alle artikelen

Dashboards: visueel inzicht in je ICT-omgeving

Microsoft 365 bevat verschillende dashboards die je als (bovenschoolse) ICT-coördinator of bestuurder uitstekend kunt inzetten om de ICT-situatie binnen je school/stichting onder de loep te nemen. Maar welke dashboards zijn er allemaal? En hoe zorg je dat je gegevens vanuit deze dashboards kunt vertalen in beleid? Albert Tielman van APS IT-diensten geeft trainingen in het gebruik van dashboards: “Inzicht, inzicht en inzicht, dat is wat het je geeft.”

Het woord ‘dashboard’ hoef je aan de meeste mensen tegenwoordig niet meer uit te leggen. Vrijwel iedereen kent wel het Corona Dashboard van de Rijksoverheid. In kleuren, met cijfers en landkaartjes, wordt een visueel overzicht gegeven van de nationale verspreiding van het coronavirus. In één oogopslag is duidelijk waar de risicogebieden liggen en waar het virus nog nauwelijks aanwezig is.

Ook voor niet-techneuten

Op soortgelijke wijze kun je in Microsoft 365 een overzicht krijgen van de prestaties van je ICT-infrastructuur, je software, hardware en je beveiliging. Vroeger moest je daarvoor hele menu’s en logfiles doorscrollen en goed weten wat de verschillende menu-opties betekenden. Dat was voor de echte techneuten misschien nog begrijpelijk, maar voor een leraar met een paar uur per week voor ICT-taken was dat niet te doen. De dashboards in Microsoft 365 hebben een andere insteek. Tielman: “De functionaliteiten voor scholen worden steeds uitgebreider. Overzicht houden is daardoor best lastig. De dashboards lossen dat op en zijn zowel voor beleidsmakers en ICT-coördinatoren een welkome bron van informatie. Zonder extreem veel technische kennis is zo’n dashboard al eenvoudig te doorgronden.”

Vier voorbeelden: security, Teams, compliance en e-mail

Een mooi voorbeeld vindt Tielman het Office 365-beveiligingscentrum, het security dashboard. Daarin vind je bijvoorbeeld de beveiligingsscore, die de sterkte van de opgeslagen wachtwoorden weergeeft. “Een belangrijke indicator”, volgens Tielman, “want als school ga je nat als je documenten op straat komen te liggen. De maximaal haalbare score is 100. Maar stel, die score is binnen jouw schoolomgeving 70. Wat zegt dat dan? Ben je dan slecht bezig? Tijdens de training leggen we uit dat dat voor jouw school wellicht een prima score is. Vergelijk het met het volgende: als je je portemonnee en pasjes niet meeneemt op straat, loop je niet het risico dat ze gestolen worden, maar kun je ook niets kopen. Die vlieger gaat ook hier op: het gaat altijd om de balans tussen gebruik en wat de school veilig en verantwoord vindt. Wat past bij jou?”

Een ander voorbeeld is het gebruik van Teams. Zo kun je in het Teams-dashboard zien in welk team veel wordt samengewerkt. Wil je als beleidsmaker het gebruik van Teams stimuleren, dan kijk je wat de succesfactoren zijn van dit team en gebruik je dat om anderen te motiveren. Ook kun je in het dasboard zien wat de videokwaliteit is van videovergaderingen. Hebben medewerkers hier thuis wel voldoende bandbreedte voor? Bovendien kun je zorgen dat een bepaald bestandstype niet kan worden gedeeld. Zo voorkom je dat Excel-files, beleidsstukken en verslagen van beoordelingsgesprekken in de openbaarheid komen.

Dan is er ook nog het e-mail-dashboard dat bijvoorbeeld aangeeft hoeveel spam en virussen er binnenkomen. Dit dashboard helpt om je e-mailbeveiliging naar een hoger niveau te tillen. Tielman: “Mocht een collega veel spam binnenkrijgen, dan kun je de betreffende persoon daarvoor waarschuwen. Maar ook zie je of er spam uitgaat: je wilt er als school niet om bekend staan dat een van je leraren zelf zoiets verstuurt. Een dashboard kun je bovendien periodiek checken, zodat je verbeteringen en verslechteringen snel door hebt en dus meer ‘in control’ bent.”

Bewijs in handen

Er is nóg een bijkomend voordeel van de dashboards voor ICT’ers: zij kunnen de grafieken als argument gebruiken richting hun bestuurders en zo ICT-zaken inzichtelijk maken. “Je kunt bijvoorbeeld melden dat er per week een x aantal spamberichten zijn binnengekomen, maar dat deze gelukkig vanwege de goede beveiliging allemaal zijn tegengehouden. Dan snappen bestuurders beter wat er allemaal gebeurt binnen de ICT-omgeving en wat de verbeterpunten zijn. Of bijvoorbeeld: de AVG-score was eerst 60% en nu 70%. Een schoolbestuurder kan dan zelf bepalen of het zin heeft dit percentage nog verder omhoog te krijgen en diegene heeft de juiste grondslag beschikbaar om zijn besluit op te baseren.”