Nieuws

Thema: Werken in de cloud

Voor, na of tijdens de lockdown overstappen van lokale servers naar de cloud: de vijf deelnemers aan het rondetafelgesprek maakten het allemaal mee. Ze kijken tijdens deze bijeenkomst ook een stap verder: kan werken in de cloud bijvoorbeeld ook bijdragen aan het terugdringen van het lerarentekort? Daarover sprak deze BIC 5 in de vroege ochtend, voorafgaand aan de BIC-dag.

Een week voor de eerste lockdown kreeg Jeroen Karstens van RVKO groen licht om eindelijk de overstap te maken van werken op servers naar werken in de cloud. Sinds Kerstmis 2019 had hij al negen pilotscholen gemigreerd; nu de rest nog. Dat leek te doen, totdat een week later alle scholen dichtgingen en hij naast werken in de cloud ook ‘onderwijs op afstand’ moest realiseren. Jeroen: “Tussen de zomer en de kerstvakantie 2020 moesten er 53 scholen om, in een haast moordend tempo van vier per week. Via een externe partner huurden we ‘handjes’ in. Gemiddeld duurt zo’n migratie twee dagen. Dat betekent ’s ochtends de server uitschakelen, de harde schijven eruit halen en data overzetten bij het bestuursbureau, omdat daar glasvezel ligt. Op de tweede dag zat de betreffende school om 12.00 uur in de cloud en waren alle computers in RVKO-beheer, de switches gewisseld en de hardware geüpload.” Tegelijkertijd stapte ook nog eens een groot aantal scholen over naar de digitale leeromgeving Aerobe.

Ottilio Christiaan herkent de werkwijze, maar kon de overstap richting de cloud ruimschoots pre-corona maken met behulp van een lokale ICT-beheerpartij. Ook hier was het proces helder: de school inlopen, servers uitzetten, schijven eruit halen, naar de derdelijnspartij brengen en de data uploaden naar SharePoint. Met een paar pilotscholen bedacht hij een nieuwe mappenstructuur voor de data. De overige documenten gingen naar het archief. “Iedereen boven de vijftien jaar werkt bij ons in de Microsoft-omgeving. Scholen hebben voor de leerlingen de keus uit Microsoft of Google.”

Bij Digidact, de werkgever van Kim, was de boodschap aan de scholen: ‘We gaan naar de cloud, dus nu heb je de kans om je data op te ruimen. Zet alleen de data over die nog relevant is.’ “De scholen hebben zelf de data verplaatst. We hebben wel onderschat hoeveel tijd dit de scholen heeft gekost. Alle scholen waren voor corona over naar de cloud.”

Goede communicatie

Peter Vermeij werkt voor drie besturen, waarvan er een voor de coronaperiode, een tijdens en een na de coronaperiode de cloud in ging. “De sleutel tot een succesvolle migratie is goede communicatie met de gebruikers. Wij verstuurden nieuwsbrieven naar alle medewerkers, waarin ze ruimschoots van tevoren werden geïnformeerd over wat er ging gebeuren. Die nieuwsbrieven hielden we heel laagdrempelig: ‘jullie documentenstructuur gaat er zo uitzien’. Op die manier kregen we de medewerkers mee en ondervonden we weinig weerstand. Ieder team kreeg op de dag na de overgang een training SharePoint. Ook daarna volgden er nieuwsbrieven: waar loop je nog tegenaan?”

Kim beperkte de communicatie tot directeuren en ICT’ers. “We brachten twee scholen per week naar de cloud en kregen dan toch vaak verraste reacties van leraren, die niet wisten dat dit stond te gebeuren, omdat het niet was doorgegeven. Toch gingen we dan door en zetten alles in anderhalve dag over. Al hadden ze Cito-toets!” Medewerkers konden vrijwillig een Teams-training volgen. “Wij zijn als BIC’ers niet verantwoordelijk voor de professionalisering van de leraren. Wij bieden vooral de voorwaarden en geven een dringend advies, maar het zijn niet mijn leerkrachten.”

Bij Blosse moesten alle medewerkers op school aanwezig zijn bij de overgang. Op die dag kregen ze immers een quick and dirty Office 365-training. Zo werd ook duidelijk wie er nog meer hulp nodig had en wie juist hulp kon bieden. “Wij kozen ervoor om iedereen eigenaar van het proces te laten zijn. Ze konden zelf mappen oppakken en in de nieuwe structuur plaatsen. Dat werkte heel goed,” aldus Ottilio.

Bij Vivente hielp de Rolf Groep het bestuur naar de cloud. Van de klassieke SharePoint-omgeving stapte Vivente over naar de moderne SharePoint-omgeving, die samen met APS IT-diensten werd ingericht. Net voor februari 2020 gingen de laatste scholen over. Aanvankelijk werd met Teams niets gedaan, maar dat veranderde zo’n 1,5 maand later toen op 13 maart, na de eerste coronapersconferentie, de scholen sloten. “Toen hebben we direct Teams ingezet en groepen ingericht. Met een druk op de knop waren de schoolteams ingericht.”

Bij Scala kreeg Kim vooral te maken met een migratie van SharePoint naar Teams. “Scala was er vroeg bij met SharePoint, maar tijdens de lockdown werd duidelijk dat Teams handiger was om met de leerlingen thuis te werken. Toen richtten we een crisisclubje op om Teams aan te maken. Wel met het idee om na de coronaperiode de naamgeving veel gestructureerder aan te pakken, maar inmiddels wordt Teams met de leerlingen nauwelijks meer gebruikt. ‘De leerlingen zitten toch op school? Waarom moeten we Teams nog gebruiken?’ Het wordt vaak gezien als crisismiddel voor de communicatie met de leerlingen.”

Ook volgens Peter vallen medewerkers snel terug in het oude patroon. “Het geeft hen rust om weer op school te zijn en gewoon les te geven. Wel is er een verandering van mindset. Voor die tijd vroegen ze zich af ‘waarom moeten we naar SharePoint? Nu is dat duidelijk: dan kunnen we overal bij! Ze kunnen ook thuis aan de slag, terwijl dat vorig jaar nog taboe was. Een aantal scholen gaat alsnog meer online doen. Leerkrachten zetten online opdrachten klaar; dat deden ze voorheen niet. Het is juist goed dat het even weer normaal is, vanuit daar kunnen we weer stappen zetten.”

Ottilio merkt wel een verbetering van de vaardigheden in Teams op: “Tijdens de eerste lockdowns kregen we veel meldingen op de helpdesk; bij de tweede lockown lag dat aantal veel lager.”

Lerarentekort

Bij Scala vormt het werven van leraren een grote uitdaging. Als een aantal scholen na de herfstvakantie geen nieuwe leerkracht erbij heeft, kan het zijn dat we klassen naar huis moeten sturen. Kim: “Dan vind ik het wel jammer dat we niet meer hebben geleerd van de coronatijd. Kunnen we niet bijvoorbeeld een vierdaagse schoolweek invoeren en dan een dag introduceren, waarop de leerlingen vanuit huis de lessen volgen?”

Ook Blosse kijkt naar nieuwe oplossingen. Ottilio: “Tijdens een driedaagse training met het complete managementteam spraken we over het lerarentekort. Dan gaat het toch gauw over traditionele oplossingen: hoe krijgen we meer mensen? Daar bedachten we ook de virtuele school, die leerlingen vanuit huis kunnen volgen. Immers: er is wel een lerarentekort, maar geen personeelstekort. Wat je ook kunt doen is onderwijsassistenten en leerkrachtondersteuners voor de klas zetten om toezicht te houden. De leerlingen komen gewoon naar school en krijgen via online lessen uitleg en instructie van de leerkracht. De leerkracht kan dan ineens ook zestig of negentig leerlingen tegelijk uitleg geven. Een voorwaarde is wel dat je genoeg onderwijsassistenten hebt, die ook aangeven welke leerling wat extra uitleg nodig heeft van de leerkracht. Alleen wanneer de les meer interactief moet zijn, heb je een real-life leerkracht nodig.”

“Het nadeel binnen het onderwijs is dat iedere leerkracht en veel directeuren en ICT’ers op scholen dezelfde vooropleiding hebben gevolgd, namelijk de Pabo”, aldus Ottilio. “Daardoor denken al die mensen op dezelfde manier. Je hebt ook medewerkers nodig die níét in dit vakgebied zitten en de onderwijsontwikkelingen met een frisse blik bekijken. Nu kijkt iedereen naar de toekomst door het verleden door te trekken. We hebben een lerarentekort, dus gaan we kijken hoe we een extra leerkracht kunnen aantrekken. Dat is hier in de regio Heerhugowaard nog wel te doen, omdat we heel Amsterdam leegtrekken. Hier kun je immers nog een huis kopen voor een goede prijs en je hebt geen lange afstand woon-werkverkeer. We hebben momenteel slechts één leerkracht te weinig. We merken ook dat veel scholen met gelden via het Nationaal Programma Onderwijs (NPO) meer onderwijsassistenten en leerkrachtondersteuners kunnen aanstellen. Deze kun je goed inzetten bij de virtuele school. Veel vestigingen opereren als eilandjes: ze lenen niet snel een leerkracht uit aan een andere vestiging. Je wilt het voor je eigen school op orde hebben. De virtuele school is er niet alleen voor de leerkracht die ziek is, maar ook voor het hybride onderwijs. Zo kan een leerkracht even wat extra aandacht geven aan een aantal hoogbegaafde leerlingen, of een aantal leerlingen die wat extra hulp nodig hebben. De rest gaat dan naar de virtuele school.”

Digidact pakte het anders aan. Kim kreeg er de opdracht om een hybride klaslokaal te ontwikkelen. Samen met een technisch partner schafte ze goede apparatuur aan: een groot scherm, een goede camera en goed geluid. Daardoor konden de kinderen in de klas de leerlingen thuis ook goed verstaan en vice versa. Een prachtig systeem dat in coronatijd veel is gebruikt. “Vijf leerlingen werkten thuis en twintig andere leerlingen zaten op school. Die zagen de juf live. Wat doen we met dit lokaal als corona voorbij is? Zouden we dan bijvoorbeeld Spaans kunnen verzorgen voor hoogbegaafden? De Spaanse leerkracht bezoekt dan iedere week een andere school en geeft van daaruit ook online les aan leerlingen op andere scholen. Op die manier kunnen we veel slimmer gaan werken.”

Ook RVKO zet de nodige stappen, aldus Jeroen. “We hebben nu op ieder van de 67 locaties in ieder geval één ICT’er rondlopen; op sommige nog wel meer. Om te peilen wat er bij hen en op de scholen speelt, willen we een aantal keer per jaar in kleinere groepen een contactmoment hebben. De meeste ICT’ers hebben extra scholing in Google gehad. Onze wens is dat het technische aspect meer bij hen weggaat, zodat ze zich meer op onderwijskundige zaken kunnen richten. Zo willen we de vervanging van hardware voortaan bovenschools gaan regelen. En training van nieuwe medewerkers is een belangrijk aandachtspunt: voor hen willen we een verplichte starttraining introduceren.”

Vivente gaat nu de stap zetten naar een device per medewerker. Martijn: “Dan kunnen we ook aan de slag met lessen opnemen en vanuit huis verzorgen. We hebben daar wel mee geëxperimenteerd tijdens de lockdown.”

Ook Scala is in augustus overgestapt naar iedere leerkracht een eigen apparaat. “Dat heeft ook te maken met beveiliging. We hebben ooit een serieuze hackpoging meegemaakt”, erkent Kim. “Als iedereen een eigen laptop heeft, kan de beveiliging beter worden ingesteld, zodat er op apparatuur buiten Scala bijvoorbeeld een beperktere toegang is tot de documenten.” Ottilio beaamt dat: “Bij apparaten die niet van ons zijn, zetten we een hogere beveiliging op. Wanneer iedere medewerker een eigen laptop heeft, willen we niet dat kinderen en partners ook op die laptop werken. Een leerkracht die zijn laptop kwijt is, belt met de helpdesk en wij doen een wipe-actie. Als de leerkracht de laptop terugvindt, moet hij eerst bellen met de helpdesk, dan zetten we de wipe-actie terug en kan de laptop weer aan.”

Even voorstellen

Kim Bosters combineert een baan als bovenschools ICT-coördinator bij Digidact voor drie dagen in de week met twee dagen als beleidsmedewerker ICT bij Scala. Scala is een stichting met veertien scholen in de omgeving van Elshout, Drunen en Vlijmen. “Ik vorm als het ware de laag tussen de starre ICT en het wollige onderwijs”, zegt ze over haar rol.

Peter Vermeij houdt kantoor in Veendam bij Picto. Picto bedient drie schoolbesturen, waar in totaal 52 basisscholen deel van uitmaken. Ze werken samen met Heutink ICT, dat verantwoordelijk is voor netwerkbeheer en die de scholen als vraagbaak kunnen aanhouden.

Ottilio Christiaan is hoofd ICT bij Blosse, dat bestaat uit 33 scholen en opvanglocaties in de regio rondom Heerhugowaard. Ze werken met een lokale ICT-dienstverlener, die ook beheer en projectuitvoer doen. De projectleiding houden ze zelf in de hand.

Martijn Ganzevles werkt sinds 2018 als BIC’er bij Vivente, een bestuur met vijftien basisscholen in Zwolle. Van een situatie waarbij de netwerkbeheerder alles voor ze doet, gaan ze nu steeds meer zelf doen. Martijn werkt meer op beleidsmatig vlak; zijn collega- BIC’er doet de technische ICT.

Jeroen Karstens werkt als BIC’er bij RVKO in Rotterdam Rijnmond voor 67 scholen en de Pabo. Alle ICT-ondersteuning gebeurt er in eigen beheer met negen personen. Sinds januari zijn er twee beleidsmedewerkers: Jeroen richt zich meer op de scholen; zijn collega meer op de Pabo.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl