Veilig e-mailen en bestanden delen - Microsoft 365 (Cloudbundel functionaliteit)

Veilig e-mailen en bestanden delen - Microsoft 365 (Cloudbundel functionaliteit)

Leverancier: Microsoft

Categorieën: Back-Up software, Antivirus & Beveiliging, Documentbeheer, Online Diensten

Vorm: Schoollicentie

Einddatum licentieovereenkomst leverancier: 31-12-2021

Met de producten uit de Cloudbundel kunt u veilig e-mailen. Om dit optimaal in te zetten is een goede implementatie belangrijk. Hier kan een van onze consultants bij helpen.

De Cloudbundel bevat de Enterprise Mobility + Security Suite met onder andere Azure Information Protection Plan 1. Hiermee kunt u veilig mailen. Azure Information Protection (ook wel AIP)  helpt daardoor een datalek voorkomen en zorgt dat u voldoet aan de AVG. U kunt AIP onder andere gebruiken om een document te versleutelen en markeringen of watermerken toe te voegen. Ook kunt u ervoor zorgen dat acties, zoals kopiëren, bewerken en doorsturen, wel of niet toegestaan zijn.

Om gebruik te maken van alle mogelijkheden van AIP is een goede implementatie belangrijk. Wilt u dat een van onze consultants ‘veilig mailen en veilig data delen’ voor u inricht? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan via onderstaande knop.

Veilig e-mailen door middel van classificatie (labeling) en versleuteling

AIP biedt een handige oplossing voor e-mail versleuteling. Zo verstuurt u versleutelde berichten vanaf elk apparaat, zowel in- als extern. Dit gebeurt op basis van een label dat u aan het e-mail bericht meegeeft zodra deze gevoelige informatie bevat. Alleen de juiste ontvanger kan het bericht ontsleutelen.

Ontvangers hoeven geen Microsoft-account te hebben om een versleuteld bericht te ontvangen. Dit kunnen ook Google-of Yahoo- accounts zijn. Via een e-mail notificatie ontvangen externe gebruikers bericht dat ze een versleuteld bericht ontvangen hebben en kunnen zij het bericht (wanneer ze zichzelf geverifieerd hebben) openen.

Het is mogelijk deze notificatie te personaliseren naar de huisstijl van uw organisatie.



Labels (classificaties) aanmaken en het beleid bepalen

Onze consultants zullen ervoor zorgen dat de juiste labels aanwezig zijn zodat u direct veilig kunt mailen binnen uw organisatie.

Wanneer medewerkers een label vervolgens aan een bericht geven, kan het bericht daardoor bijvoorbeeld niet doorgestuurd of geprint worden. Deze labels kunnen handmatig door gebruikers aan een document of e-mail gehangen worden of op basis van een aanbeveling. Het is mogelijk om op basis van de inhoud van een bericht, een aanbeveling of automatische labeling te doen, wanneer er gevoelige informatie zoals een BSN-nummer of IBAN ingetypt wordt.

Een voorbeeld van zo’n aanbeveling: 

Er wordt een melding (aanbeveling) weergegeven dat het aangeraden wordt deze te versleutelen.

Allereerst zal er gekeken worden of er oude labels aanwezig zijn in uw tenant. Deze kunnen in sommige gevallen worden gemigreerd en anders zullen zij dit opnieuw voor u aanmaken. Dit is belangrijk om de labels tussen al uw applicaties (zoals Office of Outlook) op dezelfde manier te laten werken. Dit is in het kader van Unified Labeling, wat betekent dat alle labels door overal hetzelfde werken.

AIP is meer dan alleen veilig mailen

Met Azure Information Protection kunt u naast het versleutelen van e-mail berichten, ook Office-documenten classificeren (labelen). Zo geeft u een bepaalde gevoeligheid mee. Een beveiligd bestand wordt dan als deze als bijlage aan een e-mail wordt toegevoegd ook als veilig verstuurd. De beveiliging zit vast aan het document en blijft te allen tijde intact, ook wanneer een andere gebruiker een kopie van het document maakt. Daarnaast kunt instellen dat wanneer ‘gevoelige informatie’ toegevoegd wordt in een bestand, er automatisch een aanbeveling gedaan wordt.

Ook kunt u bekijken of de standaard regels voldoende zijn. Wellicht zijn er uitzonderingen nodig. Als dit gewenst is, kunt u aangepaste regels aanmaken. 


 
Naast Office-bestanden zijn ook pdf’s te beveiligen. Ook is het mogelijk complete SharePoint-sites te classificeren. Daarnaast is het mogelijk een beveiligd bestand te volgen en de toegang in te trekken. Een mooie functionaliteit die van pas kan komen als u bestanden met derden deelt. Zo zorgt u dat u de regie in uw handen blijft.

