Back-uppen: noodzakelijk voor mijn onderwijsorganisatie?

De evolutie van back-up in het (basis)onderwijs

Vroeger, toen we nog lokaal werkten, betekende back-uppen dat je een héle server of computer moest back-uppen. Want zodra de hardware weg zou vallen, zouden ook alle instellingen verloren gaan.

Tegenwoordig zitten de meeste scholen in de cloud, waardoor je technisch gezien gebruikmaakt van de hardware van iemand anders. In het geval van Microsoft of Google bevindt de hardware zich in een datacenter. Zij zijn hierdoor verantwoordelijk dat de diensten (en bijbehorende data) voortdurend beschikbaar zijn. En er zijn maatregelen genomen waardoor risico’s op schadelijke gebeurtenissen tot een minimum worden beperkt. In een Service Level Agreement (SLA) leggen cloudleveranciers vast hoe vaak een dienst niet beschikbaar mag zijn, zonder dat zij daarvoor (financiële) vergoedingen aan jou als school verschuldigd zijn.

Oorzaken van gegevensverlies op scholen

De laatste jaren hebben we steeds meer te maken met hacks, ransomware, D-DOS aanvallen enzovoort. In het nieuws lees je dat ook regelmatig onderwijsinstellingen hier slachtoffer van zijn. Wist je dat menselijk falen de grootste veroorzaker is van dataverlies? Daarna volgen criminele aanvallen pas. Je kunt je dus afvragen: zijn hackers zo goed in hun werk of zorgen gebruikers zelf voor problemen? Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld per ongeluk onbetrouwbare URL’s openen of documenten verwijderen. Of denk aan een boze werknemer die expres data verwijdert. Een back-up van de gegevens hebben is dan wel handig!

Maar is een back-up nog wel nodig als je in de cloud werkt?

Werken in de cloud leidt neemt bepaalde risico's weg. Daardoor is het niet vreemd dat steeds meer scholen zich de vraag stellen: is een back-up nog wel nodig als je in de cloud werkt?

Microsoft 365
Microsoft geeft aan dat een back-up - als je volledig in Microsoft 365 werkt - eigenlijk niet meer nodig is, omdat zij diverse standaardmogelijkheden aanbiedt waarmee je gegevens- en dataverlies kunt verminderen of voorkomen. Maar Microsoft regelt deze back-up niet, je bent zelf verantwoordelijk voor je data. Andere leveranciers beweren daarom het tegenovergestelde en laten weten dat je moet kiezen voor een externe back-up, juist als je met Microsoft 365 werkt. Voor beide standpunten valt wat te zeggen. Dat maakt ook dat er geen eenduidig ja of nee antwoord bestaat, het antwoord kan per school en situatie verschillen. Wel is het duidelijk dat de back-up strategie met de komst van de cloud opnieuw bepaald moet worden. Werk je met Microsoft 365? Lees dan onze pagina over Microsoft 365 en back-up.

Google Workspace
Net als bij Microsoft, biedt ook Google geen eigen back-up van bijvoorbeeld de Google Workspace. Er geldt een beperkte back-up van maximaal 30 dagen. Google biedt wel oplossingen die het verlies van data proberen te minimaliseren zoals Google Vault en Takeout.

Welke zaken zijn van belang als je back-up overweegt?

Een back-up kun je zien als een schakel in de keten van beveiliging. Wil je weten of back-up voor jouw onderwijsorganisatie van belang is? Vraag jezelf dan het volgende:

• Hoe creëer ik meer bewustwording bij gebruikers in hoe zij veilig omgaan met data en het voorkomen van dataverlies?
• Wil ik back-uppen in een lokale omgeving of in de cloud? Of misschien hybride?
• Welke data wil ik opslaan, bijvoorbeeld een complete Microsoft omgeving (Sharepoint, OneDrive, Exchange),of Google Workspace?
• Heb ik een inzicht in de hoeveelheid data waar ik een back-up van wil maken?
• Kies ik voor een back-up per gebruiker of van een gehele omgeving?

Gebruik deze handige checklist met alle vragen die je jezelf moet stellen.

Tip: bekijk ook eens ons webinar over het belang van back-up.

Verschillende back-up oplossingen

Wil je graag gebruikmaken van een externe back-up, dan bieden wij diverse mogelijkheden aan die je kunt inzetten. Uiteraard kun je bij ons ook terecht voor advies of wanneer je vragen hebt. Benieuwd naar de mogelijkheden van de diverse leveranciers? Bekijk deze pagina’s:

• Immutec-Arcserve Vault Back-up
• Barracuda Office 365 Cloud Back-up
• Ekco Back-up
• Acronis Cyber Back-up Advanced

Wil je weten wat het verschil is tussen deze aanbieders? Neem dan vooral een kijkje op de pagina Back-up oplossingen: een vergelijking.

En lees ook de meestgestelde vragen over back-up.