Automatiseer processen: efficiënt werken in het onderwijs
Digitaal ondertekenen in het onderwijs: efficiënt, veilig en duurzaam
Kosten ondertekenprocessen op jullie school veel tijd en geld? Vaak duurt het lang voordat alle handtekeningen zijn verzameld en ingevulde documenten raken snel zoek. Gelukkig kan het veel efficiënter, veiliger én duurzamer met digitaal ondertekenen!
Waarom als school(bestuur) overstappen naar digitaal ondertekenen?
Denk eens aan situaties binnen jouw onderwijsorganisatie waar mensen iets moeten ondertekenen. Bijvoorbeeld:
- Er is toestemming nodig om op school foto’s te maken van leerlingen, om een klas mee te nemen naar de Efteling of om zorgdossiers te verwerken.
- Declaratieformulieren, arbeidscontracten en subsidieaanvragen die een krabbel nodig hebben van (nieuwe) medewerkers of directieleden.
Handtekeningen zijn vaak niet snel gezet. Ouders moet formulieren printen, invullen, scannen en terugsturen. Dan is het nog maar de vraag of zij hier de middelen voor hebben. Of verschillende directieleden moeten naar kantoor komen om een handtekening in hetzelfde tekenboek te zetten. En alles moet ook nog eens administratief worden bijgehouden…
De administratieve druk in het onderwijs blijft toenemen. Toch werken veel scholen nog met papieren formulieren en handgeschreven handtekeningen. Een tijdrovende en dure methode, zeker nu de postzegelprijs blijft stijgen. Een goed moment om over te stappen naar digitaal ondertekenen!
Hoe werkt digitaal ondertekenen?
- Verzenders (bijvoorbeeld administratief medewerkers) krijgen een overzichtelijk online dashboard van waaruit zij direct een ondertekenverzoek versturen naar de juiste personen.
- Ontvangers (bijvoorbeeld ouders of directieleden) krijgen een e-mail met dit verzoek, moeten zichzelf verifiëren, zetten een digitale krabbel en sturen het document snel terug. Dit kan op ieder moment en vanaf iedere locatie.
- De verzender ziet de handtekening verschijnen op het dashboard en weet precies wie er wanneer heeft getekend. Ook kan de verzender regelen dat er automatisch herinneringen worden verstuurd.
Digitale handtekeningen in het onderwijs: rechtsgeldig en betrouwbaar?
De voordelen van digitaal ondertekenen in het onderwijs op een rijtje
Met de overstap naar digitaal ondertekenen:
- zijn printjes, enveloppen en postzegels niet meer nodig: dat scheelt in de kosten én is duurzaam
- verlaag je de administratieve lasten: zo houden je collega's kostbare tijd over en worden er minder fouten gemaakt
- ondertekenen collega’s, ouders en externen rechtsgeldig binnen een beveiligd platform, in lijn met de AVG en het normenkader IBP
- is er meer grip op ondertekenprocessen: men raakt geen handtekeningen kwijt en weet precies wie er nog moet ondertekenen
- zorg je voor een efficiënter werkproces met meer rust en werkplezier!
Starten met digitaal ondertekenen
Wij bieden in onze webwinkel verschillende oplossingen aan voor digitaal ondertekenen: Adobe Acrobat Sign, ValidSign en Zivver Digitaal Ondertekenen. Benieuwd welk product het beste bij jullie past? Bekijk dan ook het vergelijkingsdocument waarin we de oplossingen met elkaar vergelijken.
Aan de slag of meer informatie?
We denken graag met je mee! Stuur een e-mail naar onze schooladviseur Charles Hunfeld via c.hunfeld@apsitdiensten.nl en geef aan dat je erover nadenkt om het ondertekenproces te automatiseren.
