Veilig e-mailen en bestanden delen - Microsoft 365 (Cloudbundel functionaliteit)

• Door de juiste implementatie van Azure Information Protection zorg je dat er veilig gemaild wordt in je organisatie en dat documenten veilig gedeeld worden;
• Heb je hier hulp bij nodig? Een van onze consultants kan hierin ondersteunen.

De cloudbundel bevat de Enterprise Mobility + Security Suite met onder andere Azure Information Protection Plan 1. Hiermee kun je veilig mailen. Azure Information Protection (ook wel AIP) helpt een datalek voorkomen en zorgt dat je voldoet aan de AVG. 

Om gebruik te maken van alle mogelijkheden van AIP is een goede implementatie belangrijk. Wil je dat een van onze consultants ‘veilig mailen en veilig data delen’ voor je inricht? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan.

Veilig e-mailen door middel van labeling en versleuteling

AIP biedt een handige oplossing voor e-mail versleuteling. Zo verstuur je versleutelde berichten vanaf elk apparaat, zowel in- als extern. Dit gebeurt op basis van een label dat je aan het e-mail bericht meegeeft zodra deze gevoelige informatie bevat. Alleen de juiste ontvanger kan het bericht ontsleutelen.

Ontvangers hoeven geen Microsoft-account te hebben om een versleuteld bericht te ontvangen. Dit kunnen ook Google-of Yahoo- accounts zijn. Via een e-mail notificatie ontvangen externe gebruikers bericht dat ze een versleuteld bericht ontvangen hebben en kunnen zij het bericht (wanneer ze zichzelf geverifieerd hebben) openen.

Het is mogelijk deze notificatie te personaliseren naar de huisstijl van je organisatie.

Labels (classificaties) aanmaken en het beleid bepalen

Onze consultants zullen ervoor zorgen dat de juiste labels aanwezig zijn zodat je direct veilig kunt mailen binnen je organisatie.

Wanneer medewerkers een label vervolgens aan een bericht geven, kan het bericht daardoor bijvoorbeeld niet doorgestuurd of geprint worden. Deze labels kunnen handmatig door gebruikers aan een document of e-mail gehangen worden of op basis van een aanbeveling. Het is mogelijk om op basis van de inhoud van een bericht, een aanbeveling of automatische labeling te doen, wanneer er gevoelige informatie zoals een BSN-nummer of IBAN ingetypt wordt.

Ook wordt er gekeken of er oude labels aanwezig zijn in je tenant. Deze kunnen in sommige gevallen worden gemigreerd. Dit is belangrijk om de labels tussen al je applicaties (zoals Office of Outlook) op dezelfde manier te laten werken. Dit is in het kader van Unified Labeling, wat betekent dat alle labels door overal hetzelfde werken.

AIP is meer dan alleen veilig mailen

Met Azure Information Protection kun je naast het versleutelen van e-mail berichten, ook Office-documenten labelen. Een beveiligd bestand wordt dan ook als veilig verstuurd. De beveiliging zit vast aan het document en blijft te allen tijde intact, ook wanneer een andere gebruiker een kopie van het document maakt.  

 
Naast Office-bestanden zijn ook PDF's te beveiligen. Ook is het mogelijk complete SharePoint-sites te labelen.  

Unified labeling en de client-installatie

Onze consultants kunnen je informeren over de client-versie van Azure Information Protection Unified Labeling. Deze versie kun je los op apparaten installeren. Deze client-versie is er voor Windows (zowel exe als msi), MacOs, iOS en Android. Uiteraard is het ook mogelijk om deze client via Intune automatisch op alle apparaten uit te rollen. 

AIP Plan 1 en AIP Plan 2

Je beschikt met de cloudbundel over Azure Information Protection Plan 1. Er bestaat daarnaast de versie Plan 2. Een verschil is het automatiseren van de classificaties op documenten. Met Plan 1 kun je alleen aanbevelingen geven aan gebruikers, met Plan 2 kun je een bestand automatisch voorzien van een veiligheidslabel.

Daarnaast beschikt Plan 2 over de Azure information Protection-scanner. Dit is een programma dat detecteert, classificeert en optioneel documenten beschermt die zijn opgeslagen op gedeelde locaties en lokale SharePoint-servers. Hier kun je labels automatisch laten toevoegen en daarom is Plan 2 vereist.

Een ander verschil is de geavanceerde berichtversleuteling. Hiermee kun je gevoelige e-mails beheren die buiten de organisatie worden gedeeld met een automatisch beleid via een e-mailsjabloon. Het is zelfs mogelijk een vervaldatum aan deze e-mails toe te voegen. Beheerders kunnen hiermee de toegang tot versleutelde e-mail (die extern worden benaderd via een beveiligde webportal) voor externe ontvangers op elk gewenst moment intrekken. 

Het is mogelijk om veilig mailen te laten implementeren op basis van automatisch labelen in AIP Plan 2. Ook dit kan een consultant voor je verzorgen. 

Prijsindicatie

Wanneer je bij ons een vrijblijvende offerte opvraagt, houd er dan rekening mee dat een prijs van veel factoren afhankelijk is. Daarom kunnen wij hier geen vaste prijs voor opstellen. Wil je dat de consultants de client-applicatie op pc’s zetten? Of doe je dit zelf? Wil je dat je eindgebruikers een training krijgen wanneer veilig mailen is ingesteld. Of heb je hier zelf al een plan voor? Onze consultants zullen contact met je opnemen en op basis van je wensen een persoonlijk advies uitbrengen. 

Vraag een offerte aan via onderstaande knop.

Handige links over veilig mailen met AIP: 
•  Office 365-berichtversleuteling
•  Email encryption in Office 365
•  Versleutelde berichten in Outlook