Back-uppen: noodzakelijk voor mijn onderwijsorganisatie?

Voor iedere school of stichting is het essentieel om zorgvuldig om te gaan met data. Die gegevens en bestanden zijn immers de basis voor het gehele onderwijsproces en de bedrijfsvoering. Gelukkig zijn er veel beveiligingsmaatregelen die je kunt nemen om de data veilig te houden.

Toch blijft de kans op een incident met dataverlies aanwezig. De laatste jaren hebben namelijk ook scholen steeds meer te maken met cyberaanvallen waarbij belangrijke bestanden versleuteld raken of gestolen worden. En dacht je van een medewerker die per ongeluk belangrijke documenten of een gehele mailbox verwijdert? Of een boze collega die dat met opzet doet? Een menselijke handeling is zelfs de grootste veroorzaker van dataverlies! Ook kunnen er storingen plaatsvinden in hard- of software waardoor gegevens beschadigen of verloren gaan.

Gevolgen van dataverlies die je wil voorkomen

Dataverlies kan vervelende (en ernstige) gevolgen hebben voor de continuïteit van het onderwijs. Al helemaal bij een ransomware-aanval. Zo kunnen onderwijstaken en andere werkzaamheden stil komen te liggen, doordat er data versleuteld is die nodig is voor bepaalde overleggen of lessen. Ook heeft groot dataverlies financiële of juridische consequenties, zoals het betalen van herstelprocedures, boetes of nieuwe maatregelen om het risico op een herhaling te verkleinen. En niet te vergeten: een datalek leidt tot onrust en onzekerheid bij de betrokkenen en kan daardoor het vertrouwen in de onderwijsinstelling schaden. Genoeg redenen dus om regelmatig een back-up te maken van alle (belangrijke) bestanden en gegevens!

Waarom een back-up?

Een back-up herstelt de originele data wanneer deze is aangetast, verwijderd of gestolen. Het is een soort vangnet dat voorkomt dat de gegevens voorgoed kwijtraken. Zo zorgt een back-up ervoor dat:

• alle werkzaamheden en processen snel weer kunnen worden voortgezet na onverwachte gebeurtenissen. De continuïteit van het onderwijs en de stichting blijft dus beter gewaarborgd;
• belangrijke bestanden altijd veilig zijn: óók bestanden die niet dagelijks worden gebruikt en waarvan je niet altijd door hebt of er iets vreemds mee is gebeurd.

Ook belangrijk om te weten: accountants en verzekeraars kunnen eisen stellen aan de beveiliging van gegevens en de beschikbaarheid ervan. Een goede back-upstrategie is hier onderdeel van.  Daarnaast is het regelen van back-up een belangrijke stap in het verhogen van jullie volwassenheidsniveau, kijkend naar het IBP-normenkader.

Wij werken met Microsoft 365 en/of Google Workspace, dan hebben we toch al een back-up?

Cloudleveranciers zoals Microsoft of Google zijn verantwoordelijk dat hun diensten (en bijbehorende data) voortdurend beschikbaar zijn. Daarom bieden ze standaard herstelmogelijkheden aan. Zo kunnen ze voldoen aan de Service Level Agreement (SLA): een overeenkomst waarin leveranciers vastleggen hoe vaak een dienst niet beschikbaar mag zijn, zonder dat zij daarvoor (financiële) vergoedingen aan jou als school verschuldigd zijn.

Maar: voor het back-uppen van eigen data en gegevens ben je altijd zelf verantwoordelijk. De leveranciers regelen geen echte back-up en bieden ook geen garanties wanneer het misgaat. Data opslaan in de cloud klinkt dus misschien heel veilig, maar dat is het niet altijd!

Microsoft 365
Microsoft biedt diverse mogelijkheden aan waarmee je gegevens kunt herstellen, zoals een standaard herstel tot 14 dagen terug en een bewaarbeleid. Maar Microsoft regelt geen back-up. Lees meer over de herstelmogelijkheden van Microsoft.

Google Workspace
Ook Google biedt geen eigen back-up van bijvoorbeeld de Google Workspace. Er geldt een beperkte back-up van maximaal 30 dagen. Google biedt wel oplossingen die het verlies van data proberen te minimaliseren zoals Google Vault en Takeout.

Extra veiligheid met een externe back-upoplossing

De opties voor gegevensherstel van Microsoft en Google beperken een aantal risico's, maar sluiten compleet dataverlies niet uit. Het is daarom een veelgehoorde misvatting dat een extra back-up niet nodig is wanneer je in de cloud werkt. Een externe back-upoplossing geeft juist zekerheid dat de data écht veilig is en maakt je minder afhankelijk van leveranciers zoals Microsoft of Google in het geval van incidenten.

Ben jij benieuwd naar de mogelijkheden van een externe back-upoplossing? In onze webwinkel vind je er een aantal. Bekijk hiervoor deze pagina’s:

• Acronis Cyber Back-up Advanced
• Ekco (Afi) Back-up
• SoyCloud Back-up
• AvePoint Cloud Back-up

Wil je weten wat het verschil is tussen deze aanbieders? Bekijk dan het vergelijkingsoverzicht. Hierin worden de vier aanbieders vergeleken in een overzichtelijke tabel. 

Handige hulpmiddel bij overweging van back-up

Bekijk deze handige checklist met allerlei veelgestelde vragen en overwegingen rondom back-up. Deze checklist helpt bij het nadenken over wat jullie precies zoeken en nodig hebben.