25 tips bij de jaarovergang

Op deze pagina geven we 25 tips om het jaar goed af te sluiten en fris te starten met het nieuwe jaar. We hebben zowel tips voor leerkrachten als beheerders en ICT’ers verzameld. 

 

Tips voor leerkrachten

  1. Maak alvast een kennismakingsfilmpje in Stream voor je nieuwe klas. 
    Hoe leuk is het om in Stream een kennismakingsfilmpje voor je nieuwe klas te maken om hen welkom te heten? Elke school met Microsoft 365, beschikt automatisch over Stream.  Meer over Stream lees je hier.
  2. Hergebruik goede lessen en opdrachten.
  3. Wanneer team(s) van het huidige jaar worden gearchiveerd, kun je in het nieuwe jaar opdrachten uit dit team hergebruiken in je nieuwe team. Je kunt opdrachten ook bewaren door ze in een ander team te plaatsen, bijvoorbeeld een team met bronmaterialen waarin je met collega’s samenwerkt. In sommige gevallen kun je zelf archiveren, soms doet de beheerder dit. 
  4. Hergebruik je huidige Klasteam niet voor volgend jaar. 
    Het klinkt aantrekkelijk, maar het geeft veel problemen om een Klasteam opnieuw te gebruiken. Zo blijven alle berichten uit het afgelopen jaar in dat Klasteam staan. Ook als je de leerlingen uit het team verwijdert en nieuwe leerlingen toevoegt, blijft de gemaakte inhoud bestaan. Ook het hernoemen van een Klasteam geeft problemen. Kortom: start je schooljaar met een nieuw, fris Klasteam!
  5. Wat te doen met je klasteams van dit jaar? 
    Vertel de leerlingen dat zij nog tot het eind van dit schooljaar bij dit team kunnen. Als ze documenten willen bewaren, moeten ze dat het downloaden en op hun eigen pc of persoonlijke omgeving opslaan.
  6. Maak je nieuwe Team als eerste op orde voordat je de leerlingen activeert. 
    Heb jij rechten om binnen jullie organisatie Teams aan te maken? Via de knop activeren (dit werkt alleen als teams geautomatiseerd zijn aangemaakt) kun je de leerlingen later toegang geven tot je team. Je kan dus eerst je team in orde maken en daarna pas de leerlingen toegang geven.
  7. Hergebruik je materialen in OneNote Class notitieblok 
    Je kunt het jaar starten met een nieuw klasteam en daarin een nieuw OneNote Class notitieblok. Maar het is ook mogelijk je Class notitieblok van vorig jaar te hergebruiken. Nadat je een nieuw klasteam hebt aangemaakt, geef je aan dat je een bestaand OneNote Class notitieblok wilt gebruiken. Lees meer in de handleiding.
  8. Bronmaterialen 
    Maak in het nieuwe jaar in SharePoint of Teams een plek voor een vakgebied of lesjaar, waar je je bronmaterialen opslaat. Als je deze documenten wilt inzetten, kun je ze eenvoudig naar de Bestanden of Lesmaterialen van je klas kopiëren. Je hebt zo altijd een origineel beschikbaar, waar ook collega’s gebruik van kunnen maken.
  9. Nodig de ouders van de leerlingen uit voor een online informatieavond via een livestream 
    Wist je dat je in Teams heel gemakkelijk een online informatieavond organiseert? Ook voor externen, zoals ouders. Hoe je dit doet, lees je hier.
  10. Bedenk alvast waar jij je volgend jaar in wilt professionaliseren.   
    Wil je je verdiepen in lesgeven met Teams of ben je benieuwd welke Microsoft toepassingen goed te gebruiken zijn in de klas? Neem een kijkje in ons uitgebreide trainingsaanbod en volg één van onze trainingen.
  11. Houd goede gewoontes vast 
    Waarschijnlijk heb je de afgelopen periode kennisgemaakt met samenwerken en vergaderen in Teams. Houd dit ook volgend jaar vast! Er zitten veel namelijk voordelen aan online  samenwerken met je collega’s via Teams. Meer over Teams lees je hier.
  12. Verdiep je in de Onderwijsgereedschappen van Microsoft 365 
    Wist je dat leerlingen heel gemakkelijk samen een poster kunnen maken door gebruik te maken van Sway of dat leerlingen aan de slag kunnen met het maken van video’s in Flipgrid? Kijk ter inspiratie ons webinar Onderwijsgereedschappen terug.
  13. Taken verdelen in Microsoft Planner 
    Een nieuw cursusjaar brengt nieuwe taken met zich mee. Gebruik geen groot papieren planbord in de personeelskamer, maar voeg aan een team een Microsoft Planner toe. Taken zijn eenvoudig aan collega’s toe te wijzen en bovendien maak je eenvoudig overzichten van openstaande taken. 
  14. Kanaalmeldingen instellen
  15. Werk je in meerdere teams en verschillende kanalen? Dan is het handig om op de hoogte te blijven van alle wijzigingen. Je moet per kanaal een kanaalmelding instellen om te zien dat er berichten geplaatst zijn. Klik hiervoor op de drie bolletjes van een kanaal en vervolgens op Kanaalmeldingen.  
  16. Maak slim gebruik van Teams
  17. Een nieuw cursusjaar is een goed moment om met elkaar te zorgen voor werkdrukvermindering. Ben je vaak tijd kwijt aan het doorspitten van je mailbox op zoek naar een bepaald bericht of document? Stap met al je collega’s over op Teams. Stel vragen in het juiste team en tag de bijbehorende personen om zo altijd overzicht te houden. Door goede afspraken te maken, kun je met Teams tijd besparen in je dagelijkse werkzaamheden.
  18. Gebruik onderwerpen in je Teams-berichten 
    Maak de afspraak met je collega’s om altijd het onderwerp bij een bericht te vermelden. Je merkt snel dat het terugvinden van een bericht in Teams hierdoor veel gemakkelijker gaat. In plaats van de onderwerpregel kun je er ook een aankondiging maken.
  19. Controleer de handtekening in je e-mail 
    Je handtekening is handige informatie voor de ontvanger. Zet er bijvoorbeeld in op welke dagen je aanwezig bent en aan welke groep je lesgeeft. Binnenkort wordt de handtekening die je in de Webmail maakt, ook gesynchroniseerd naar je Outlook. Zo hoef je hem maar één keer te maken.
Dummy

Tips voor beheerders

  1. Apparaten resetten die via Intune worden beheerd  
    Een nieuw schooljaar starten met nieuw geïnstalleerde apparaten is via Intune een fluitje van een cent. Markeer de juiste apparaten en stel in dat ze opnieuw moeten worden geïnstalleerd. Met de juiste instellingen blijven ze wel geregistreerd in Intune, maar zijn oude profielen verwijderd. Bekijk ook het webinar op YouTube.
  2. Updates van Microsoft 
    Zorg ervoor dat je de updates van Microsoft volgt. Je kunt ze per mail binnenkrijgen. Ook in een vakantieperiode worden er dagelijks vernieuwingen aangebracht. Bekijk deze pagina
  3. Denk goed na over de beveiliging van je omgeving
    Microsoft heeft een verantwoordelijkheid als het gaat om het naleven van de AVG, maar als school(bestuur) heb je ook een verantwoordelijkheid voor correct gebruik van de producten en een goede inrichting van je omgeving. Hierover hoor je meer tijdens ons webinar van 16 juni. Bekijk ook de handleiding op deze pagina.
  4. Controleer of je genoeg licenties hebt 
    Wanneer je een uitbreiding van het aantal medewerkers of leerlingen verwacht, is het goed om na te gaan of je nog genoeg licenties hebt. Als dat niet het geval is, kun je extra  medewerkerslicenties licenties bestellen. Heb je extra leerlinglicenties nodig, bestel dan een uitbreiding op de cloudbundel voor leerlingen.
  5. Teams ook op je telefoon gebruiken 
    De start van een nieuw schooljaar is een goed moment om te kijken naar de communicatie met collega’s. Als iedereen de Teams-app op de telefoon installeert, ontdek je dat dit veel handiger werkt dan communiceren via bijvoorbeeld WhatsApp. Microsoft-producten voldoen namelijk aan de AVG.
  6. Nieuwe medewerkers 
    Maak voor nieuwe medewerkers een speciaal onderdeel aan op SharePoint met specifieke informatie voor hen. Denk aan een lijst van alle medewerkers van de school of het bestuur. Zo weten ze waar ze terecht kunnen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
  7. Beveiligd mailen 
    Breng het onderdeel veilig mailen nog eens onder de aandacht bij collega’s. Waar moet je op letten en wat zijn belangrijke rode vlaggen?  
  8. ParnasSys SSO 
    Werk je met ParnasSys en Single Sign On? Wanneer er nieuwe collega’s bijkomen in het nieuwe jaar is het belangrijk dat de gebruikersnaam van de nieuwe collega is opgegeven bij de Azure-koppeling.
  9. Teams policies 
    Maak je als school of schoolbestuur gebruik van Teams policies? Zorg er dan voor dat je de policies ook toepast op de nieuwe collega.

 

 

Dummy