Vijf tips om onderwijscollega’s bewust te maken van veilig mailen

1. Zet een phishingcampagne op

Je collega's weten vast al dat zij niet op linkjes in verdachte mails moeten klikken. Maar houden zij zich wel echt aan dit advies? Met een phishingcampagne controleer je hoe bewust medewerkers in jouw organisatie omgaan met nepmails. Afhankelijk van de resultaten kun jij hen dan adviseren. Bijvoorbeeld over wat zij precies moeten doen bij een phishingaanval. Een phishingcampagne zet je op binnen Microsoft 365. Onze consultants kunnen je hierbij ondersteunen.

2. Stuur een fictief functioneringsverslag naar al je collega's

Dit is een perfecte manier om de discussie te openen binnen je school. Wat zouden jouw collega’s ervan vinden als hun eigen functioneringsverslag op tafel zou liggen voor de gehele school, of misschien nog wel voor veel meer mensen? Ga het gesprek aan en geef hen de boodschap met wat zij zelf kunnen doen om dit te voorkomen voor leerlingen.

3. Leg uit dat er verschillende soorten persoonsgegevens zijn

Er zijn drie soorten persoonsgegevens: algemene, gevoelige en bijzondere gegevens. Algemene gegevens zoals namen en adressen kun je in principe gewoon veilig delen via een reguliere mail. Maar gevoelige of bijzondere gegevens moeten op een andere manier worden verstuurd om de veiligheid te waarborgen. Deel de poster Persoonsgegevens delen met je collega’s of print het uit en hang het op in de school. Zo zien medewerkers direct op welke manier zij bepaalde gegevens het veiligst delen met anderen.

4. Gebruik onze klant-en-klare nieuwsberichten over veilig mailen

Bekijk onze kant-en-klare nieuwsberichten die je zelf makkelijk gebruikt in de interne nieuwsbrief van je school of stichting. De berichten gaan onder andere over datalekken (voorkomen) en het mailen en delen van persoonsgegevens en beeldmateriaal. Denk aan de tip over gebruik van het BCC-veld, in plaats van het 'aan'-veld. Je kunt de berichten gebruiken om het bewustzijn rondom veilig mailen en delen te vergroten.

In de nieuwsberichten staan veel verwijzingen naar de posters van Privacy op School. Alle posters vind je op hun website. De posters zijn nuttig voor collega's zoals leerkrachten en administratiemedewerkers, maar ook voor jou als ICT'er of FG'er! Zie bijvoorbeeld de Checklist Cyberweerbaarheid.

5. Zoek een oplossing die gebruiksvriendelijk is

Het liefst maak je het zo makkelijk mogelijk voor je collega’s om persoonsgegevens veilig te mailen. We raden je daarom aan om een veilige mailoplossing te gebruiken binnen je school of stichting. Zo’n oplossing biedt de zekerheid dat je medewerkers veilig mailen, op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier. Je stelt bijvoorbeeld in dat zij via de tool waarschuwingen ontvangen wanneer zij privégegevens intypen. En dat zorgt voor meer bewustzijn! Ook kun je medewerkers verzonden berichten laten intrekken in het geval van een fout. 

In ons vergelijkingsdocument lees je de precieze functionaliteiten van iedere oplossing.

Terugkijken: Webinar over veilig mailen

Sommige tips zijn afkomstig uit ons webinar van 11 mei 2022, gegeven door Tonny Plas van Privacy op School. Bekijk het webinar hieronder terug.