Bescherm je data

Hoe voorkom je dataverlies binnen Microsoft 365?

Gevoelige data wil je natuurlijk beschermen, denk aan zorgdossiers van je leerlingen of aan andere persoonlijke gegevens. Jeslyn Hardeveld, Microsoft Cloud Specialist bij APS IT-diensten, vertelt op deze pagina wat je als beheerder in Microsoft 365 kunt doen om dataverlies te voorkomen.

Microsoft biedt standaard drie manieren om verlies van data te voorkomen.

  • De eerste is de beschikbaarheid; Microsoft beschikt over vele servers, wat ervoor zorgt dat je er niets van merkt als er een server uitvalt. Je data zal dus altijd - mits je over een werkende internetverbinding beschikt - beschikbaar zijn.
  • De tweede is de standaard back-up; er wordt iedere twaalf uur een back-up gemaakt en binnen veertien dagen kan een totale omgeving in zijn geheel worden hersteld. 
  • De derde is de prullenbak; via een eerste en tweede prullenbak voorkom je dat gegevens permanent verloren gaan. Standaard bewaart de eerste prullenbak data30 dagen en de tweede prullenbak 60 dagen. Zo heb je vaak tot 90 dagen de tijd om gegevens te herstellen. Mailboxen blijven overigens 30 dagen beschikbaar.

Deze opties zijn actief zodra je met de cloudbundel(Microsoft 365) aan de slag gaat. 

Versiebeheer en ransomware

Daarnaast kun je met versiebeheer individuele bestanden terug zetten naar een vorige opgeslagen versie. Zo kun je dus een tijd terug in bestanden die gewijzigd zijn en ben je bovendien juridisch ingedekt. Ook geeft dit ransomware geen kans. Wanneer ransomware het document codeert, behandelt SharePoint dit als documentwijziging en behoudt het de vorige (niet-gecodeerde) versie.

Denk ook na over je retentiebeleid

Met retentiebeleid stel je voor bepaalde type bestanden een bewaartermijn in. Bijvoorbeeld voor de administratie, maar ook voor een mailbox van een oud-werknemer. Zo worden deze gegevens voor een bepaalde periode bewaard. Ook is het mogelijk gegevens na een bepaalde periode te verwijderen.

Het gebruik van Multi Factor Authenticatie (MFA)

Daarnaast kun je kiezen voor Multi Factor Authenticatie(MFA). Wist je dat slechts 11 procent van de beheeraccounts beveiligd is via MFA? En dat terwijl juist déze accounts enorm gewild zijn voor hackers en kwaadwillenden. Met deze accounts kun je namelijk dingen doen waartegen geen enkele back-up of beleid bestand is. Door MFA in te stellen maak je het risico veel kleiner dat andere personen toegang krijgen tot beheeraccounts. Houd deze accounts altijd in eigen beheer en geef niet zomaar extra beheeraccounts uit.

Een back-up als middel om dataverlies te voorkomen

Bij de keuze van een extra back-up oplossing is het goed om de zwakke plekken binnen jouw organisatie te analyseren die tot gegevensverlies kunnen leiden. Op basis hiervan is het goed om na te gaan welke back-up oplossing of toepassing deze zwakke plekken opvullen. Denk ook aan potentiële rampscenario’s, zoals een gebrekkige naleving van de regelgeving of externe aanvallen. 

Tip: Check ook even of de back-up oplossing ook applicaties als Teams en SharePoint meeneemt. En ga na of gebruikte veiligheidslabels op bestanden behouden blijven!

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl