Privacy

De jaarovergang en privacy: waar moet je op letten?

De start van een nieuw schooljaar heeft verschillende gevolgen op het gebied van privacy. Immers gaan er leerlingen naar het vervolgonderwijs en ook beginnen er weer nieuwe leerlingen. In deze blog bespreken we de aandachtspunten op het gebied van privacy en de start van een nieuw schooljaar.

Bewaartermijnen schoolverlaters

Er gelden verschillende regels voor het bewaren van gegevens. Zo zijn er voor delen van het leerlingdossier verschillende bewaartermijnen tot soms wel 5 jaar. Na deze termijn geldt er een verwijderplicht. Houd dit dus goed in gedachte wanneer je je systemen opschoont.

Bewaartermijnen bij leveranciers

Denk ook goed na over de verschillende bewaartermijnen van leveranciers, dit verschilt namelijk nogal eens per leverancier. Microsoft bewaart verwijderde gegevens bijvoorbeeld tot 180 dagen. Verwijder je een account van een leerling, dan zijn gegevens na die periode ook definitief weg. Ze staan dan, afhankelijk van wat je daarvoor hebt geregeld, nog wel in je back-up of archief. Daarover gesproken: denk ook aan het periodiek opschonen van je back-ups en archieven!

Aan- en afmelden bij leveranciers

Je hebt natuurlijk ook te maken met gegevens, bijvoorbeeld van jouw leerlingen, die leveranciers in hun systemen hebben staan. Denk hierbij aan leveranciers als Adobe, Basispoort en ParnasSyss. Nieuwe leerlingen meld je aan bij deze leveranciers, de schoolverlaters meld je op hun beurt weer af.

Leveranciers zijn (op een paar uitzonderingen na) verplicht om de gegevens van de schoolverlaters uit hun systemen te verwijderen wanneer je daarom vraagt. Het is van belang dat je dit ook doet aan het einde van het schooljaar. Indien je gegevens met een bewaarplicht door leveranciers laat verwijderen, moet je zelf een back-up of archief regelen.

Tot slot nog wat algemene tips

  • Controleer de bewaartermijn in je bewaarbeleid.
  • Controleer wat de bewaartermijnen bij leveranciers zijn.
  • Verwijder de accounts die niet meer nodig zijn en maak accounts voor nieuwe leerlingen.
  • Download de gegevens, die je nog een aantal jaren moet bewaren, en regel daar een back-up of archief voor.
  • Verwijder gegevens waarvan de bewaartermijn is verlopen.
  • Geef schoolverlaters de mogelijkheid om hun werkstukken en dergelijke te downloaden en zelf te bewaren.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl