Copilot voor Microsoft 365: ons advies rondom aanschaf

Begin januari kondigde Microsoft enkele wijzigingen aan rondom Copilot voor Microsoft 365, zie hiervoor deze blog. Een belangrijke passage in deze blog is dat Microsoft het minimumaantal van 300 gebruikers heeft losgelaten, ook voor het onderwijs. Wij vinden dit een stap in de goede richting.

Echter, vanuit ons consortium met SURF en SLBdiensten is ons advies nog steeds om te wachten met de aanschaf van Copilot voor Microsoft 365. Dit omdat er op een aantal punten nog onduidelijkheid is. Deze punten lichten we hieronder toe:

• Prijsstelling: Als consortium vinden we de huidige prijsstelling niet passend.
  • Copilot voor Microsoft 365 heeft enkel een commerciële prijsstelling*, er zijn nog geen afspraken gemaakt over educatieve korting.
  • Er geldt een prijslock: wanneer je voor jouw onderwijsorganisatie nu Copilot voor Microsoft 365 aanschaft, staat deze prijs vast voor de rest van de looptijd van de Microsoft-overeenkomst. Mocht er een eventuele betere prijs komen, dan kun je hier geen gebruik van maken.
• Privacyrisico's
  • Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) voor Copilot voor Microsoft 365 is inmiddels aan de gang (update: april 2024). De oplossing valt onder onze privacyvoorwaarden, maar zonder technisch onderzoek is het niet 100% zeker dat Copilot voor Microsoft 365 ook daadwerkelijk privacyvriendelijk te gebruiken is. Zie ook de berichtgeving vanuit de Rijksoverheid. Daarom voeren we de DPIA nu uit.
  • We zien (grote) privacyrisico's bij gebruik van Copilot voor Microsoft 365 wanneer je geen gepaste maatregelen hebt genomen over rollen, rechten en dataclassificatie in je eigen tenant. Twijfel je of jullie al goed voorbereid zijn op het gebruik van Copilot voor Microsoft 365? Onze consultants kunnen dit controleren via de Microsoft 365 APK.
• Ontbreking Nederlandse versie
  • Er is op dit moment géén Nederlandstalige versie van Copilot voor Microsoft 365. De verwachting is dat deze eind april 2024 wordt uitgerold, maar dit is nog niet officieel bevestigd.

Wij zijn momenteel uitvoerig in gesprek met Microsoft en streven ernaar om snel meer informatie te kunnen geven over de bovengenoemde punten. 

Ook zijn we samen met een aantal scholen gestart met een pilot-traject, om de waarde van de diensten van Copilot voor Microsoft 365 te bepalen en meer inzicht te krijgen in de beveiligings- en privacyrisico’s.

Let op: er bestaan meerdere varianten van Copilot. Ons advies gaat over Copilot voor Microsoft 365, en dus niet over Copilot (de opvolger van Bing Chat Enterprise). Copilot kun je via een werk- of schoolaccount al veilig gebruiken. Daarnaast zijn er nog meer Copilots, zoals Copilot voor Security.

Wees alvast goed voorbereid op het gebruik

Willen jullie in de toekomst mogelijk gebruik gaan maken van Copilot voor Microsoft 365? Dan is het belangrijk om vast goed na te denken over de rollen en rechten en de toegang tot jullie data. De informatie wordt uit Microsoft Graph gehaald. Deze service kijkt naar letterlijk alles wat een gebruiker wel of juist niet mag zien en koppelt de informatie aan Copilot. Heeft iemand niet de juiste rechten tot bepaalde bronnen? Dan zal deze persoon ook geen gegevens uit die bronnen via Copilot ontvangen.

Maar dit kan ook het tegenovergestelde betekenen: een medewerker die antwoorden of verwijzingen van Copilot krijgt met gegevens die niet voor deze persoon bestemd zijn. Dat kan nare situaties opleveren. Copilot zoekt enorm snel álle gegevens door. Daardoor komen dit soort zaken sneller boven water dan wanneer een gebruiker zelf naar informatie zoekt. Het is dus heel belangrijk dat de toegangsrechten binnen de Microsoft 365-omgeving (onder andere in Purview) goed op orde zijn.

Ook iets om bij stil te staan is de privacy. Microsoft is heel duidelijk over hoe zij met jullie data en privacy omgaat. Op de website van Microsoft vind je meer informatie over Copilot in combinatie met de AVG. 

Wat is Copilot voor Microsoft 365?

Microsoft zet vol in op AI en geeft dit een centrale plek binnen Microsoft 365 met de ontwikkeling van Copilots: virtuele AI-assistenten die je helpen efficiënter en strategischer te werken of taken uit te voeren. 

Copilot voor Microsoft 365 is een van de vele Copilots die Microsoft aanbiedt. Deze AI-assistent is beschikbaar in allerlei Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, Teams, PowerPoint en Outlook. Copilot verbindt als het ware een chatbot (zoals ChatGPT) aan Microsoft 365 Graph en maakt daardoor gebruik van alle data en gegevens binnen de organisatie. Denk aan bestanden, e-mails, agenda-items, chats en notities. Zo kun je met Copilot voor Microsoft 365 bijvoorbeeld:

• een document uploaden in PowerPoint en vragen: Maak een presentatie van dit document. Binnen enkele seconden heb je een kant-en-klare presentatie over het onderwerp.
• documenten samenvoegen en vragen: Maak een samenvattend verslag van deze documenten. Bijvoorbeeld met OneNote-notities en Word-bestanden.
• een samenvatting maken van een Teams-vergadering met alle acties en punten die zijn besproken op een rijtje.
• vragen naar een specifieke analyse van een Office-tabel met data. 
• een Word-bestand uploaden en vragen: Creëer van dit document een les voor kinderen van 10 jaar.

Copilot voor Microsoft 365 genereert naast teksten, ook video’s en ander beeldmateriaal. Je kunt je vast indenken dat medewerkers hier veel tijd mee kunnen besparen!

Meer informatie over Copilot voor Microsoft 365

Wil je meer weten over Copilot? Bekijk dan de onderstaande video’s.

• Hoe werkt Copilot?
• Hoe bereid je je voor op Microsoft 365 Copilot?
• Een compleet overzicht van allerlei video's over Copilot, ChatGPT en AI
• Veelgestelde vragen rondom Copilot en het verschil met Copilot voor Microsoft 365

* De kosten zijn 30 euro per gebruiker per maand.