Beheer in Microsoft Teams

 

Teams is onderdeel van het Microsoft basispakket dat je hebt afgesloten met APS IT-diensten. Om te kunnen werken met Microsoft Teams moet er een tenant aangemaakt en ingericht worden. Daarnaast heb je licenties nodig om lesgeven en samenwerken op afstand voor medewerkers en leerlingen te kunnen realiseren.

Om te zorgen dat alle medewerkers van een school of scholen van hetzelfde bestuur veilig en effectief kunnen werken met Teams is het belangrijk dat de basis goed op orde is. Kom hier te weten hoe je als beheerder het proces kan opstarten, waar je op moet letten bij de inrichting van Teams en hoe je grip kan houden.

                     

Bekijk onze veelgestelde vragen voor beheerders

Bij de implementatie en het gebruik van Teams komen vaak verschillende vragen naar boven. De meest gestelde vragen hierover, lees je terug in onze veelgestelde vragen.

Licenties voor leerlingen

 Om met leerlingen te kunnen samenwerken in Teams hebben alle medewerkers en leerlingen een licentie nodig. In de cloudbundel voor medewerkers en leerlingen, die je via onze webshop kan bestellen, zitten de desbetreffende licenties. Als je beschikt over het Microsoft-basispakket kun je voor hetzelfde aantal gebruikers de basis cloudbundel aanvragen. Mocht blijken dat je meer cloudbundels nodig hebt dan opgegeven in de jaaropgave, dan kun je kiezen voor de Microsoft-cloudbundel Uitbreiding (voor leerlingen of medewerkers).

 

Teams aanzetten en inrichten

Als beheerder van de Microsoft 365 omgeving moet je een aantal stappen zetten om de omgeving zo ingericht te krijgen dat er ook met medewerkers onderling en leerlingen samengewerkt kan worden. Je kunt accounts voor medewerkers en eventueel leerlingen in Teams aanmaken. Het is ook mogelijk om in een team samen te werken met gastaccounts. Dit kunnen bijvoorbeeld accounts van ouders of leerlingen zijn, via hun e-mailadres. Bekijk hier hoe je gastaccounts kunt inrichten in Teams.

 

                                                              Tips voor beheerders

Vooral nu is het van groot belang dat iedereen online goed op blijft letten. Er zijn namelijk meldingen van phishing e-mails verzonden waarin het bijvoorbeeld lijkt alsof je wordt uitgenodigd voor een online vergadering. Open deze uitnodigingen niet.Een uitnodiging voor dit soort vergaderingen komt altijd vanuit je Outlook Agenda én in Teams.

Herken je de afzender niet, wis het bericht dan direct! Daarnaast is het belangrijk om de AVG-regels in acht te blijven nemen. Maak dus ook niet zomaar accounts aan voor leerlingen en medewerkers bij onbekende partijen.

 

 

Hoe kan ik mijn omgeving beschermen tegen onveilige mails?

Een ransomware aanval is nooit met 100% zekerheid te voorkomen. Maar je kunt wel alles doen wat er in je macht ligt. Maak bijvoorbeeld gebruik van Advanced Threat Protection (ook wel ATP). ATP zit in onze cloudbundel en het scant mails die binnenkomen inclusief bijbehorende bijlagen. Dit werkt op basis van beleidsregels die een beheerder vooraf zelf instelt. We hebben hier een handleiding over geschreven

Wil je dit liever onder begeleiding inrichten voor je eigen omgeving? Kijk dan naar onze training vertrouwelijk data delen. Naast ATP ga je dan ook aan de slag met Self Service Password Reset en Azure Information Protection (AIP).

 

Maak regelmatig back-ups

                                                                                                  

Thuiswerken brengt cyberrisico’s met zich mee. Zo wordt er thuis vaak met andere programma’s gewerkt en ook zijn thuisnetwerken vaak minder veilig dan het schoolnetwerk.

Het is daarom aan te raden om back-ups te maken van jullie gegevens. Mocht het zo zijn dat je school of schoolbestuur dan wordt getroffen door bijvoorbeeld een ransomware-aanval, dan ben je niet meteen alles kwijt. 

Veilig mailen en bestanden delen en versleutelen

                                         

Door data zoals e-mails en andere documenten te versleutelen, zorg je ervoor dat enkel bevoegden gegevens kunnen inzien. Dit is een gebruiksvriendelijke manier om persoonsgegevens van medewerkers en leerlingen te beveiligen. Zeker in deze tijd, waar veel thuisgewerkt wordt, kan versleuteling een extra beveiligingslaag bieden. 

dSecure is een oplossing die goed samenwerkt met Office 365 voor het versleutelen van bestanden, e-mails en e-mailbijlagen. Ook kunnen gebruikers beleidsregels meegeven, bijvoorbeeld dat een mail met bijlage niet mag worden doorgestuurd.

Dummy

Vragen of meer ondersteuning nodig?

Heb je vragen over de inrichting of loop je tegen problemen aan bij het beheer? Neem dan contact op met Maurits Knoppert. Hij is op werkdagen beschikbaar tussen 9:00 tot 17:00 uur via de chatfunctie in Teams. Log voor het sturen van een chatbericht in op je eigen Teams-omgeving.

Mocht je de app niet geïnstalleerd hebben, dan kan het ook via de web-based Teams versie. Start vervolgens een nieuwe chat en voeg mknoppert@apsitdiensten.nl toe.