   

Unified labeling en de client-installatie

Onze consultants kunnen u informeren over de client-versie van Azure Information Protection Unified Labeling. Deze versie kunt u los op apparaten installeren. Deze client-versie is er voor Windows (zowel exe als msi), MacOs, iOS en Android. Uiteraard is het ook mogelijk om deze client via Intune automatisch op alle apparaten uit te rollen. 

AIP Plan 1 en AIP Plan 2

U beschikt met de Cloudbundel over Azure Information Protection Plan 1. Er bestaat daarnaast de versie Plan 2. Een groot verschil is het automatiseren van de classificaties op documenten. Met Plan 1 kunt u alleen aanbevelingen geven aan gebruikers, met Plan 2 kunt u een bestand automatisch voorzien van een veiligheidslabel.

Voorbeeld: u heeft in uw organisatie een beleid dat zodra men een IBAN noemt in een word-document, dat dit gevoelige informatie is en u dit wilt beveiligen d.m.v. een classificatie. Een gebruiker met Plan 1 krijgt bij het intypen van een IBAN nummer een aanbeveling het document te versleutelen. Bij een gebruiker met Plan 2 wordt het document automatisch versleuteld. 
Plan 1 werkt overigens wel automatisch op de e-mail. Dus zodra u in een e-mail of een bijlage een IBAN nummer intypt, zal deze automatisch versleuteld verstuurd worden - mits dit op de juiste manier is ingericht. Veilig e-mailen kunt u dus met de Cloudbundel geheel automatiseren en afdwingen. Wilt u dit ook voor documenten instellen, dan heeft u Plan 2 nodig.

Daarnaast beschikt Plan 2 over de Azure information Protection-scanner. Dit is een programma dat detecteert, classificeert en optioneel documenten beschermt die zijn opgeslagen op gedeelde locaties en lokale SharePoint-servers. Hier kunt u labels automatisch laten toevoegen en daarom is Plan 2 vereist.

Een ander verschil is de geavanceerde berichtversleuteling. Hiermee kunt u gevoelige e-mails beheren die buiten de organisatie worden gedeeld met een automatisch beleid via een e-mailsjabloon. Het is zelfs mogelijk een vervaldatum aan deze e-mails toe te voegen. Beheerders kunnen hiermee de toegang tot versleutelde e-mail (die extern worden benaderd via een beveiligde webportal) voor externe ontvangers op elk gewenst moment intrekken. 

Extra functies van Plan 2 t.o.v. Plan 1 

  • Geavanceerde berichtversleuteling
  • Voorwaarden configureren voor automatische en aanbevolen classificatie;<
  • Labels instellen om vooraf geconfigureerde S/MIME-beveiliging in Outlook automatisch toe te passen;
  • Het overmatig delen van informatie bij het gebruik van Outlook wordt onder controle gehouden (waarschuwen, goedkeuren of e-mails blokkeren);
  • Hold Your Own Key (HYOK) voor Azure Information Protection en Active Directory (AD) Rights Management voor scenario's waarin veel regels gelden;<
  • Azure Information Protection-scanner voor automatische classificatie, labeling en bescherming van ondersteunde on-premises gegevens.

Het is mogelijk om veilig mailen te laten implementeren op basis van automatisch labelen in AIP Plan 2.  Ook dit kan een consultant voor u verzorgen. 

Meer weten over veilig delen van data? 

Wilt u alles leren over het veilig delen van data, dan is onze training Vertrouwelijke data beveiligen en veilig delen interessant. Wanneer u de implementatie zelf wilt doen, raden we aan deze pagina te bekijken.

Prijsindicatie

Wanneer u bij ons een vrijblijvende offerte opvraagt, houdt er dan rekening mee dat een prijs van veel factoren afhankelijk is. Daarom kunnen wij hier geen vaste prijs voor opstellen. Wilt u dat de consultants de client-applicatie op pc’s zetten? Of doet u dit zelf? Wilt u dat uw eindgebruikers een training krijgen wanneer veilig mailen is ingesteld. Of heeft u hier zelf al een plan voor? Onze consultants zullen contact met u opnemen en op basis van uw wensen een persoonlijk advies uitbrengen. 

Vraag een offerte aan via onderstaande knop.
 


Handige links over veilig mailen met AIP: 
•  Office 365-berichtversleuteling
  Email encryption in Office 365
  Versleutelde berichten in Outlook

 

Inloggen: U kunt de prijs pas bekijken als u bent ingelogd!