Zoom Phone

Wat is Zoom Phone?

Is jullie telefooncentrale ook aan vernieuwing toe? Met Zoom Phone kan iedere medewerker apparaat- en plaatsonafhankelijk bellen. Leerkrachten konden vroeger vaak alleen vanuit de vaste lijn op school bellen. Met Zoom Phone hebben zij een eigen nummer waarmee ze zelf hun beschikbaarheid (bijvoorbeeld voor ouders) bepalen.

De belangrijkste functionaliteiten van Zoom Phone:

• Standaard telefoniefuncties: voicemail, oproepen in de wacht plaatsen, doorverbinden, automatisch doorschakelen of blokkeren. Maar ook functies zoals gesprekken opnemen, meeluisteren en gesprekken overnemen.
• Integratie met Zoom Meetings en Rooms: zet telefoongesprekken eenvoudig om in vergaderingen of een Zoom Room.
• Gedeelde lijnen en groepen: gebruik een gedeelde lijn of groepen met een gedeelde lijn voor efficiënte samenwerking.
• Beschikbaarheidsstatus: zie direct welke collega's beschikbaar zijn voor een gesprek.
• AI Companion: krijg ondersteuning van een AI-assistent die samenvattingen maakt en taken genereert uit voicemails.
• Realtime-rapporten en dashboards: creëer realtime-rapporten en dashboards in het beheerportaal voor inzicht in het telefoongebruik.
• Integratie met Microsoft Teams: blijf Microsoft gebruiken voor chat, vergaderingen en samenwerking en zet Zoom Phone in voor telefonie, bijvoorbeeld voor de helpdesk.

Waarom kiezen voor Zoom Phone?

Met Zoom Phone zorg je voor:

• een modern, flexibel, gebruiksvriendelijk en cloudgebaseerde oplossing waarmee iedere medewerker apparaat- en plaatsonafhankelijk kan bellen;
• eenvoudig gebruik van AI door medewerkers;
• toegang tot een verwerkersovereenkomst (onderhandeld door SURF) en een DPIA voor het Nederlandse onderwijs.

Het product werkt goed samen met:

• veel verschillende modellen bureautelefoons
• Microsoft 365 (Teams, Outlook/Exchange, OneDrive, Office 365 en Dynamics)
• Google Workspace (Calendar, Drive en Gmail)
• Andere software (zoals Dropbox, Salesforce en Zendesk)

Ook biedt Zoom mogelijkheden voor Single-Sign-On via Microsoft Entra ID of Google Workspace.

AI Companion en privacy

De AI Companion is geen onderdeel geweest van de DPIA op Zoom, die SURF heeft uitgevoerd. Zoom is in overleg met SURF om daar afspraken over te maken. Wanneer jullie nu aan de slag gaan met AI Companion, brengt dat dus (net zoals bij alle AI-toepassingen) bepaalde consequenties met zich mee. Zorg er daarom voor dat jullie:

• voldoende aandacht besteden aan training en AI-geletterdheid;
• extra voorzichtig omgaan met persoonsgegevens en andere gevoelige informatie;
• het databeheer en de toegangsrechten goed hebben ingericht, zodat gevoelige data niet onbedoeld zichtbaar wordt voor mensen die daar geen toegang toe mogen krijgen.

Implementatie door Nuvias

Aan de slag met Zoom Phone? Een consultant van Nuvias komt graag langs om de omgeving op te zetten. Na je bestelling stemmen we samen met Nuvias de inrichting en de kosten van de implementatie met je af. De werkzaamheden worden op locatie uitgevoerd, bijvoorbeeld bij jou op school of op het bestuurskantoor. De ervaren consultant zal in overleg:

• Zoom volledig inrichten en de oplossing koppelen aan Microsoft en/of Google;
• informatie geven over de functionaliteiten en een live demo geven;
• ondersteunen bij de adoptie: hoe zorg je ervoor dat gebruikers effectief met Zoom aan de slag kunnen?;
• uitleg geven over de online ondersteuning van Zoom die helpt bij het gebruik;
• nazorg bieden.

Na deze implementatie heb je de omgeving van Zoom en de functionaliteiten goed leren kennen. De omgeving is veilig ingericht en gekoppeld aan Microsoft 365 en/of Google Workspace. Ook weet je hoe medewerkers effectief met Zoom aan de slag kunnen gaan.

Veelgestelde vragen