Netwerkbeheer zelf doen? Waarom niet!

Met 33 basisscholen is NoorderBasis een onderwijsinstelling van formaat in de provincies Friesland, Groningen en Drenthe. Zo'n 4.000 leerlingen volgen er gereformeerd onderwijs op scholen van uiteenlopende groottes. De afgelopen jaren nam NoorderBasis veel ICT-taken weer in eigen beheer, waar deze voorheen vaak uitbesteed waren. Een van deze taken is het netwerkbeheer. Ervaringen met uitbesteden, maar ook nieuwe mogelijkheden door een cloudmigratie vormden genoeg aanleiding om het zelf te gaan doen.

Logische stap

"De coronaperiode heeft in onze organisatie wel duidelijk gemaakt dat we ICT meer in eigen beheer moesten nemen", vertelt Hette Feenstra. "We hadden in 2020 de mogelijkheid om de verbintenis met onze bestaande netwerkleverancier al dan niet te verlengen. Als relatief kleine klant merkten we dat afspraken niet altijd goed werden nagekomen. Daarom hebben we de beslissing genomen om het in eigen hand te nemen. We waren toch al bezig met een SharePoint-implementatie en een cloudmigratie, dus op dat moment was het voor ons een logische stap."

Hette vroeg in 2019 en 2020 ervaringen op bij scholen die hun Microsoft-omgevingen in de cloud hadden gezet, inclusief het netwerkbeheer. "Zij waren zonder uitzondering positief, onder meer omdat ze minder afhankelijk waren van een netwerkleverancier. Dit gaf de kans om op een andere manier naar contracten te kijken." Met behulp van de adviezen van een ICT-dienstverlener (NEXXT) werd uiteindelijk een partij gevonden die kon helpen met de cloudmigratie, met als doel zoveel mogelijk zelf te doen via Microsoft Azure.

Besparen door meer zelf te doen

Inmiddels heeft NoorderBasis het netwerk al ruim een jaar in beheer. Op basis van een soort 'strippenkaart' kan de onderwijsinstelling nog steeds hulp inschakelen waar dit nodig is. "Dat je ondersteuning hebt van externe ICT'ers die gepokt en gemazeld zijn in hun vak is voor ons een groot voordeel. En als je bedenkt dat we zeker 25 procent besparen ten opzichte van de kosten die we vroeger maakten dan heb je nog een flink voordeel te pakken."

"Ons uitgangspunt is dat we in de GUI (grafische omgeving, red.) alles zelf kunnen doen", vertelt Hette. "De leverancier heeft voor ons een structuur ontwikkeld waarbij we eens per maand een scan maken van onze volledige Microsoft-omgeving. Dit kost mij en mijn collega samen ongeveer acht uur. We maken dan een aantal exports en controleren of alle instellingen nog goed staan. De leverancier heeft ons ook begeleid in het op orde brengen van het beleid en de governance; daarmee hopen we een basis te hebben waarmee we straks onze eigen data nog beter in kaart hebben en kunnen lezen."

Profiteren van vakkennis

De ICT-achtergrond van hemzelf en de collega waarmee hij de ICT-afdeling vormt voor NoorderBasis maakt dat de organisatie in principe ook goed in staat is het netwerkbeheer in eigen hand te nemen. "We zijn zelfs meer betrokken dan een netwerkleverancier kan zijn, het gaat immers om onze eigen data." Bij de leverancier bespeurt Hette ondertussen veel enthousiasme en bereidheid om mee te denken. "Dat vinden we prettig. Onlangs hebben wij bijvoorbeeld een inspirerende gezamenlijke sessie gedaan over het labelen van documenten in SharePoint, waarbij zij ook hun ervaringen als leverancier van de Rijksuniversiteit Groningen meenemen. Van die kennis profiteren wij."

Tot slot, is er onderhandeld over prijs? "Ja, daar is nog wel iets vanaf gegaan in onze gesprekken. Bijvoorbeeld omdat wij als argument hadden dat we onze eigen hardwareleverancier wilden blijven gebruiken." Maar uiteindelijk zijn niet kosten allesbepalend en overheerst vooral tevredenheid over de samenwerking. "Deze leverancier is heel benaderbaar. Zelfs al blijven we in principe een kleine klant voor ze, als ik wil overleggen trekken ze direct hun agenda. Dat is bepalend voor het goede gevoel. Ook aan de eindgebruiker merken we dit terug: die is tevreden, want door onze move naar de cloud zit daar ook alles en staan al hun bestanden en documenten steeds direct voor ze klaar."