AI-agents in het basisonderwijs: wat heb je er écht aan?

Leerlingen inschrijven, ouders informeren, ziekmeldingen verwerken, beleidsdocumenten bijhouden en vergaderingen notuleren. Het zijn misschien niet de taken waar je als eerste aan denkt bij onderwijs, maar ze kosten wel tijd.

“Veel processen binnen scholen bevatten terugkerende, vaste stappen”, vertelt Xander, Senior AI Business Specialist. “Voor dat soort processen zou je een agent kunnen bouwen.”

Van AI-assistent naar AI-agent

Wie met Copilot werkt, gebruikt AI vooral als persoonlijke assistent: om vragen te beantwoorden, informatie samen te vatten of documenten te maken. Een AI-agent gaat een stap verder. Die richt je in voor een specifieke taak of een proces.

Vooraf bepaal je binnen welke kaders een agent mag werken. Vervolgens kan hij zelfstandig informatie verzamelen, beoordelen en actie ondernemen als een bepaalde gebeurtenis of een afgesproken moment daar aanleiding toe geeft.

Een agent kan bovendien voor meerdere medewerkers werken. Je vraagt hem dus niet alleen om mee te denken, maar laat hem ook werk uitvoeren.

Terugkerende processen bieden kansen

Neem de inschrijving van een nieuwe leerling. Ouders leveren gegevens aan, de school controleert die en communiceert over het vervolg.

“Een agent kan alvast controleren of alle velden kloppen”, vertelt Xander. “Misschien is een e-mailadres niet juist of past een postcode niet bij het adres. De agent kan afwijkingen signaleren, een overzicht maken en alvast een antwoord aan de ouders voorbereiden.”

De medewerker controleert de informatie en beslist wat er gebeurt. Kerem, Senior Solution Engineer, benadrukt dat dit bewust zo kan worden ingericht. “Het hoeft niet volledig automatisch te gaan. Je kunt op bepaalde punten een goedkeuring of controle laten uitvoeren. Zo blijft de mens betrokken.”

Ook bij andere werkzaamheden liggen kansen. Denk aan ziekmeldingen, HR-processen en het doorzoeken van beleidsdocumenten. Kerem noemt daarnaast vergaderingen: “Een agent kan een vergadering verwerken, automatisch notulen maken, die in een vast format zetten en vervolgens verspreiden.”

Geen spectaculaire toepassingen misschien, maar juist hier kan veel tijdwinst ontstaan. Tijd die medewerkers aan het onderwijs kunnen besteden.

Niet iedere toepassing vraagt om een AI-agent

Voor de leerkracht voor de klas ligt het volgens Kerem genuanceerder. Hij ziet nog geen specifieke agent voor zich die het dagelijkse lesgeven ingrijpend verandert.

Kerem: “Je kunt AI natuurlijk gebruiken om informatie op te halen of leuke opdrachten voor een les te maken. Maar ik heb nog geen ‘killer agent’ gezien waarvan ik denk: dit gaat het leven veranderen van iemand die lesgeeft aan groep 3 of groep 6.”

Andere AI-toepassingen kunnen voor individuele medewerkers soms geschikter zijn. Kerems boodschap: maak van een agent geen doel op zich.

Soms is dat een AI-agent, soms een andere AI-toepassing en soms volstaat een eenvoudige automatisering.

Scholen hebben behoefte aan concrete voorbeelden

Wat hebben scholen nodig om met AI-agents aan de slag te gaan? Volgens Xander vooral herkenbare praktijkvoorbeelden:

“Als ik directeur van een basisschool was, zou ik willen zien hoe het werkt. Misschien is degene die bij ons iets met IT doet ook de juf van groep 4. Dan moet het zo makkelijk mogelijk zijn.”

Daarbij speelt verantwoordelijkheid een grote rol. “Als directeur wil ik weten wat de risico’s zijn. Ik heb geen securityspecialist op mijn school, maar draag wel verantwoordelijkheid.”

Hier ziet Xander een rol voor APS IT-diensten. “APS komt op scholen, spreekt met directies en weet waar zij tegenaan lopen. Waar ligt een directeur wakker van? Hoe zou een agent daarbij kunnen helpen? Dát zijn de vragen die je moet stellen.”

Veilig omgaan met gegevens

Zodra een agent toegang krijgt tot e-mails, HR-informatie of leerlinggegevens, is veiligheid essentieel.

Binnen de Microsoft-omgeving werken Copilot en agents met bestaande toegangsrechten. Een medewerker krijgt via een agent dus niet automatisch toegang tot informatie die normaal buiten diens bereik ligt.

“Je kunt bepalen wie een bepaalde agent mag gebruiken”, legt Xander uit. “Een HR-agent kun je bijvoorbeeld alleen beschikbaar maken voor mensen met een HR-rol.”

Ook kun je vertrouwelijke informatie afschermen voor gebruik door agents. Kerem: “Als schoolbestuur kun je bepalen welke gegevens wel of niet in Copilot of agents terecht mogen komen. De ingestelde regels worden gerespecteerd.”

Bij koppelingen met externe systemen is extra aandacht nodig voor de verwerking en uitwisseling van gegevens. Een veilige inrichting begint daarom bij duidelijke keuzes over toegang, gegevensgebruik en verantwoordelijkheden.

Hoe betrouwbaar zijn AI-agents?

Ook een AI-agent kan fouten maken. Maar de manier waarop je hem inricht, helpt om dat risico te beperken.

“Als je een vaste verzameling informatie gebruikt en de agent daarbinnen laat werken, kun je onjuiste antwoorden veel verder beperken”, legt Xander uit.

Kerem vult aan: “Je kunt heel specifiek aangeven: als je het niet weet, zeg dan dat je het niet weet. Ook kun je de toegang tot internet uitschakelen of de vrijheid van het taalmodel beperken. En bij belangrijke beslissingen blijft een medewerker betrokken. Werk uit handen geven aan AI betekent dus niet dat je de controle uit handen hoeft te geven.”

Begin bij de dagelijkse praktijk

Welke werkzaamheden kosten jouw school structureel veel tijd? Dat is volgens beide experts de belangrijkste vraag.

Kerem bekijkt daarvoor graag een normale werkweek. “Wat doe je van maandag tot en met vrijdag? Waar gaat veel tijd naartoe en wat kan anders? Vervolgens kijk je wat een oplossing daadwerkelijk oplevert.”

Want een agent bouwen omdat het technisch mogelijk is, heeft weinig zin. “Anders ga je dingen bouwen om te bouwen. En dat is nooit de bedoeling.”

Xander kijkt vooral naar het resultaat: “Helpt het mij de werkdruk te verlagen? Wordt een proces eenvoudiger? Of draagt het bij aan mijn werkgeluk? Dáár wil je naar kijken.” 

Wat levert het jouw school op?

Je hoeft als school dus niet te beginnen met de vraag welke AI-agent je wilt hebben. Begin bij je eigen school(bestuur). Waar gaat nu onnodig veel tijd naartoe? Welke processen keren steeds terug? En waar zou je medewerkers daadwerkelijk werk uit handen kunnen nemen? 

Daar kan een waardevolle toepassing van AI beginnen.