Implementatie & beheer

Back-uppen: is het noodzakelijk?

Wat verstaan wij onder een back-up? Een goed Nederlands woord voor back-up is: reservekopie, de kopie die je kunt gebruiken om het origineel te herstellen na een gebeurtenis met gegevensverlies.

De evolutie van back-uppen

Vroeger, toen we nog lokaal werkten, betekende back-uppen dat je een hele server of computer moest back-uppen. Want zodra de hardware weg zou vallen, zouden ook alle instellingen verloren gaan.

Tegenwoordig zitten de meeste scholen in de cloud waardoor je technisch gezien gebruikmaakt van de hardware van iemand anders. In het geval van Microsoft of Google bevindt de hardware zich in een datacenter. Zij zijn hierdoor verantwoordelijk dat de diensten (en bijbehorende data) voortdurend beschikbaar zijn. Hier zijn maatregelen genomen, waardoor risico’s op schadelijke gebeurtenissen tot een minimum worden beperkt. In een Service Level Agreement (SLA) leggen cloudleveranciers vast hoe vaak een dienst niet beschikbaar mag zijn, zonder dat zij daarvoor (financiële) vergoedingen aan jou als school verschuldigd zijn.

Oorzaken van gegevensverlies

De laatste jaren hebben we steeds meer te maken met hacks, ransomware, D-DOS aanvallen etc.  Zo zijn er geregeld getroffen onderwijsinstellingen in het nieuws. Uit onderzoeken is gebleken dat menselijk falen de grootste veroorzaker van dataverlies is, gevolgd door criminele aanvallen. Je kunt je hierbij afvragen: zijn hackers zo goed in hun werk of zorgen gebruikers zelf voor problemen? Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld per ongeluk malafide URL’s openen of per ongeluk documenten verwijderen. Of denk aan een boze werknemer die expres data verwijdert.

Doordat cloud leidt tot ontzorging en bepaalde risico’s wegneemt, is het niet vreemd dat steeds meer scholen zich de vraag stellen:

“Is een back-up nog wel nodig als je in de cloud werkt?”

Microsoft geeft aam dat een back-up - als je volledig in Microsoft 365 werkt - eigenlijk niet meer nodig is, omdat zij diverse diensten aanbiedt waarmee je dataverlies kunt voorkomen. Andere leveranciers beweren echter het tegenovergestelde en laten weten dat je juist als je met Microsoft 365 werkt, moet kiezen voor een externe back-up.

Voor beide standpunten valt wat te zeggen. Dat maakt ook dat er geen eenduidig ja of nee antwoord bestaat, het kan per school en situatie verschillen. Wel is het duidelijk dat de back-up strategie met de komst van de cloud opnieuw bepaald moet worden.

Wat zijn zaken die van belang zijn indien je back-up overweegt?

Een back-up kun je zien als een schakel in de keten van beveiliging en daarbij kun je jezelf een aantal vragen stellen:

  • Hoe creëer ik meer bewustwording bij gebruikers in hoe zij veilig omgaan met data en het voorkomen van dataverlies?
  • Wil ik lokaal of in de cloud back-uppen (of misschien hybride)?
  • Welke data wil ik opslaan (bijvoorbeeld een complete Microsoft omgeving (Sharepoint, OneDrive, Exchange), Google GSuite?
  • Heb ik een inzicht in de hoeveelheid data waar ik een back-up van wil maken?
  • Kies ik voor een back-up per gebruiker of van een gehele omgeving?

Microsoft 365
Microsoft biedt zelf geen eigen back-up van je data. Je bent verantwoordelijk voor je eigen data. Wel biedt Microsoft de mogelijkheden om het verlies van data te minimaliseren. Wanneer je werkt met Microsoft 365, bekijk dan deze pagina over Microsoft 365 en back-up.

Wil je meer lezen over de instellingen om dataverlies te voorkomen in Microsoft 365? Lees dan deze pagina. Zo kun je vervolgens een keuze maken of een extra back-up nodig is.

Google GSuite
Net als bij Microsoft, biedt Google geen eigen back-up van bijvoorbeeld de GSuite. Ook hier geldt een beperkte back-up van maximaal 30 dagen. Google biedt wel oplossingen die het verlies van data proberen te minimaliseren zoals Google Vault en Takeout.

Overige back-up leveranciers
Wil je graag gebruikmaken van een externe back-up leverancier, dan bieden wij diverse mogelijkheden aan die je kunt inzetten.  Uiteraard kun je bij ons ook terecht voor een advies of wanneer je vragen hebt. Benieuwd naar de mogelijkheden van de diverse leveranciers?  Bekijk deze pagina’s:

De meestgestelde vragen over back-up vind je hier.