Privacy

Mag ik de laptop van een langdurig afwezige medewerker openen?

Deze vraag kregen we onlangs van een ICT'er. De medewerker in dit geval is langdurig afwezig, maar heeft zakelijke gegevens die nodig zijn om verder te werken. Mag ik een wachtwoordreset uitvoeren op de laptop om bij de gegevens te komen? Onze privacyexpert Theo Polman geeft graag antwoord.

Ja, dat mag. Maar privégegevens (zoals privémails- of bestanden) mag je niet bekijken. Alleen is er wel kans dat je tijdens het zoeken naar de zakelijke gegevens, ook privégegevens tegenkomt. Daarom is het handig om met je FG’er te overleggen.

En wat mag ik doen met de zakelijke gegevens?

De eerste vraag ging om eenmalige toegang tot de zakelijke informatie, met als doel weer verder te kunnen met de werkzaamheden. Voor het controleren en monitoren van werknemers gelden meer regels. Dat is alleen toegestaan onder bepaalde voorwaarden, namelijk als:

  • het noodzakelijk is
  • je de werknemers vooraf informeert (bijvoorbeeld met gedragsregels)
  • je toestemming hebt van de ondernemingsraad (als je die hebt)
  • je de FG'er informeert
  • een DPIA doet
  • je maatregelen neemt om de risico's te beperken

Let op: ook hier is het belangrijk dat de gegevens die duidelijk privé zijn, niet bekeken worden.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl