Zoom Rooms

Wat is Zoom Rooms?

Met Zoom Rooms creëer je moderne, gedeelde ruimtes. Dit is handig voor hybride vergaderingen of lessen, waarbij er een mix is van fysiek aanwezige en online deelnemers. Iedere deelnemer kan via Zoom Rooms altijd gemakkelijk met een enkele druk op de knop de omgeving betreden. Of diegene nu thuis is, op kantoor of in het klaslokaal.

Via Zoom Rooms kun je eenvoudig ruimtes reserveren, vergaderingen (met video) starten en inhoud delen met elkaar. Ook zie je altijd gemakkelijk hoeveel mensen er in de ruimte aanwezig zijn, of er momenteel een vergadering bezig is en wanneer de volgende vergaderingen zijn gepland.

Daarnaast biedt Zoom Rooms een aantal AI-mogelijkheden:

• Slimme naamtags: hiermee koppel je transcripties en samenvattingen van vergaderingen aan deelnemers;
• Intelligent Director: deze AI-director maakt gebruik van meerdere camera's in de kamer en selecteert de beste camerahoek om fysiek aanwezige deelnemers op dezelfde manier in beeld te brengen.
• Smart Gallery: als deelnemer op afstand is het soms lastig om de deelnemers in de fysieke ruimte goed te zien. Smart Gallery geeft meerdere videofeeds weer vanuit één vergaderruimte, zodat er meer interactie tussen elkaar is.

Waarom kiezen voor Zoom Rooms?

Met Zoom Rooms zorg je voor:

• efficiënte vergaderingen en een bevordering van de communicatie en samenwerking;
• meer flexibiliteit: deelnemers kunnen vanuit verschillende locaties en apparaten deelnemen;
• minder bedieningsfouten: door de consistente interface weten medewerkers altijd hoe ze de Zoom Rooms moeten gebruiken, ongeacht welke ruimte ze binnenstappen.
• eenvoudig gebruik van AI door medewerkers;
• toegang tot een verwerkersovereenkomst (onderhandeld door SURF) en een DPIA voor het Nederlandse onderwijs;
• hoge videokwaliteit bij vergaderingen en lessen.

Het product werkt goed samen met:

• Microsoft 365 (Outlook/Exchange, OneDrive, Teams, Office 365 en Dynamics)
• Google Workspace (Calendar, Drive en Gmail)
• Andere software (zoals Dropbox, Salesforce en Zendesk)

Ook biedt Zoom mogelijkheden voor Single-Sign-On via Microsoft Entra ID of Google Workspace.

Zoom Rooms ondersteunt veel verschillende soorten hardware. Je kunt Zoom Rooms ook koppelen aan je mobiele apparaat of laptop, waardoor het niet nodig om de afstandsbediening in de fysieke ruimte te gebruiken.

AI Companion en privacy

De AI Companion is geen onderdeel geweest van de DPIA op Zoom, die SURF heeft uitgevoerd. Zoom is in overleg met SURF om daar afspraken over te maken. Wanneer jullie nu aan de slag gaan met AI Companion, brengt dat dus (net zoals bij alle AI-toepassingen) bepaalde consequenties met zich mee. Zorg er daarom voor dat jullie:

• voldoende aandacht besteden aan training en AI-geletterdheid;
• extra voorzichtig omgaan met persoonsgegevens en andere gevoelige informatie;
• het databeheer en de toegangsrechten goed hebben ingericht, zodat gevoelige data niet onbedoeld zichtbaar wordt voor mensen die daar geen toegang toe mogen krijgen.

Implementatie door Nuvias

Aan de slag met Zoom Rooms? Een consultant van Nuvias komt graag langs om de omgeving op te zetten. Na deze implementatie heb je de omgeving van Zoom en de functionaliteiten goed leren kennen. De omgeving is veilig ingericht en gekoppeld aan Microsoft 365 en/of Google Workspace. Ook weet je hoe medewerkers effectief met Zoom aan de slag kunnen gaan. Bestel de implementatie.

Veelgestelde vragen