SharePoint Syntex

Met SharePoint Syntex zet je met kunstmatige intelligentie alle digitale documenten om in verwerkbare informatie. Zo automatiseer en vergemakkelijk je de werkprocessen in je onderwijsinstelling die nu nog vaak handmatig zijn.

• Automatiseer met kunstmatige intelligentie (AI) werkprocessen in je onderwijsinstelling
• Hou tijd over die in onderwijs gestoken kan worden
• Zoek makkelijker door alle digitale documenten binnen de school

Wat is SharePoint Syntex?

SharePoint Syntex classificeert automatisch documenten op SharePoint, door metadata uit de bestanden te halen. Dat gaat met behulp van kunstmatige intelligentie (AI). Via een zogenaamde uitleg definieer je de informatie die je wilt labelen en extraheren. Je traint een 'model' met voorbeeldbestanden. SharePoint Syntex leert dan hoe het bestanden moet uitlezen. Hierdoor kun je gegevens uit de documenten volledig ophalen, analyseren en vervolgens weergeven in een SharePoint lijst. Denk aan een extra kolom in de SharePoint weergave met de vervaldatum van een document. Hier kan je (onder andere via Power Automate) acties aan koppelen, bijvoorbeeld dat de juiste contactpersoon een mail krijgt wanneer diegene het document moet herzien.

Met SharePoint Syntex zorg je er dus voor dat de informatie (uit al je documenten) gemakkelijker te vinden en categoriseren is. Hiermee verbeter je het documentmanagement in je organisatie.

Lees meer over SharePoint Syntex.

Automatiseer processen via AI en machine learning

Waarvoor kun je SharePoint Syntex precies inzetten? Vooral voor documenten zoals facturen en (abonnement)contracten. Denk aan de afdeling financiën die elke maand veel documenten beoordeelt op specifieke, cruciale informatie zoals contracten, formulieren, factuurafschriften en belastingaangiften. Met SharePoint Syntex geef je bepaalde gegevens uit een factuur (naam, factuurnummer, totaalbedrag of vervaldatum) bijvoorbeeld weer als een kolom in een bibliotheekweergave. Zo zie je in één oogopslag bijvoorbeeld welke contracten binnenkort vervallen.

Vervolgens koppel je via andere toepassingen zoals Power Automate automatische taken aan de documenten of lijsten. Denk bijvoorbeeld aan een automatische goedkeuringsworkflow, om facturen boven een bepaald bedrag goed te laten keuren door specifieke personen binnen de organisatie. Maar ook bijvoorbeeld het informeren van de juridische afdeling bij een contractverlenging die een bepaald bedrag in euro’s overschrijdt.

Bekijk ook andere voorbeelden over hoe je SharePoint Syntex kunt inzetten in je organisatie.

Het maken van SharePoint Syntex-modellen

Via een inhoudscentrum maak, train en beheer je SharePoint Syntex-modellen. Het eerste inhoudscentrum (het standaard inhoudscentrum) wordt gemaakt als onderdeel van de SharePoint Syntex-configuratie. Extra inhoudscentra maak je als beheerder in het beheercentrum. Vervolgens kun je bepaalde groepen (afdelingen) dit laten beheren. Alle gemaakte SharePoint Syntex-modellen komen samen in het standaard inhoudscentrum. Hierin bekijk je vervolgens alle inhoudscentra en SharePoint Syntex-modellen, plus alle gebruiksanalyses hiervoor.

Hoe verwerkt SharePoint Syntex informatie?

SharePoint Syntex gebruikt twee verschillende modellen voor gegevensclassificatie en -extractie.

• Formulierverwerkingsmodel: Dit zijn gestructureerde documenten. Hierbij bevinden de gegevens zich doorgaans op dezelfde locatie in het document.

• Documentbegripmodel: Dit zijn ongestructureerde documenten waarbij de informatie is opgenomen in tekstblokken. Met machine learning technieken wordt hier de juiste informatie uitgehaald.

Bekijk de verschillen tussen documentbegripmodellen en formulierverwerkingsmodellen.

Kan ik de licenties jaarlijks afschalen of opzeggen?

De einddatum van deze licentie staat standaard op 31 december 2026, de einddatum van het Microsoft basispakket. Maar de licenties zijn, in tegenstelling tot het basispakket, wel jaarlijks opzegbaar. Ook kun je het aantal licenties jaarlijks afschalen. Wil je de licenties voor het komende jaar opzeggen of afschalen? Meld dat dan bij ons vóór eind november. Licenties opschalen kan op ieder moment van het jaar. Plaats hiervoor een extra bestelling in de webwinkel.