Implementatie & beheer

Back-up en archivering: het belangrijke verschil

Voer jij regelmatig back-ups uit of ben je een oplossing hiervoor aan het overwegen? Goed bezig! Back-up is belangrijk voor de continuïteit van je school of bestuur. Maar denk je ook aan archivering? Je bent wettelijk verplicht om (belangrijke) documenten die niet dagelijks nodig zijn, te archiveren. Op deze pagina lees je de verschillen tussen back-up en archivering en vertellen we waarom beide zo van belang zijn.

De termen back-up en archief worden vaak door elkaar gebruikt wanneer we het over cloudopslag hebben. Maar ze hebben twee afzonderlijke functies. Een back-up helpt bij herstel wanneer gegevens plotseling of onverwachts verloren gaan (door bijvoorbeeld een hack, ransomware-aanval of menselijke fout). Archieven gebruik je om gegevens langer te bewaren, te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen en om ruimte te besparen.

Gegevens back-uppen

Het onderwerp back-up staat steeds vaker in de belangstelling, ook in het onderwijs. Met een back-up herstel je originele data wanneer deze verloren gaat door bijvoorbeeld een hack, ransomware-aanval of iets anders onverwachts. Een schijfstation dat kapot gaat, medewerkers die bestanden per ongeluk verwijderen of die een mail met persoonsgegevens versturen naar de verkeerde persoon.

Lees ook: Vijf tips om aan de slag te gaan met back-ups

Gegevens archiveren

Wanneer je data archiveert, sla je de gegevens op voor een lange tijd. Belangrijke bestanden en documenten blijven zo misschien wel jaren beschikbaar. Vaak is het doel van archivering om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. Deze verschillen per (school)bestuur en soort gegevens, maar zijn vaak minimaal 5 jaar. Ook bespaar je met archivering ruimte op je ‘primaire’ opslag, en dat kan kosten schelen.

Back-up versus archivering: de vergelijking

In de onderstaande tabel lees je de belangrijkste verschillen tussen back-up en archivering.

 

Back-up

Archivering

Voor welke gegevens?

In principe alle gegevens, behalve onbelangrijke of tijdelijke bestanden. Je hebt namelijk vaak alle gegevens nodig om bestanden te herstellen.

Specifieke bestanden die je wilt of moet bewaren, zoals leerling- en medewerkersdossiers of huur- en koopovereenkomsten. Het is niet haalbaar om alle gegevens te archiveren.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Oorspronkelijke gegevens blijven op hun plaats en de back-up wordt op een andere locatie opgeslagen.

Gearchiveerde gegevens worden verplaatst van de oorspronkelijke locatie naar een opslaglocatie (het archief) waar je deze langdurig kan bewaren.

Toegankelijkheid van de gegevens

Back-upgegevens worden veilig bewaard en beschermd. De gegevens zijn toegankelijk en kun je snel herstellen wanneer dat nodig is.

Gearchiveerde gegevens moet je goed organiseren, zodat je specifieke informatie later gemakkelijk kunt vinden.

Status van de gegevens

Back-upgegevens veranderen voortdurend en worden bewaard zolang men deze actief gebruikt. Er zijn daardoor vaak meerdere kopieën.

Gearchiveerde gegevens wijzigen niet meer en zijn niet in gebruik. In het archief staat vaak de enige overgebleven kopie.

Hoelang worden de gegevens bewaard?

Back-upgegevens sla je niet permanent op. Je verwijdert of overschrijft periodiek back-ups die niet meer nuttig zijn (bijvoorbeeld hele oude bestanden).

Gearchiveerde gegevens sla je langdurig op, misschien wel voor een onbepaalde tijd (bijvoorbeeld jaren).

Opslagtype

Back-ups worden meestal opgeslagen op hot locaties: gemakkelijk bereikbare (lokale) opslaglocaties. Je kunt de gegevens snel wijzigen.

Archieven sla je meestal op met ‘tapearchieven’ of op een cold locatie. De gegevens zijn iets minder goed bereikbaar en verplaatsen duurt langer, maar het is wel minder duur.

Als school of bestuur moet je bewust zijn van deze verschillen. Het is belangrijk dat je je in beide mogelijkheden verdiept én er iets mee doet. Zo zorg je ervoor dat je gegevensopslag:

  • beschermd is tegen ongeoorloofde toegang of verlies van gegevens (back-up)
  • wordt bewaard voor een bepaalde of onbepaalde periode (archivering)

Terugkijken: Webinar over back-up en archivering

Charles en Läslo bespraken tijdens het webinar op 29 september 2022 waarom je naast een back-upoplossing, óók een goede archiveeroplossing moet hebben. Daarbij benoemden ze de wettelijke verplichtingen die je als school of stichting hebt en gingen ze in op de rol van e-mailbeveiliging.

Vragen of meer informatie?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van back-up en archivering? Neem gerust contact op met onze schooladviseur Charles Hunfeld via c.hunfeld@apsitdiensten.nl.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl