Bellen met Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt een handige cloudoplossing die als vervanging van je lokale telefooncentrale kan dienen. Via Teams kun je zowel bellen naar vaste als mobiele nummers. Ook kun je via Teams gebeld worden. 

Het voordeel van telefoneren via Microsoft Teams is dat je plaats-onafhankelijk en apparaat-onafhankelijk kunt telefoneren. Je kunt hierdoor zelfs tijdens een buitenwandeling met oordopjes met microfoonfunctie via de Teams-app bellen. 

Bellen met Teams

Als beheerder wijs je telefoonnummers aan gebruikers toe. Gebruikers kunnen gesprekken vervolgens doorverbinden of in de wacht zetten. Ook is het mogelijk een Voicemail in te stellen of een wachtmuziekje. Ook handig is het instellen van een simultaneous ring, zodat telefoontjes op meerdere toestellen binnenkomen. Zie hier een lijst met functies die je hebt met Phone System van Microsoft. 

Om te bellen via Teams heb je de volgende licentie nodig: 

Wil je naar buiten kunnen bellen (dus via een telefoonnetwerk) heb je een belbundel nodig. Deze kun je van Microsoft afnemen, maar dat hoeft niet. Deze belbundels schaf je aan bovenop de bovengenoemde Phone system licentie. Je kunt via Microsoft Teams op twee manieren naar buiten toe bellen, namelijk via: 

  • Direct routing: via Direct routing kun je met Teams bellen vanuit vrijwel elke telefoniedienstverlener die een Public Switched Telephone Network (PSTN) biedt. Je behoudt dus het contract met je huidige telecom provider en koppelt deze aan het Teams Phone System. Er wordt als het ware een hybride omgeving gecreëerd waarbij je een SIP-trunk koppelt aan een Session Border Controller (apparaat dat controle heeft over de VoIP signalen en het opzetten, voeren en afbreken van telefoongesprekken). 
  • Belplan: Met het belplan van Microsoft koop je belminuten om naar buiten te bellen. Deze koop je per gebruiker en deze minuten deel je als poule met elkaar. Het belplan is te bestellen in onze webwinkel

Optioneel heb je de mogelijkheid Audio Conferencing af te nemen. Dit wil zeggen dat je bij Teams-vergaderingen kunt inbellen over een vaste telefoonlijn (dus niet via het internet). Dit kan handig zijn als je een slechte verbinding hebt. Audio Conferencing is los te koop, maar ook in de bundel Office 365 A5 -of- Microsoft 365 A5.  

Wil je meer weten over Audio Conferencing met Microsoft, bekijk dan deze pagina. Om te zien hoe dit werkt in Microsoft Teams, bekijk je deze pagina.  

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams? 

In het menu van Teams zie je Oproepen, waar je nu de mogelijkheid hebt om je collega’s en mensen uit je adresboek te bellen. Hiermee bel je eigenlijk online met je e-mailadres.

De Phone System licentie zorgt ervoor dat je telefoniemogelijkheden krijgt zoals een menu met kiestoetsen en extra knoppen.  

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams

Bellen via Teams gaat zoveel mogelijk over het internet. Dus zodra een gebruiker ook over Teams telefonie beschikt, wordt gebruikgemaakt van een federatieve koppeling en zal dit niet van je belminuten afgaan (maar vindt online plaats). Bij intern gebruik is deze koppeling er standaard en bel je dus altijd gratis.

Bij externe gebruikers is een federatie (externe toegang) vereist. Door middel van de External Access instellingen kun je de federatie instellingen beheren. Standaard is dit open, wat betekent dat iedere organisatie die Teams gebruikt, een contact op zijn of haar e-mailadres kan benaderen en andersom. Dit wordt automatisch herkent door Teams doordat de beschikbaarheidsinformatie zichtbaar wordt van diegene waarmee je contact wilt opnemen. Het telefoonnummer wordt enkel als optie getoond wanneer de gebruiker een Phone System licentie heeft toegewezen. 

Microsoft Teams en de ontwikkelingen 

Er worden continu verbeteringen in Teams aangebracht zodat het meebeweegt met de tijd en wensen van gebruikers. En zo zal dat ook gebeuren met de belmogelijkheden. Daardoor kan het zijn dat een beperking die er vandaag de dag is, er morgen wellicht niet meer is. Het is dus goed om als beheerder regelmatig te kijken naar nieuwe ontwikkelingen. 

Daarnaast is er op het gebied van Teams telefonie een groot eco systeem actief waarin er al vele API’s bestaan met oplossingen voor eventuele beperkingen. Veel mogelijkheden die niet in Microsoft Teams Phone System zitten, worden vaak al via een partner aangeboden. Denk hierbij aan geavanceerde Call center oplossingen. Enkele voorbeelden zijn: TheVoiceofOffice365 en Anywhere365.

Je kunt kijken naar de roadmap van Microsoft Teams waar je alle komende ontwikkelingen van Teams kunt terugvinden. Maar ook de nieuwe functies die binnen Teams beschikbaar zijn gekomen. Ook het Teams blog is een goede manier om op de hoogte te blijven van updates.

