of de ondertiteling aanzetten. Ideaal voor doven en slechthorenden of om het in realtime te vertalen. Zo is een ouderbijeenkomst voor verschillende nationaliteiten goed te volgen.

Een andere optie is om middels de notities feedback te ontvangen. Je ontvangt de inzichten achteraf zodat je precies weet of er nog verbeterpunten zijn.

Teams en Outlook bundelen

Het is nu heel makkelijk om informatie uit chats (Teams) en e-mails (Outlook) uit te wisselen. Heb je in Outlook een e-mail ontvangen? Deel deze mail dan vanuit Outlook (inclusief bijlagen) eenvoudig naar een specifiek kanaal of een bepaalde chat. Andersom kan dat ook; deel een Teams-chat of een heel kanaal per e-mail.

Ook handig: je kunt nu vanuit Outlook rechtstreeks reageren op gemiste activiteiten uit teams.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl