alle artikelen

BIC’er voor je eigen school, FG voor een ander

Eduquaat en Meerderweert zijn allebei onderwijsstichtingen met basisscholen in en om Weert. Beide stichtingsbesturen zitten in hetzelfde gebouw en werken intensief samen. Dat resulteerde erin dat de Bovenschoolse ICT-coördinatoren (BIC’ers) van beide stichtingen elkaars Functionaris Gegevensbescherming (FG) zijn. Ofwel: John Driessen werkt als BIC’er bij Eduquaat en treedt op als FG bij Meerderweert. En Angelique Hendrikx - van de Meerakker werkt als BIC’er bij Meerderweert en is FG bij Eduquaat. Volgens beiden werkt dat uitstekend. Wat zijn dan de voordelen? En zijn er ook nadelen?

Eduquaat is het schoolbestuur van zeven basisscholen in de omgeving van Weert. Meerderweert telt veertien basisscholen en een school voor speciaal basisonderwijs in Weert en Nederweert. Nadat een poging tot fuseren tussen beide besturen niet doorging, besloten zij wel om intensief samen te werken en zelfs vanuit hetzelfde gebouw te gaan werken. Beide stichtingen werken zowel met Google als Microsoft: de Google-omgeving is vooral voor de leerlingen en de Microsoft-omgeving voor de leerkrachten en overige medewerkers. Een paar Meerderweertscholen werken in een iPad-omgeving.

Sinds in mei 2018 de AVG-wetgeving van kracht werd, is de combifunctie van BIC’er en privacymedewerker voor het eigen schoolbestuur en FG van het collega-schoolbestuur ontstaan. En dat biedt volgens John en Angelique veel voordelen. John: “Je kunt gezamenlijk optrekken met het ontwikkelen van beleid en het schrijven van de beleidsstukken. Doordat er verschillende gemeenschappelijke medezeggenschapsraden (GMR’s) en bestuurders naar kijken kan het eindresultaat alsnog verschillend zijn, maar het denkwerk verricht je samen.”

Zo stelden John en Angelique een vrijwel identiek privacybeleid op voor e-mail en social media, maar is het eindresultaat alsnog verschillend vanwege herzieningen door de GMR van Eduquaat. Meer recent trokken de BIC’ers samen op bij het schrijven van een advies over de COVID-richtlijnen en de AVG, bijvoorbeeld over het registreren van ziekmeldingen. Een tweede voordeel is het gelijktijdig oppakken van processen binnen de organisatie. Zo stapten beide besturen gelijktijdig over op een ander leerlingenadministratiesysteem, Microsoft 365 en Google. Angelique: “Ook bij dergelijke omvangrijke projecten houd je elkaar scherp.” Nog een voordeel: ze delen dezelfde accountant, die ook de AVG-regels checkt.

Vreemde ogen dwingen

Dat de externe blik van een FG van belang is, bleek recent. Binnen Eduquaat startte een school als eerste met het gebruik van camera’s binnen het pand. John: “Dus moest ik een beleidsstuk ontwikkelen voor het camerabeleid. Daarover kreeg ik een discussie met die school. Daarom betrok ik Angelique bij deze kwestie, die aangaf dat deze documenten echt nodig waren. Als externe FG kon zij meer gewicht in de schaal leggen. Daardoor actualiseert de betreffende school nu de documentatie.”

Die kritische blik van buiten was ook de reden dat beide besturen bewust voor een externe FG kozen. Angelique: “Vooral in conflictsituaties is het handig als je extern bent. Wanneer standpunten verharden, kan een externe partij makkelijker de doorslag geven.” Ook ongevraagd kunnen de FG’s hun invloed laten gelden binnen het andere bestuur. John: “Zo kan Angelique naar het bestuur van Eduquaat stappen en haar mening geven over bepaalde zaken. En omgekeerd kan ik dat bij Meerderweert. Vreemde ogen dwingen!”

Signaleren en reageren

Nog een voordeel uit de dagelijkse praktijk: de signaalfunctie. John: “Je kunt elkaar waarschuwen voor zaken waar je mee te maken gaat krijgen. Zo onderzoeken wij momenteel of het voor Eduquaat noodzakelijk is een cybersecurityverzekering af te sluiten. Volgens de voorwaarden van een dergelijke verzekering moet je je eigen digitale omgeving onderzoeken; zijn zaken wel goed ingericht? Dit pakken we dan gezamenlijk op. Het is bovendien een prijzige verzekering en de vraag is of je hem echt nodig hebt. Als FG van Meerderweert ga ik hen adviseren om dat ook te onderzoeken en hierin gezamenlijk op te trekken. Je kunt het wel verzekeren, maar als je documenten worden gegijzeld, krijg je ze zeer waarschijnlijk niet meer terug. Hooguit ontvang je een vergoeding voor het inhuren van een expert.”

Beide BIC’ers merken dat binnen hun rol de nadruk steeds meer op privacy komt te liggen. John: “Tot een jaar geleden hadden we het beheer nog op locatie: on-premise dus. Maar we zitten nu in de cloud. De problemen die we destijds hadden, wat er op locatie fout ging, dat vormt nu nog maar een fractie van onze uitdagingen. Nu ligt de kern van de taak meer richting veiligheid en privacy. Door in de cloud te werken, krijg je steeds meer met dergelijke vraagstukken te maken. Nu noemen ze ons nog BIC’er, maar dadelijk wellicht beleidsmedewerker Onderwijs en ICT. Van ‘oh help, de server ligt eruit’ naar ‘hoe richten we alles goed en veilig in, voor de leerlingen en onze medewerkers?’”

Door de krantenberichten over de vermeende onveiligheid van Google moesten John en Angelique zich recent nog verantwoorden richting het bestuur, de Raad van Toezicht en de ouders. Angelique: “’Jullie hebben die Chromebooks binnengebracht, is dat wel veilig?’ Dat hebben we ook samen getackeld. Wat is er precies aan de hand? En wat voor impact heeft dat op onze organisatie? Hoe bedenken we daar een oplossing voor? Ethiek en privacy raken elkaar op dat vlak. Dwingen we kinderen niet te veel in de Google-omgeving? Moeten we dat wel willen? Geven we de tech-giganten zoveel ruimte om dit te mogen doen? Ook dat zijn dingen om over na te denken. De Google Workspace is gratis voor scholen; maar hoe gratis is gratis?”

Potentiële nadelen

Zitten er eigenlijk ook nadelen aan de dubbelrol? John: “Een nadeel kan zijn dat we samen op hetzelfde kantoor zitten. Toen we nog in twee aparte kantoren zaten, planden we afspraken in en zochten we elkaar bewust op. Nu heb je vaak meer terloops contact; daar moet je ook voor waken. Je moet scherp blijven.” Een ander aandachtspunt is volgens Angelique dat ze beiden, door hun ICT-achtergrond, de neiging kunnen hebben om alles vanuit ICT-oogpunt te benaderen. “Maar AVG is ook gedrag van mensen; dat staat los van ICT. Ook daar moet onze focus liggen.”