De nieuwe afspraken die met Microsoft voor het basis- en speciaal onderwijs zijn gemaakt hebben onder andere betrekking op:
a) Microsoft 365-onderwijslicenties, inclusief beveiliging en beheer;
b) uniforme voorwaarden voor alle scholen;
c) meerjarige prijszekerheid.
De afspraken gelden voor de periode 2027–2031.
Nee, maar in het vierde en vijfde jaar is het wel mogelijk om het aantal licenties voor het basispakket naar beneden aan te passen, onder voorwaarden.
Voor het licentiejaar 2027 staat het minimale aantal licenties vast op het aantal dat je in mei/juni 2026 hebt besteld. Je kunt dit aantal tussentijds niet verlagen. Uitbreiden is wel altijd mogelijk.
Voor de licentiejaren 2028 en 2029 kun je het minimale aantal licenties eventueel verlagen als er sprake is van aantoonbare krimp via DUO.
In 2030 en 2031 kun je het minimale aantal licenties weer vrij aanpassen.
Voor medewerkers geldt als minimaal pakket Microsoft 365 A3 in combinatie met Defender for Office 365 Plan 1. Dit vormt het basispakket. Uitgebreidere pakketten zijn optioneel.
Scholen en besturen kunnen kiezen uit de volgende uitgebreidere licentiepakketten, bovenop Microsoft 365 A3, via een zogeheten step-up met:
a) Defender Suite (extra beveiliging)
b) Purview Suite (extra compliance)
c) Defender Suite en Purview Suite (extra beveiliging en compliance)
d) Microsoft 365 Full A5 (het meest complete pakket, inclusief Telefonie en Power BI)
Met de uitgebreidere security- en compliancepakketten sluit de overeenkomst beter aan op het IBP-normenkader.
De uitbreidingspakketten zijn nog niet bestelbaar, maar de prijzen zijn alvast te vinden op deze pagina. Zo kun je de uitbreidingspakketten wel vast meenemen in je begrotingen. Let op; om de pagina te kunnen bezoeken dien je ingelogd te zijn. Het is niet toegestaan om de prijsinformatie te delen met derden.
Een beschrijving van de verschillende uitgebreidere pakketten vind je op deze pagina.
Het is mogelijk om per groep medewerkers een pakket te kiezen dat aansluit bij hun werkzaamheden. Het basispakket, met onder andere Microsoft 365 A3, is echter wel de basis voor iedereen.
Je kunt dit jaarlijks aanpassen door dit uiterlijk per 30 november kenbaar te maken. Wij zorgen er dan voor dat pakketsamenstelling wordt aangepast voor het daaropvolgende licentiejaar (januari t/m december).
De afspraken met Microsoft zijn gebaseerd op een minimumaantal gebruikers vanuit het gehele Nederlandse onderwijs, zodat we als collectief maximale schaalvoordelen realiseren. Voor basisscholen betekent dit dat je in de eerste drie jaar minimaal het basispakket met onder andere Microsoft 365 A3 afneemt voor alle medewerkers. In de laatste twee jaar kun je het aantal licenties desgewenst verlagen.
De aangegeven prijzen voor het basispakket en de uitgebreidere pakketten zijn voor 2030-2031 gebaseerd op een ‘worst-case’ situatie. Het gaat dus om maximumprijzen in geval het collectief commitment in die jaren niet wordt gerealiseerd. Daarmee biedt de overeenkomst dus meerjarige voorspelbaarheid en prijszekerheid.
Ja, via Student Use Benefits kunnen je leerlingen kosteloos gebruikmaken van Microsoft 365. Let op: je kunt ervoor kiezen om in de laatste twee jaar (2030–2031) minder dan 100% van je medewerkers een licentie te geven. Houd er in dat geval wel rekening mee dat je geen recht meer hebt op Student Use Benefits.
Het basispakket bevat Defender for Office Plan 1 A3 en biedt daarmee al een goede basis voor beveiliging. Via een step-up breid je dit gericht uit naar een hoger beveiligingsniveau dat beter aansluit bij de behoeften van jouw school, bijvoorbeeld:
a) Defender Suite (extra beveiliging)
b) Purview Suite (extra compliance)
c) Defender Suite en Purview Suite (extra beveiliging en compliance)
d) Microsoft 365 Full A5 (het meest complete pakket, inclusief Telefonie en Power BI)
Met de uitgebreidere security- en compliancepakketten sluit de overeenkomst beter aan op het IBP-normenkader.
Ten opzichte van de huidige overeenkomst zit de belangrijkste wijziging op productgebied in de toevoeging – tegen aantrekkelijke voorwaarden - van uitgebreidere pakketten voor beveiliging en compliance, zowel voor medewerkers als leerlingdevices. Deze ondersteunen nadrukkelijker het IBP-normenkader.
Het product VDA maakt geen staandaard onderdeel meer uit van het basispakket en kan (optioneel) als aanvullend product worden afgenomen.
Door bij het afsluiten van de licentieovereenkomst aan te vinken dat je deelneemt aan de Europese aanbesteding die SURF mede namens APS IT-diensten organiseert voor het rechtmatig gebruik van Microsoft-licenties. Zodra de waarde van je bestelling de EG-drempel overschrijdt (nu € 216.000 over de gehele looptijd) is het afgeven van een deelnameverklaring de manier om rechtmatigheid te borgen. Echter, ook in het geval dat je nu (ruim) onder de waarde van de EG-drempel blijft, heeft het zin een deelnameverklaring af te geven. Door deelname:
A) regel je nu al de rechtmatigheid als volumes of gebruik de komende jaren groeien;
B) voorkom je dat je bij overschrijding van de drempel alsnog ad hoc moet aanbesteden;
C) sluit je aan bij een meerjarige collectieve inkoopstrategie, waaraan geen kosten verbonden zijn.
Gelet op het collectieve karakter van de afspraken met Microsoft, gelden condities onder de voorwaarden dat voldoende volume wordt ingebracht middels een commitment voor het totaalaantal gebruikers uit de Nederlandse onderwijssector. Mocht dit aantal niet worden gehaald, dan houdt het aanbod vanuit Microsoft mogelijk geen stand en komt er mogelijk ook geen licentieovereenkomst tot stand.
Voor de eerste drie jaar geldt de verplichting dat je minimaal voor het aantal in dienst zijnde medewerkers een licentie voor het basispakket afneemt. In de laatste twee jaar kun je het aantal licenties verlagen, onder voorwaarden. Let op: in dat geval komen de Student Use Benefits voor leerlingen te vervallen.
Er zijn twee voorwaarden verbonden aan het in één keer bovenschools afsluiten van de licentieovereenkomst:
1) Je hebt een bestuursverklaring ingevuld.
2) Alle licenties zijn of komen beschikbaar in één overkoepelende bestuurstenant; er zijn geen aparte school- of testtenants.
Als je niet aan deze voorwaarden voldoet, dan dien je per school een overeenkomst af te sluiten.
Ja, dat is mogelijk. Kies je er echter voor om de licenties in één keer bovenschools af te sluiten, dan dien je het totale aantal medewerkers van alle scholen bij elkaar op te tellen.
Dat kun je intern opvragen bij de afdeling HR. Zij kunnen aangeven hoeveel medewerkers er in dienst van je instelling zijn. Het is toegestaan om ook medewerkers die niet in dienst zijn, maar wel werk uitvoeren voor je instelling, mee te tellen. Denk hierbij aan een ouderraad, stagiaires, et cetera. Het totaal aantal kan dus hoger liggen dan het aantal medewerkers dat in dienst is.
Als deze zorgmedewerkers in dienst zijn van je instelling kunnen zij gebruik maken van deze licenties.
Wanneer deze kinderopvangmedewerkers in dienst zijn van je instelling kunnen zij gebruik maken van deze licenties.
Ja, een verwerkersovereenkomst is onderdeel van de licentieovereenkomst, die je met Microsoft en APS IT-diensten afsluit. Op je verwerkersovereenkomst zijn aanvullende, specifieke privacyafspraken voor het Nederlandse onderwijs van toepassing. We voeren regelmatig een toetsing uit op de (voorwaarden uit de) verwerkersovereenkomst. Voordat je de licentieovereenkomst afsluit, zie je bovengenoemde documenten tijdens het bestelproces. Na het afsluiten kun je deze documenten altijd in je portfolio terugvinden.
Ja, je Microsoft 365‑tenant draait, afhankelijk van hoe en waar de tenant oorspronkelijk is aangemaakt en ingericht altijd op een geografische locatie binnen Europa. De exacte gegevenslocatie is echter altijd transparant en eenvoudig te controleren via het Microsoft 365-beheercentrum via deze route:
Beheer>Instellingen>organisatieprofiel>>Gegevenslocatie te navigeren.
Op deze pagina beschrijft Microsoft heel transparant hoe zij garandeert dat data van Europese klanten binnen de EU wordt opgeslagen en hoe zij omgaat met de EU Data Boundary .
In januari 2027 zul je de eerste factuur ontvangen voor het licentiejaar 2027.
