Back-uppen: noodzakelijk voor mijn onderwijsorganisatie?
Back-up en archivering: het belangrijke verschil
_1.jpg?width=1038&resizemode=force)
Voer jij regelmatig back-ups uit of ben je een oplossing hiervoor aan het overwegen? Goed bezig! Back-up is belangrijk voor de continuïteit van je school of bestuur. Maar denk je ook aan archivering? Je bent wettelijk verplicht om (belangrijke) documenten die niet dagelijks nodig zijn, te archiveren. Op deze pagina lees je de verschillen tussen back-up en archivering en vertellen we waarom beide zo van belang zijn.
De termen back-up en archief worden vaak door elkaar gebruikt wanneer we het over cloudopslag hebben. Maar ze hebben twee afzonderlijke functies. Een back-up helpt bij herstel wanneer gegevens plotseling of onverwachts verloren gaan (door bijvoorbeeld een hack, ransomware-aanval of menselijke fout). Archieven gebruik je om gegevens langer te bewaren, te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen, informatie later eenvoudig terug te vinden en om ruimte te besparen.
Gegevens back-uppen
Het onderwerp back-up staat steeds vaker in de belangstelling, ook in het onderwijs. Met een back-up herstel je originele data wanneer deze verloren gaat door bijvoorbeeld een hack, ransomware-aanval of iets anders onverwachts. Een schijfstation dat kapot gaat of medewerkers die bestanden per ongeluk verwijderen.
Een back-up is dus vooral bedoeld om terug te kunnen naar een eerder moment en gegevens te herstellen. Daarbij is het belangrijk om ook na te denken over hoelang je verschillende back-ups bewaart. Als je iedere dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse back-up blijft bewaren, kan de hoeveelheid opgeslagen data namelijk snel oplopen
.png?width=933&resizemode=force)
Back-uppen: noodzakelijk voor mijn onderwijsorganisatie?
Gegevens archiveren
Wanneer je data archiveert, sla je de gegevens op voor een lange tijd. Belangrijke bestanden en documenten blijven zo misschien wel jaren beschikbaar. Vaak is het doel van archivering om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang je gegevens moet bewaren, verschilt per soort informatie. Het is daarom belangrijk om vooraf te bepalen welke gegevens je bewaart en wanneer deze weer verwijderd moeten worden. Ook bespaar je met archivering ruimte op je ‘primaire’ opslag, en dat kan kosten schelen.
Bij archivering gaat het bovendien niet alleen om het bewaren van informatie. Je wilt deze gegevens ook eenvoudig kunnen terugvinden wanneer je ze later nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een overeenkomst, document of e-mailconversatie die je na een aantal jaar opnieuw moet raadplegen.
Daar zit ook een belangrijk verschil met back-up. Oude back-ups worden na verloop van tijd verwijderd of overschreven. Een bestand dat ooit in een back-up stond, blijft daardoor niet automatisch jarenlang beschikbaar. In een archief bepaal je juist bewust welke informatie je langere tijd wilt of moet bewaren. Een back-up is daarom geen vervanging voor een archief en andersom.
Back-up versus archivering: de vergelijking
In de onderstaande tabel lees je de belangrijkste verschillen tussen back-up en archivering.
Als school(bestuur) moet je bewust zijn van deze verschillen. Het is belangrijk dat je je in beide mogelijkheden verdiept én er iets mee doet. Zo zorg je ervoor dat je gegevensopslag:
- beschermd is tegen ongeoorloofde toegang of verlies van gegevens (back-up)
- belangrijke informatie gedurende de juiste periode bewaart en ervoor zorgt dat je deze later kunt terugvinden (archivering)
Kort gezegd: met een back-up zorg je ervoor dat je gegevens kunt herstellen als er iets misgaat. Met archivering zorg je ervoor dat belangrijke informatie beschikbaar en terugvindbaar blijft zolang dat nodig is.