 

Veelgestelde vragen over algemene functionaliteiten:

  • Hoelang duurt het voordat wijzigingen (zoals het toevoegen van een nieuwe gebruiker) zijn doorgevoerd?  
    Wijzigingen worden niet direct doorgevoerd. Afhankelijk van de wijziging kan dit 10-30 minuten in beslag nemen.
  • Klopt het dat een gesprek niet direct tot stand komt zoals je gewend bent? Bij het aannemen van een gesprek zit er altijd een seconde vertraging op de lijn. 
    Dit was enkel het geval bij belgroepen, dit is inmiddels verbeterd.
  • Kun je dag- en nachtstanden handmatig aanpassen? Mocht je bijvoorbeeld een keer eerder sluiten of langer openblijven? 
    Dag- en nachtstanden stel je in en deze gaan automatisch aan en uit. Je kan deze als gebruiker niet adhoc aanpassen. Dit moet een beheerder via het admin-portaal doen.
  • Is er een back-up mogelijkheid voor je telefonie? Wanneer er bijvoorbeeld een storing is?
    Ja dit is tegenwoordig mogelijk met een Survivable Branch Appliance (SBA) op basis van Direct Routing. De SBA zorgt ervoor dat bij een tijdelijke uitval van de Teams verbinding je telefonie blijft werken. Bedenk ook dat Microsoft met SLA’s (Service Level Agreement; hierin worden de toezeggingen van Microsoft voor uptime en connectiviteit beschreven) werkt.  
    Teams heeft een SLA heeft van 99,9% uptime per maand, wat neerkomt op 43 minuten en 49,7 seconden downtime per maand voordat deze wordt geschonden. En deze is afgelopen jaren zelden geschonden.

Veelgestelde vragen over functionaliteiten op gebruikersniveau:

  • Wanneer ik bezet of uitgelogd ben en ik word gebeld, komt een beller 20 in de wacht. Hij wordt niet direct doorgeschakeld naar het algemene nummer of een collega. Kan ik dit aanpassen?  
    Standaard is dit zo ingesteld, maar dit kun je wijzigen. Er kan een doorschakeling worden ingesteld naar je voicemail of een ander (algemeen) nummer. Dit kan door de gebruiker zelf worden ingesteld bij de instellingen. Ook kan de gebruiker ervoor kiezen de 20 seconden aan te passen naar een kortere tijd.
  • Wanneer je in gesprek bent, gaat een binnenkomend gesprek over op alle andere actieve apparaten. Teams ziet niet dat ik bezet ben. Kan dit aangepast worden? 
    Dit is op beheerdersniveau per gebruiker in te stellen in de Teams policies. De bezettoon (Busy on Busy) wordt door Teams ondersteund. Het is echter als gebruiker wel belangrijk bij je agenda-afspraken de juiste status mee te geven
  • De functionaliteit van een wisselgesprek staat altijd aan. Hoe zet ik deze uit? 
    Dit is op beheerdersniveau per gebruiker in te stellen in de Teams policies. De bezettoon (Busy on Busy) wordt door Teams ondersteund. Bij de status ‘in gesprek’ kan je een in bezettoon gebruiken of doorschakelen naar de voicemail.
  • Kun je (flexibel) bepalen welke nummerweergave moet worden meegezonden bij een uitgaand gesprek? 
    Dit kan enkel door beheerders worden ingesteld voor gebruikers die gebruikmaken van een belplan in Teams. Voor Direct Routing kan dit ingesteld worden in de SBC, echter dit wordt ook mogelijk vanuit de beheerdersportaal in Teams voor Direct Routing.

Veelgestelde vragen over de mobiele telefoon en Teams app:

  • Moeten mobiele gebruikers alle gesprekken via de Teams app op hun telefoon voeren?  
    Ja, zo is de ‘bezet’ status voor collega’s inzichtelijk en voorkom je dat je belt via je (privé) 06nummer. Teams is steeds verder geïntegreerd in iOS en Android, maar de standaard bel-app (voor je 06-nummer) is natuurlijk nog aanwezig op de telefoon. Apple en Android staan Microsoft niet toe om deze te vervangen. Teams is zo geïntegreerd dat je notificaties voor oproepen, gemiste gesprekken terugziet. Teams telefoongesprekken zie je hierdoor tussen je standaard gemiste oproepen staan.
  • Rekent bellen via de Teams app op je mobiele telefoon kosten op basis van je belminuten of data roaming? 
    Het onderling bellen via Teams verloopt via internet. Als je geen gebruikmaakt van een wifi-netwerk, gebruikt het je databundel). Je maakt geen extra belkosten.
  • Kan de Teams-app tijdens een gesprek overschakelen van wifi naar 4G? Wanneer ik bijvoorbeeld tijdens een gesprek van huis wegga?   
    De Teams app herkent dit en zal automatisch de verbinding herstellen. Ook als de gesprekskwaliteit niet optimaal is, zal de Teams app vragen om het gesprek via een mobiel gesprek te herstellen.
  • Is de kwaliteit van een normaal gsm-gesprek niet beter dan een datagesprek via de Teams app? 
    Natuurlijk hangt de kwaliteit van een gesprek af van het internet en je wifi. Zodra je buiten bent, maak je gebruik van 4G. In Nederland is de dekking over het algemeen goed. Daarnaast heeft de Teams app intelligentie ingebouwd. Als er bijvoorbeeld te weinig bandbreedte is, wordt voorrang gegeven aan Audio en zal hij vragen video uit te zetten. Ook vraagt hij bij een slechte verbinding om gebruik te maken van je GSM-netwerk via Audio Conference (wanneer je beschikt over de Audio conferencing licentie).