Achter de schermen
24 mei 2023
Microsoft licenties in een IKC: hoe werkt dat?
Het komt steeds vaker voor dat scholen een Integraal Kindcentrum (IKC) worden. Maar, hoe werkt dat dan met de onderwijslicenties van Microsoft? Wij krijgen vaak de vraag van onderwijsinstellingen of de medewerkers van de opvang binnen het IKC ook gebruik mogen maken van de A3-licenties (onderwijs). Microsoft 365 Product Manager & Cloud Specialist Jeslyn Hardeveld vertelt hoe dat zit.
Er zijn hierbij twee belangrijke uitgangspunten, zo vertelt Jeslyn: “Ten eerste, scholen nemen via APS IT-diensten het Microsoft Basispakket af waarin de Microsoft 365 A3-licenties zitten. De onderwijsinstelling is met dit contract verplicht álle medewerkers te licentiëren die in dienst zijn plus andere voor haar werkende personen die Microsoft technologie ten behoeve van de onderwijsinstelling gebruiken. Ten tweede kan alleen een school(bestuur) een Microsoft 365 tenant aanmaken en onderwijslicenties bij ons bestellen.” Het is situatieafhankelijk welke regels er gelden voor de A3-licenties. Hieronder lichten we de verschillende opties toe.
Integraal bestuur
Een eerste optie is dat er sprake is van een integraal bestuur van de school en de kinderopvang. Jeslyn: “Wanneer de school, of het schoolbestuur, en de kinderopvang één bestuur vormen en vanuit één visie werken, dan is het bestuur verplicht de pedagogische medewerkers van de opvang mee te licentiëren in de Microsoft 365 tenant van de school. In dit geval móét je deze medewerkers zelfs voorzien van een A3-licentie binnen de tenant van de school.”
Gescheiden organisatie
Er zijn ook situaties waarin de opvang en het onderwijs bestuurlijk, juridisch en organisatorisch meer gescheiden zijn van elkaar. Bijvoorbeeld wanneer de opvangmedewerkers in dienst blijven van de (particuliere) opvang, maar wel - vanwege het IKC - intensief samenwerken met de onderwijsinstelling op bijvoorbeeld pedagogisch vlak. Jeslyn: “In dit geval mag je de pedagogisch medewerkers van de kinderopvang, die werkzaamheden uitvoeren ten behoeve van de onderwijsinstelling, wél een A3-licentie geven binnen de tenant van de school, of het schoolbestuur. Je kunt medewerkers die een A3-licentie mogen, opnemen in de Azure AD van de onderwijstenant of daarin uitnodigen als gastgebruiker. Let er in het geval van een gescheiden organisatie wel op dat de kinderopvang commerciële E3-licenties aanschaft voor medewerkers met werkzaamheden die buiten het onderwijs liggen.”
Hoe zit dat dan met diensten als Azure?
Azure kan via APS IT-diensten met korting én betere privacyvoorwaarden afgenomen worden. Jeslyn: “Indien nodig mag Azure voor zowel het onderwijs als de opvang worden gebruikt en hoeft er geen onderscheid gemaakt te worden. Daarom is het dan ook altijd aan te raden om Azure via APS IT-diensten te regelen.”
Specifieke situaties
Wij krijgen ook vaak vragen over specifieke situaties, zoals: Ons schoolbestuur beheert ook de ICT-omgeving van de kinderopvangorganisatie, die vandaag nog juridisch en organisatorisch los staat van ons. Maar we gaan in de toekomst fuseren. Hoe licentieer ik dat?
Jeslyn: “Wanneer beide organisaties binnen één tenant werken, dan geef je de onderwijsmedewerkers in deze tenant de A3-licentie, en schaf je voor de medewerkers van de opvang een commerciële E3-licentie aan. Deze licenties kunnen zonder problemen gecombineerd worden binnen een onderwijstenant. Na de fusie kun je iedereen een A3-licentie geven.”
Een andere vraag over een specifieke situatie is: Mag een zelfstandige kinderopvangorganisatie een onderwijstenant met A3 licenties aanmaken? Jeslyn: “Nee, dat mag niet. De kinderopvang zal dan een commerciële tenant met E-licenties moeten inrichten. Alleen schoolbesturen kunnen een onderwijstenant aanmaken en A-licenties aanschaffen via ons.”
Advies nodig?
Hebben jullie te maken met een andere specifieke situatie of twijfel je nog? Neem contact op met onze Servicedesk voor advies op maat. Onze medewerkers helpen je graag verder en geven advies voor iedere (unieke) situatie.
