alle artikelen

Hoe zet je SharePoint in binnen een stichting met verschillende scholen?

Microsoft SharePoint is de tool voor het intern delen van nieuws, informatie en kennis binnen de organisatie en voor interne samenwerking. Hoe zet je SharePoint in binnen een stichting met meerdere scholen? Dat vertelt Mario Vervlossen, ICT-projectleider bij stichting Prodas die via SharePoint 24 scholen bij de les houdt. “De SharePoint-omgeving vormt de startpagina als je ‘s ochtends je computer opstart.”

Prodas is een stichting met 4100 leerlingen en 450 medewerkers in de regio Asten, Someren en Deurne in Zuidoost-Brabant. De medewerkers van deze 24 scholen werken allemaal in een Microsoft-omgeving. Voor de leerlingen maakten de scholen zelf een keuze tussen Google en Microsoft, die bij twintig van hen in het voordeel van Microsoft uitviel.

In een maand over van lokaal naar de cloud

De overstap naar SharePoint viel voor de stichting vrijwel gelijk met Mario Vervlossens start in zijn functie. “Ik begon bij Prodas in december 2016 en precies op 1 januari 2017 liep het huidige contract af. In een paar weken moest er dus een nieuw contract worden afgesloten. Daarnaast moesten de scholen overstappen van lokale servers naar de cloud. Dat was een spannende tijd, maar het lukte! In januari 2017 startte Prodas met werken via SharePoint: vanaf die dag doen we alles online. Alleen het bestuurskantoor werkt nog met een lokale server, voor het installeren van externe programma’s en het maken van begrotingen. Ook daarvoor kijken we of het mogelijk is om over te stappen naar de cloud.

SharePoint of Teams?

Wanneer gebruikt de school dan Teams en wanneer SharePoint? Bij SharePoint ligt het beheer bovenschools. Het gaat dan om een site met min of meer statische pagina’s, waarvan het aantal deelnemers nauwelijks verandert. Dat is anders in Teams: daar richt een medewerker een team in, wordt eigenaar en beheert het, zonder dat het bestuurskantoor daar tussen zit.

Binnen Prodas gebruiken de bovenschoolse werkgroepen allemaal Teams. De school stapt momenteel ook deels over, van SharePoint naar Teams. SharePoint is wel een ingewikkelde omgeving, vindt Vervlossen. Teams is overzichtelijker en eenvoudiger. “Het moet wel functioneel en eenvoudig blijven. De leraren moeten de meeste tijd kunnen besteden aan het begeleiden van de leerlingen, niet in ingewikkelde SharePoint-onderdelen als de Planner.”

De SharePoint-pagina bevat alle informatie over de organisatie die voor iedereen beschikbaar is. Daarnaast hebben de scholen eigen SharePoint-pagina’s voor medewerkers, waarin materialen en werkgroepen staan, en pagina’s voor leerlingen, met snelkoppelingen naar bijvoorbeeld Basispoort.

Binnen Prodas zijn de 24 scholen onderverdeeld in vier clustergroepen: Someren, Asten, Deurne-Noord en Deurne-Zuid. Binnen de clustergroepen werken de scholen samen en delen ze informatie. “Op de homepage maken we onderscheid tussen de ‘need-to-know’-informatie die bovenschools wordt beheerd, zoals vacatures, informatie over een aankomende fusie, ons innovatiemagazine en de website van Werkplezier. Maar ook de ‘nice-to-know’-informatie valt er terug te vinden, zoals blogs en mededelingen.”

Ook voor HR-onderwerpen kunnen de leraren terecht op de SharePoint-pagina. Bijvoorbeeld de Prodas-academie, waar zij zich kunnen aanmelden voor trainingen. Ook is er toegang tot Esis, de presentatiesoftware Prowise, Topdesk (het meldingssysteem voor incidenten) en HR2Day, waar onder meer het loonstrookje en declaratieformulieren zijn te vinden.

Via een single sign-on logt de leraar in op SharePoint en heeft hij direct toegang tot alle onderdelen, ook tot Outlook en OneDrive. Vanuit deze centrale omgeving start hij zijn dag. Vervlossen: “Vanwege deze persoonlijke inlog moeten leraren wel de discipline hebben om nooit en te nimmer hun bureau te verlaten zonder uit te loggen. Immers, als je bent ingelogd kan iedereen overal bij, ook bij leerlingengegevens. Daarom loggen leraren in de klas op het digibord altijd in via een groepsaccount, niet met het privé-account.”

Door het onderwijs op afstand tijdens de lockdown stapten de leraren snel over op Teams. Vervlossen “In een kleine twee weken hebben we voor alle groepen teams aangemaakt en kregen medewerkers webinars van Schoolupdate in het werken met de software. Daarbij ging het met name om videobellen en Classroom voor het plaatsen van de opdrachten.”

De meeste veranderingen komen voort vanuit intrinsieke motivatie of urgentiebesef. “Uniek aan Prodas is dat onze scholen redelijk autonoom zijn. Als ze voor de leerlingen met Google willen blijven werken, dan kan dat. Bij het bestuurskantoor hebben we als slogan: van ontzorgen naar faciliteren. We lossen geen problemen op maar denken samen na over de aanpak. Mijn grootste streven is mijn baan overbodig maken. Zover zijn we nog niet. We helpen ze om het zelf te doen.”

Praktische tips

Vervlossen heeft nog wel een aantal praktische tips voor de omgang met SharePoint. Zijn belangrijkste: begin leeg! “Dat merkte ik met de digitale fusie van drie scholen, met drie afzonderlijke SharePoint-pagina’s. We begonnen opnieuw met een compleet lege pagina en verzochten de scholen om alleen over te zetten wat zinvol is. Het nadeel van digitalisering is dat je makkelijk te veel bewaart: wat heb je aan de vergaderverslagen van de afgelopen tien jaar? De inrichting zou ik wel altijd met een professional doen die de juist vragen stelt, je begeleidt en ook direct het beheer van de rechten regelt. Het laatste wat je wilt, is een datalek!”