alle artikelen

Een krabbeltje is zó gezet

Ouders moeten hun kind via een formulier inschrijven op de school naar keuze. Dit inschrijfformulier moeten zij downloaden, invullen, printen, ondertekenen en vervolgens weer inscannen, opsturen of inleveren. Het is daarna aan de school om de gegevens handmatig in te voeren. In dit digitale tijdperk een redelijk bewerkelijke klus, die om deze reden dan ook vaak blijft liggen. De oplossing? Digitaal invullen en ondertekenen: een net zo rechtsgeldige handtekening!

Mieke Engelbertink is Informatiemanager bij de Dynamiek Scholengroep. Zij ziet hoe vaak het misgaat met het bijtijds wijzigen van persoonlijke gegevens. “Ouders moeten wijzigingen van de gegevens rechtstreeks aan de administratie doorgeven, maar vaak blijkt pas achteraf dat dit niet tijdig is gebeurd. Dan proberen wij een ouder te bereiken, maar hebben we een verouderd telefoonnummer”, vertelt Engelbertink. Hoog tijd dus om dit proces te vereenvoudigen, zodat persoonlijke gegevens snel en simpel aangepast kunnen worden.

Pilot op poten

In de zoektocht naar een oplossing voor het omslachtige proces, kwam Dynamiek Scholengroep uit bij Evidos, een platform voor digitaal ondertekenen en identificeren. Zij besloten om met deze partij een tryout te starten. Intussen had Dynamiek ook contact met APS IT-diensten over het moeizame ondertekenproces. APS IT-diensten, Evidos en Dynamiek Scholengroep hebben uiteindelijk de handen ineengeslagen en zetten gezamenlijk een pilot op poten die, indien succesvol, onderwijsbreed ingezet zal worden.

Het doel van de pilot is om een manier te vinden om het digitaal invullen en ondertekenen van formulieren rechtsgeldig en papierloos plaats te laten vinden. Ook moet het makkelijker worden om digitaal feedback te verzenden naar de ouders in kwestie, indien bepaalde gegevens ontbreken of foutief zijn ingevuld. “We hebben in een werkgroep gekeken naar welke informatie we echt nodig hebben voor het formulier en naar welke informatie we AVG-technisch nog mogen vragen. Vervolgens heeft Theon Meijers, applicatiebeheerder bij Dynamiek, het formulier ingericht.”

Efficiënter voor alle partijen

De pilot is onlangs van start gegaan, met als centraal doel het vereenvoudigen van het invullen en ondertekenen van formulieren. Volgens Engelbertink is elke school erbij gebaat als de huidige pilot succesvol verloopt. “Ouders hoeven zich nog maar eenmalig in te schrijven en kunnen wijzigingen in de gegevens, bijvoorbeeld bij een verhuizing, online doorgeven.” En niet alleen ouders zijn gebaat bij het nieuwe systeem. “Administratief medewerkers moeten tegenwoordig de formulieren nog steeds handmatig invoeren in het administratiesysteem. Als ze het digitaal aangeleverd krijgen, kunnen zij deze belangrijke gegevens eenvoudiger invoeren. Dat verkleint de kans op fouten en maakt het hele proces een stuk efficiënter”, stelt Engelbertink. En ook niet geheel onbelangrijk: de digitale handtekening is gewoon rechtsgeldig.

De pilot draait momenteel op één van de negentien scholen van de Dynamiek Scholengroep. Als deze nieuwe aanpak een succes blijkt, gaan ze de pilot ook op de overige achttien scholen uitrollen. APS IT-diensten volgt de uitkomsten op de voet en houdt scholen via de nieuwsbrief op de hoogte. Zo kan deze pilot wellicht voorzien in een onderwijsbrede behoefte, via een toegankelijke en laagdrempelige oplossing.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl