Bestandopslag in Microsoft Teams: waar is het opgeslagen?

Steeds meer scholen werken tegenwoordig met Microsoft Teams om veilig samen te werken en bijvoorbeeld bestanden te delen met collega’s of leerlingen. Naarmate het aantal teams groeit, komt er steeds vaker de vraag waar deze bestanden zich eigenlijk bevinden. Wist je dat alle documenten binnen teams 'onder water' eigenlijk gewoon op SharePoint staan?  

Om te begrijpen hoe de opslag van documenten binnen je Microsoft account werkt, is het goed dat we een onderscheid maken tussen SharePoint, OneDrive voor bedrijven, Teams en Outlook groepen. Onder water zijn deze namelijk nauw met elkaar verbonden.

Dit schema laat zien wat je ‘onder water’ aanmaakt, zodra je een van de eerder genoemde groepen inricht.


 

SharePoint

SharePoint-sites kun je zien als dé opslagplaats in de cloud voor alle documenten binnen de school of het bestuur. Zodra je groepen of Teams aanmaakt, wordt er automatisch een SharePoint-omgeving ingericht. SharePoint kun je breed inzetten, zo is er bijvoorbeeld ook de optie om een (team)site aan te maken die je kan vormgeven tot een intranet.

OneDrive (voor bedrijven)

OneDrive voor bedrijven is je persoonlijke cloudopslag. Je kunt het vergelijken met bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. Het geeft je een plek in de cloud waar je al je werkbestanden kunt opslaan, delen en synchroniseren.

Microsoft Teams

Je kunt Microsoft Teams zien als een alternatief voor Outlook. In plaats van e-mails te versturen, chat je met collega’s.

Alle documenten die je binnen Microsoft Teams uploadt of bewerkt, worden opgeslagen in de SharePoint-(documenten)bibliotheek van dit team. Je kunt deze dan ook gemakkelijk openen in SharePoint. Hier zie je dat de kanalen die je hebt aangemaakt, als mapjes zijn ingedeeld.

Anders is het als je een teams chat (een een-op-een chat of groepschat) met iemand start en via deze chat bestanden deelt. Chats zijn namelijk altijd persoonlijk en om die reden vind je deze bestanden weer terug in je (persoonlijke) Onedrive.

Kort samengevat:

  • Bestandsopslag binnen Teams: Sharepoint (document)bibliotheek
  • Bestandsopslag binnen Teams chats: OneDrive

Microsoft 365 (outlook) groepen

Binnen Microsoft 365 groepen communiceer je via e-mail. Sinds de komst van Teams zie je dat er steeds minder gebruik wordt gemaakt van groepen, maar dat de groepen die nu ontstaan, vanuit Teams komen. Bestandsopslag binnen Microsoft groepen vind je terug in je SharePoint-(document)bibliotheek

Weet je het even niet meer? Hieronder staan alle opslaglocaties op een rijtje.

 

Waar staat het bestand?

Waar vind ik het terug?

Teams

Sharepoint

Teamskanaal

Sharepoint (in de map van dat kanaal)

Teams Chat

Onedrive (in de map Chatbestanden)

Outlook (bijlage)

Outlook

Sharepoint

Sharepoint