Home

Veelgestelde vragen Microsoft

Hieronder vind je de veelgestelde vragen over het nieuwe vijfjarige Microsoft contract.

Het nieuwe Microsoft pakket bestellen

Deze ontvang je begin 2022. 
Dit kan tegelijk met het bestellen van het nieuwe Microsoft-basispakket. 
Als je licenties voor alle medewerkers afneemt, mag je in sommige gevallen gebruikmaken van Student Use Benefits. Hiervoor betaal je niets extra. 
Dit zijn licenties die je kosteloos mag bestellen voor al je leerlingen wanneer je dezelfde licenties voor al je medewerkers hebt afgenomen. Je kunt dit zien als een voordeelregeling voor je leerlingen, omdat je medewerkers al gelicentieerd zijn.
 
Goed om te weten: dit geldt niet op ieder willekeurig product. Ook krijg je in sommige gevallen minder functionaliteiten voor leerlingen vergeleken met de medewerkersvariant. Wij zullen dit dan duidelijk vermelden. Voor een uitgebreid overzicht van Student Use Benefits per product, deze pagina.
 
Nee, het basispakket neem je af voor je gehele instelling. 
De mogelijkheid bestaat om een hoger aantal gebruikerslicenties op te geven dan het aantal medewerkers dat je bij de jaarregistratie opgeeft. Het aantal medewerkers vormt wel het minimum voor je opgave; het aantal gebruikerslicenties kan dus niet lager uitkomen dan het aantal medewerkers van de jaarregistratie. 
Nee, sinds dit contract kijken we naar het aantal opgegeven Microsoft gebruikslicenties bij je jaarregistratie. Let op! Het aantal Microsoft gebruikerslicenties mag niet lager zijn dan het aantal medewerkers dat je op moet geven bij het afsluiten van het basispakket. 
In je portfolio in je APS IT-diensten account kun je zien wat je bij ons afneemt. Wat je gebruikt en wat je nog nodig hebt, kun je het beste afstemmen met je netwerkbeheerpartij. 
Je kunt als je een bestuursverklaring bij ons hebt geregeld, als bestuur voor al je scholen het basispakket bestellen. Helaas kan dit nog niet met één klik. Je zal nog wel voor iedere school apart een bestelling voor het basispakket moeten doen. 
Zitten deze leerkrachten in dezelfde tenant en werken zij allemaal vanuit één account? Dan hoef je elke medewerker maar één keer op te geven bij een jaaropgave van één van de scholen waar zij werkzaam zijn. Het advies is om deze medewerkers alleen op te geven bij de jaaropgave van de school waar zij het meest werken (en bij de jaaropgave van de andere school/scholen hoeft je hen dan dus niet op te geven).

 

Hebben zij in deze tenant meerdere losse accounts? Dan heeft ieder account een eigen licentie nodig. Deze moet je dus allemaal opgeven, voor iedere school. Let op: we raden aan om de leerkrachten één account te geven. Meerdere accounts hebben is niet heel handig, omdat zij dan telkens moeten in- en uitloggen.

Hebben zij meerdere losse accounts in verschillende tenants? Ook dan heeft elk account een eigen licentie nodig. Je geeft de leerkrachten dan op bij de jaaropgave van iedere school. 

 

De looptijd en opzeggen

De meeste scholen hebben de afgelopen jaren een fundamentele keuze gemaakt voor de Microsoft cloud. Een vijfjarige overeenkomst biedt langdurige financiële zekerheid en solide basis om verder door te groeien met je ICT-omgeving.
Nee, dat is helaas niet mogelijk. We onderhandelen over goede collectieve prijzen en voorwaarden, maar dit is enkel mogelijk bij een langere looptijd van de overeenkomst.
Ja, licenties voor additionele producten zijn jaarlijks opzegbaar. Let op: wanneer je niet tijdig opzegt worden ze automatisch verlengd.
De afgelopen tien jaar zijn de prijzen nauwelijks gestegen. We zien dat het pakket daarentegen flink is uitgebreid met onder andere Microsoft 365 Cloud en allerlei andere programma’s. Ook zijn de security eisen vanwege de AVG veel strenger geworden. Dit is allemaal gedekt in het pakket. Kortom; tegenover een prijsstijging zien we een pakket dat flink in waarde is toegenomen en veel intensiever gebruikt wordt.

 

De inhoud van het Microsoftpakket

De inhoud van het nieuwe Microsoft-basispakket is hetzelfde gebleven. Zo kun je alle programma’s blijven gebruiken zoals je organisatie gewend is. Gedurende de looptijd van het contract wordt de software doorontwikkeld en komen er naar verwachting nieuwe functionaliteiten beschikbaar. Daarmee blijft de inhoud van het basispakket op een dynamische wijze aansluiten bij de behoefte van scholen.
Nee, dit kan niet. Juist door bundeling van producten kon de lage pakketprijs gerealiseerd worden. Bij afzonderlijke afname van losse producten wordt minder korting gegeven, met hogere prijzen als gevolg.
Microsoft en haar producten voldoen aan de AVG-wetgeving. Wij controleren continu of dat ook zo blijft. Hier heb je dus geen omkijken naar Samen met onze partners SURF, SLBdiensten en het Ministerie van Justitie & Veiligheid verzorgen wij audits om te controleren of Microsoft zich aan de afspraken houdt. Maar het voldoen aan de AVG blijft een gedeelde verantwoordelijkheid: als school ben je zelf verantwoordelijk voor het veilige en juiste gebruik van de oplossingen van Microsoft producten. Microsoft biedt ook hulpmiddelen om dat te kunnen doen. Heb je toch nog hulp nodig? Neem dan contact met ons op.

 

De aanbesteding

Het Microsoft contract wordt aanbesteed. Zoals je weet werken we samen met SURF en SLBdiensten. SURF besteedt dit contract aan. Wij kunnen ervoor zorgen dat jouw naam in de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen zodat je aan het einde van de aanbesteding aan je accountant kunt laten zien dat je het rechtmatig hebt ingekocht. Het kost niks, het enige wat je als schoolbestuur moet doen is ons machtigen om op de lijst te komen. Hier vind je meer informatie.
Wij besteden zelf niet aan. De aanbesteding wordt door SURF uitgevoerd aangezien zij volgens de wet een aanbestedende dienst is. Wij zorgen, als partner, ervoor dat je hierin wordt meegenomen indien je dit wenst. Ook ondersteunen wij SURF bij het op de juiste manier uitvoeren van deze aanbesteding. Uiteindelijk ontvang je van ons een bestand met alle aanbestedingsdocumenten die je kunt overhandigen aan de accountant. In die documenten komt een lange lijst met schoolbesturen die hebben deelgenomen aan de aanbesteding.
De partij die ons helpt de Microsoft licenties uit te leveren.
Nee, het is niet verplicht. De keuze en verantwoordelijkheid ligt bij het schoolbestuur. Voor scholen met een formeel inkoopbeleid is het echter wel zinvol om mee te doen, omdat wij ervoor zorgen dat het inkoopdossier met de aanbesteding rechtmatig zal zijn.
Dat kost niets extra, dit is meegenomen in de servicekosten.
Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is ons machtigen om jouw instelling mee te nemen in deze aanbesteding. Deze mogelijkheid vind je op onze website tijdens het bestelproces van het nieuwe Microsoft basispakket.
Het schoolbestuur heeft het bevoegd gezag om toestemming te geven deel te nemen aan deze aanbesteding.