Nieuws

“Zorgvuldigheid gaat boven snelheid” Alles over het nieuwe Microsoft-contract

Per 1 januari 2022 gaat het onderwijs over op het nieuwe Microsoft-contract. Daarvoor heeft een consortium van drie partijen, bestaande uit SURF, SLBdiensten en APS IT-diensten, ruim een jaar lang onderhandelingen met Microsoft gevoerd. Het doel: zorgen dat alle onderwijsmedewerkers, leerlingen en studenten toegang hebben tot de beste Microsoft-software tegen de beste voorwaarden. Menno Smidts en Jan Bakker, beiden directeur van APS IT-diensten, leggen uit hoe dat onderhandelen in zijn werk gaat.

Wat vinden jullie zelf van de nieuwe overeenkomst?

We zijn erg blij met de nieuwe overeenkomst. Waarom? We hebben de laatste twee jaar een enorme versnelling en professionalisering van het gebruik van ICT in het basis- en speciaal onderwijs gezien. En deze ontwikkeling zet door. Het stopt niet nu de kinderen weer op school zijn. De eisen van scholen aan de beveiliging van hun (cloud) infrastructuur nemen snel toe. Daarnaast zien we ook een sterk groeiende interesse in de ‘moderne werkplek’ voor leerkrachten en oplossingen voor data-analyse.We zitten in een markt waar prijzen stijgen. Hierdoor hebben we de prijzen voor de meer geavanceerde A5-licenties van Microsoft iets weten te verlagen. En bieden we scholen gemakkelijker de mogelijkheid om een volgende stap in de ontwikkeling van hun ICT-omgeving te zetten. Maar niet iedereen hoeft direct van deze mogelijkheden gebruik te maken omdat de basis van het vorige contract behouden is in het nieuwe contract. Scholen blijven dus aan het stuur om hun eigen tempo in digitalisering te bepalen.

Waarom eigenlijk een vijfjarig contract? Zit je daar dan niet heel lang aan vast?

Inderdaad, vijf jaar voelt best lang. Maar wij denken dat de voordelen groter zijn dan de nadelen. Als je eenvoudig van leverancier wilt kunnen wisselen, is zo’n langdurig contract inderdaad een nadeel. Maar de realiteit is dat veruit de meeste scholen de afgelopen jaren een structurele keuze voor het gebruik van de Microsoft cloud voor hun medewerkers hebben gemaakt. Dat is een keuze die je niet snel terugdraait. Dan biedt een vijfjarig contract je langdurige financiële zekerheid, doordat de kostenontwikkeling door de jaren heen voorspelbaar is.

Maar is er dan nog voldoende flexibiliteit?

Een langdurige overeenkomst betekent niet dat je vastgeroest zit aan de gekozen software. Gedurende de looptijd wordt de software steeds doorontwikkeld en komen er nieuwe functionaliteiten beschikbaar. Een vrij recent voorbeeld hiervan is Teams. Dat is enkele jaren geleden tussentijds toegevoegd aan Office 365. Scholen konden hier na de lockdown door COVID direct vanuit huis mee aan de slag. Het opschalen van het gebruik hiervan paste bovendien binnen de met Microsoft gemaakte afspraken.

Los van deze onderhandelingen, zijn we voortdurend met Microsoft in gesprek over technologische aanpassingen en vernieuwing van het productaanbod. Gedurende de looptijd van het contract wordt nieuwe technologie op gepaste wijze ingevoegd. Daarbij kijken we vooral ook naar de ontwikkeling in behoefte bij de scholen.

Wat is de toegevoegde waarde van APS ITdiensten bij het afsluiten van het nieuwe Microsoft-contract en het gebruik van de software?

Een hele praktische is dat we door de samenwerking binnen het consortium de beste voorwaarden kunnen bieden: een compleet pakket, een extra streng privacy regime, inkoopdossiers op orde en ook een scherpe prijs. Vroeger boden we vooral een hele scherpe prijs. Maar inmiddels richten we ons meer op de randvoorwaarden rond het contract die ook waarde hebben voor de scholen. We zorgen er bijvoorbeeld voor dat de AVG goed geregeld. Al in 2015 gingen we hierover met Microsoft in gesprek. Het gevolg is dat Microsoft voldoet aan de AVG-richtlijnen. Wij controleren ook of Microsoft zich daaraan houdt. Daardoor hoeven scholen zich niet druk te maken of de technologie die ze gebruiken veilig is.

Ook ontlasten we scholen aan de administratieve kant. Daar zit best veel werk in, dat niet heel erg zichtbaar is. Heel belangrijk is dat de inkoop van de licenties Europees is aanbesteed. Iedereen die meedoet aan dit contract heeft dus automatisch een rechtmatig inkoopdossier. Niet alle scholen zijn Europees aanbestedingsplichtig maar bijna iedereen heeft wel een formeel inkoopbeleid. Ook voor die scholen is het goed geregeld.

Verder geeft APS IT-diensten gratis voorlichting en kun je via ons trainingen volgen. Scholen blijven de regie houden over hun technologische keuzes: wij verkopen eigenlijk het abonnement dat toegang geeft tot de Microsoft-software, waarmee je kunt doen en laten wat je zelf wilt. Daarmee bepaal je bijvoorbeeld ook zelf wanneer je naar de cloud gaat. De afgelopen vijf jaar zijn scholen massaal overgestapt van on-premise oplossingen naar de cloud. Dat kon ook zonder licentiegedoe, mede door deze overeenkomst. Nog een voordeel is dat ook de aanschaf van software door leerkrachten en leerlingen op deze manier geregeld is. Doordat de school meedoet aan het contract, kunnen zij Microsoft Office gratis downloaden van schoolspot.nl. In één woord gezegd, bieden we scholen ‘licentierust’.

Waarom onderhandelen jullie met drie partijen?

Heel simpel: we vertegenwoordigen samen het gehele onderwijs en kunnen vanuit die schaal de best mogelijke voorwaarden uitonderhandelen. SURF vertegenwoordigt het hoger onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. SLBdiensten levert licenties aan het voortgezet onderwijs. En APS IT-diensten bedient het basis- en speciaal onderwijs. Samen gaat het dan om een doelgroep van zo’n 4,5 miljoen mensen.

Waarom duurden deze onderhandelingen ruim een jaar?

Het doel was de best mogelijke voorwaarden creëren voor de scholen. Zorgvuldigheid is daarbij belangrijker dan snelheid. We gaan alleen maar voor een afspraak die de belangen van het onderwijs in hoge mate dient. Een vraag die we vaak krijgen is ‘zo complex kan het toch niet zijn? Met een keer lunchen kom je er toch wel uit?’ Maar zo eenvoudig is het niet. We weten dat bij dit soort onderhandelingen zaken pas ‘vloeibaar’ worden als de druk op de ketel zit. Op 1 januari moeten de licenties weer besteld zijn. Scholen die eerder willen weten waar ze aan toe zijn, hebben we in de afgelopen maanden geprobeerd te helpen om - waar mogelijk - zaken helder te krijgen.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl