Automatiseer processen: efficiënt werken in het onderwijs

Denk aan een digitaal aanmeld- of ondertekenproces. Zo creëer je tijdwinst voor je medewerkers en zorg je ervoor dat zij makkelijker én met meer plezier (samen)werken.

Waarom werkprocessen automatiseren in het basisonderwijs?

Verlopen veel processen momenteel handmatig binnen jullie onderwijsinstelling? Misschien:

• versturen jullie documenten zoals toestemmingsformulieren en rapporten via briefpost of een papiertje die met de leerling wordt meegegeven;
• verzamelen jullie handtekeningen van bestuurders op subsidieaanvragen via een papieren tekenboek;
• houden jullie aantekeningen en gespreksverslagen bij in een eigen notitieboek.

Deze handelingen kosten waarschijnlijk veel tijd en geld. Denk aan een bestuurder die fysiek aanwezig moet zijn om een rechtsgeldige krabbel in het tekenboek te zetten, een leerkracht die lang bezig is met het zoeken naar een verslag of een administratief medewerker die steeds maar weer nieuw printpapier aanschaft. Daarbij zijn foutjes bij dit soort handmatige taken zo gemaakt: een document wordt verkeerd opgeslagen, verstuurd naar de verkeerde persoon of raakt kwijt.

Zulke uitdagingen los je op door werkprocessen te automatiseren. Wanneer je een bepaald proces automatiseert laat je de computer voor je 'werken', waardoor jij of een collega het niet zelf hoeft te doen. Hierdoor creëer je tijdwinst, maak je minder handmatige fouten en wordt het werk simpelweg gewoon wat makkelijker én leuker. En zo blijft er meer tijd over voor de kern van het vak: het voorbereiden, geven en verbeteren van basisonderwijs!

Wat voor werkprocessen kun je automatiseren?

In principe valt er van alles te automatiseren, maar bedenk voor jezelf eens of er bepaalde zaken in de onderwijsinstelling zijn die misschien makkelijker kunnen. Foutgevoelige taken met veel handwerk of werkzaamheden waar medewerkers onnodig veel tijd aan kwijt zijn. Denk ook aan processen die steeds opnieuw terugkeren in een cyclus: zou het niet handig zijn om deze één keer goed in te richten zodat je er daarna geen omkijken meer naar hebt?

Hieronder geven we je een aantal voorbeelden van processen die je (laagdrempelig) kunt automatiseren:

• Van een papieren tekenboek naar een elektronisch tekenboek waarin ouders, medewerkers of bestuursleden al hun documenten in één keer digitaal ondertekenen met een 100% rechtsgeldige handtekening.
• Van toestemmings- of aanmeldformulieren (bijvoorbeeld voor nieuwe leerlingen) via de post naar digitale formulieren die vanaf iedere locatie ingevuld kunnen worden, waarna de antwoorden direct worden opgeslagen en bij de juiste persoon terechtkomen;
• Van losse handelingen rondom een jubilea naar een automatische workflow: de medewerker krijgt een felicitatiemail en alle betrokkenen ontvangen op tijd een herinnering (bestel een bosje bloemen, verhoog het salaris, bereid de speech voor);
• Van losse mailtjes en belletjes met allerlei facilitaire of ICT-vragen naar een online ticketsysteem. 

Beluister ook onze podcast waarin Rutger van Bostelen (hoofd ICT bij PROOLeiden-Leiderdorp) vertelt hoe hij aan de slag is gegaan met procesautomatisatie binnen de stichting.

Oplossingen voor werkprocesautomatisatie

Wij bieden diverse mogelijkheden die je helpen om de werkprocessen in je school of bestuur te automatiseren. Je kunt hier al laagdrempelig mee beginnen, denk aan oplossingen voor documentmanagement en/of digitaal ondertekenen. Daarnaast is het ook mogelijk om gehele workflows te creëren voor bepaalde (terugkomende) processen.

Benieuwd naar de mogelijkheden van de diverse leveranciers? Bekijk dan deze pagina’s:

• DocuFlow – workflows voor documenthandelingen creëren
• Signhost (voorheen Evidos) – documenten digitaal ondertekenen
• Adobe Sign – documenten digitaal ondertekenen
• Adobe Acrobat Pro – pdf's maken, bewerken en delen
• FileMaker - oplossing voor procesautomatisering 
• Power Automate en Power Apps – apps bouwen, werkstromen maken en data-inzichten verkrijgen

Tip: Bekijk het handige vergelijkingsdocument waarin we oplossingen voor digitaal ondertekenen met elkaar vergelijken.