Deelnameverklaring aanbesteding

Als je in het najaar van 2021 ‘intekent’ op de nieuwe Microsoft overeenkomst bieden we je de mogelijkheid om je inkoopdossier rechtmatig te maken. Hieronder leggen we uit hoe dat werkt.

Borging financiële rechtmatigheid afname Microsoft licenties periode 2023 t/m 2026

Toelichting deelnameverklaring aanbesteding

Als je in het najaar van 2021 ‘intekent’ op de nieuwe Microsoft overeenkomst bieden we je de mogelijkheid om je inkoopdossier rechtmatig te maken. Hieronder leggen we uit hoe dat werkt.

Onze partner SURF gaat periodiek een overeenkomst met Microsoft aan ten behoeve van het gehele onderwijsveld in Nederland. Op basis van deze overeenkomst verstrekt Microsoft gebruiksrechten op een gedefinieerd ‘kernassortiment’ aan de instellingen. In deze overeenkomst wordt APS-IT diensten (APS) door SURF en Microsoft aangewezen als partner voor de instellingen voor basis- en speciaal onderwijs.

SURF heeft de rechtmatige levering van deze licenties ondergebracht bij een ‘software reseller’. Momenteel is dit SoftwareOne. De overeenkomst met deze partij loopt af per 31 december 2022.

De instellingen voor basis- en speciaal onderwijs (hierna: instellingen) ontvangen op basis van de overeenkomst van APS jaarlijks een factuur voor de gebruiksrechten.

Instellingen die een overeenkomst met APS aangaan met betrekking tot de aankoop van (onder meer) Microsoft producten plaatsen een overheidsopdracht in de zin van artikel 1 van de aanbestedingswet. Dat betekent dat zij in beginsel verplicht zijn om, voorafgaand aan het plaatsen van een dergelijke opdracht, een Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen zodra de waarde van de opdracht de EG-drempel overschrijdt (nu € 214.000 over de gehele looptijd).

Instellingen hebben over het algemeen ook vaak een eigen inkoopbeleid. De in dit beleid opgenomen bedragen zijn vaak een afgeleide van hetgeen benoemd is in een van de bijlagen van de aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit.

Uitgaven die niet conform zijn hetgeen bepaald is in de aanbestedingswet of eigen beleid kunnen aangemerkt worden als financiële onrechtmatigheid. De gevolgen van deze financiële onrechtmatigheid zijn o.a. verwoord in het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2020.

Om vanaf 1 januari 2023 (= ingangsdatum nieuwe overeenkomst software reseller) voor jullie afname bij APS-IT diensten van de Microsoft licenties de rechtmatigheid te borgen bieden wij de mogelijkheid om, als instelling, mee te lopen in de komende door SURF georganiseerde aanbestedingsprocedure.

Om mee te lopen in deze aanbesteding dien je (namens je bestuur) akkoord te geven op de deelnameverklaring tijdens het bestelproces voor het Microsoft basispakket. Dat doe je door het desbetreffende vinkje aan het einde van de bestelprocedure aan te vinken. Deze akkoordverklaring kan gegeven worden door de in 8.2 van onze algemene voorwaarden benoemde contactpersoon.

In de deelnameverklaring vragen wij je je bereid te verklaren dat SURF voor je bestuur als ‘aankoopcentrale’ en aanbestedende dienst optreedt in deze aanbesteding, waarbij APS uitdrukkelijk als partner wordt benoemd.

Let op: indien je niet deelneemt in de betreffende aanbesteding is er achteraf niet meer de mogelijkheid om alsnog deze rechtmatigheid te borgen.

Na afloop van de aanbestedingsprocedure ontvang je van ons het inkoopdossier. Dit dossier bevat de informatie ter onderbouwing van je rechtmatige inkoop van Microsoft producten via APS IT-diensten.

Deelnameverklaring procedure Europese aanbesteding Microsoft Licenties

Overwegende dat:

• een procedure voor een Europese aanbesteding voor het rechtmatig ter beschikking stellen door een marktpartij van Microsoft licenties wordt opgestart door SURF, in samenwerking met SLBdiensten en APS lT-diensten;
• de aanbesteding als doel heeft een raamovereenkomst te gunnen aan één marktpartij;
• Schoolbesturen zich kunnen aansluiten bij deze aanbesteding;
• SURF, SLBdiensten en APS lT-diensten de aanbestedingsstukken opstellen;
• een formele bekrachtiging van de deelname aan de aanbesteding voor Microsoft licenties vanuit het College van Bestuur of een gemandateerde medewerker van het deelnemende schoolbestuur wordt gevraagd door APS lT-diensten;
• een formele bekrachtiging van het deelnemende schoolbestuur wordt gevraagd door APS lT-diensten en dat het deelnemende schoolbestuur zich in beginsel conformeert aan de uitkomst van de aanbesteding, waarbij de bepalingen van de met je schoolbestuur overeengekomen 'Overeenkomst in relatie tot aankoop en gebruik van Microsoft producten 2022-2026’ onverkort van toepassing zijn;
• SURF B.V. als aanbestedende dienst optreedt namens het deelnemende schoolbestuur voor genoemde Europese aanbesteding en als zodanig de Europese aanbesteding begeleidt, in samenwerking met SLBdiensten en APS lT-diensten;
• SURF B.V. als aanbestedende dienst, in samenwerking met SLBdiensten en APS lT-diensten, het contractmanagement op het niveau van de raamovereenkomst verzorgt en waarbij aan APS lT-diensten in de aanbesteding een coördinerende rol wordt toegekend in de relatie marktpartij - deelnemend schoolbestuur - SURF.

Met inachtneming van het bovenstaande gaat je schoolbestuur akkoord met de hiernavolgende punten met betrekking tot de Europese aanbesteding Microsoft licenties:

• je schoolbestuur bevestigt dat zij ter zake van haar behoefte voor Microsoft licenties haar plicht tot Europees aanbesteden verlegt naar SURF in haar rol van aankoopcentrale in de zin van de aanbestedingswet, in samenwerking met SLBdiensten en APS lT-diensten. SURF besteedt de onderhavige opdracht namens het deelnemende Schoolbestuur aan;
• je schoolbestuur bevestigt dat de aanbestedingsdocumenten voor deze Europese aanbesteding door SURF, in samenwerking met SLB diensten en APS lT-diensten worden vastgesteld en SURF namens en ten behoeve van het deelnemende schoolbestuur en onder haar vallende scholen mag publiceren. De aanbesteding zal conform de vigerende wet- en regelgeving worden uitgevoerd;
• deze machtiging wordt slechts afgegeven ten behoeve van bovengenoemde Europese aanbesteding en is derhalve eenmalig.

Schoolbestuur aanvaardt dat het digitaal afsluiten van deze deelnameverklaring dezelfde rechtsgevolgen kent als een schriftelijke handtekening.