Home
01 mei 2025
Hoe SPO Utrecht met Bastion 365 de privacy van leerlingen borgt
Bij SPO Utrecht, een stichting verantwoordelijk voor 38 openbare scholen, staat digitale veiligheid hoog op de agenda. Alex Ennen, Hoofd-ICT en leerkracht, vertelt over de keuze voor Bastion 365 en hoe deze oplossing helpt bij het veilig omgaan met gevoelige gegevens van onder andere leerlingen
''De gemiddelde leerkracht is niet bezig met ICT. en als er dan veilig gemaild moet worden, moet dat eenvoudig zijn.''
“Ik heb twee banen. ICT is het zwaarste deel, maar ik vind het belangrijk om feeling te houden met het onderwijsveld,” zegt Alex. Hij combineert zijn werk als Hoofd ICT-er met twee dagen lesgeven per week.
Het ICT-team van SPO Utrecht is bescheiden: slechts 1,2 fte. “Dat is iets wat we in de toekomst zeker opnieuw gaan bekijken,” vertelt hij. Ondanks deze beperkte capaciteit heeft Alex duidelijke prioriteiten gesteld: de focus ligt op standaardisatie, beveiliging en het slim inzetten van data. Voor de reguliere ICT-ondersteuning en het dagelijkse beheer werkt SPO Utrecht samen met externe partijen. Een deel wordt verzorgd door Cloudwise, maar ook Jan Ligtenberg en Maurits Knoppert, trainers en consultants, van APS IT-diensten ondersteunen waar nodig.
Waarom overwogen jullie een oplossing voor veilig mailen?
Binnen het onderwijs wordt veel gewerkt met gevoelige gegevens van leerlingen. Zowel vanuit de stichting als vanwege de AVG-wetgeving en het Normenkader ontstond de behoefte aan een veilige manier van communiceren en delen van gegevens per e-mail.
“De gemiddelde leerkracht is niet bezig met ICT. En als er dan veilig gemaild moet worden, moet dat eenvoudig zijn,” zegt Alex Ennen. Vanuit de stichting en vanwege de AVG-wetgeving ontstond de behoefte aan een veilige en gebruiksvriendelijke manier om vertrouwelijke gegevens te mailen.
Hoe kwamen jullie bij de keuze voor Bastion 365?
Tijdens onze zoektocht naar een geschikte oplossing kwam Bastion 365 al snel in beeld. Hoewel we geen diepgaande technische vergelijking hebben gedaan, gaven vooral de gebruiksvriendelijkheid en het advies over de versleuteling de doorslag.
“We hebben verschillende aanbieders bekeken, maar Bastion 365 sprong eruit door de eenvoud. Collega’s hoeven geen IT-expert te zijn om veilig te kunnen mailen,” vertelt Alex. Hij liet zich daarbij ook adviseren door Maurits: “De wijze van versleuteling is bij veel producten vergelijkbaar. Wat ik sterk vond aan Bastion, is dat het versleutelde bericht en de ‘sleutel’ los van elkaar worden verstuurd. Dat verhoogt de veiligheid.” Toch was uiteindelijk de gebruiksvriendelijkheid doorslaggevend bij de keuze voor Bastion 365.
Hoe verliep de implementatie?
De implementatie verliep soepel. “Maurits heeft twee onlinetrainingen verzorgd, waarvan één is opgenomen en nu beschikbaar is voor nieuwe collega’s. Bastion is naadloos geïntegreerd met Microsoft, het kon gewoon niet beter.”
Toch bleek ook dat bewustwording belangrijk blijft. “We hebben gemerkt dat veilig mailen niet vanzelfsprekend is voor iedereen. Daarom willen we daar intern nog meer aandacht aan besteden,” aldus Alex.
In plaats van individuele licenties per school, besloot SPO Utrecht om Bastion 365 bovenschools in te zetten: “We hebben het geregeld voor alle directieleden en interne begeleiders. De kosten zijn minimaal vergeleken met het risico dat er leerlinggegevens op straat komen te liggen.”
Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van Bastion 365?
De reacties vanuit de organisatie zijn positief. “Collega’s vinden het gemakkelijk en snel in gebruik. Er zijn eigenlijk geen klachten. Ook extern, bijvoorbeeld richting ouders, werkt het soepel. Ouders ontvangen via Bastion een sms of code om de versleutelde e-mail te openen.”
Wat heeft Bastion 365 voor jullie opgeleverd?
“Kostenbesparing? Nee,” zegt Alex. “Maar we voldoen wél aan de AVG en het Normenkader voor Privacy en Veiligheid in het Onderwijs. Als stichting nemen we onze verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met privacygevoelige leerlinginformatie. Een oplossing voor veilig mailen is niet verplicht, maar de AVG verplicht je wel om passende maatregelen te treffen. Bastion 365 helpt ons daarbij. Dat is geen kwestie van geld besparen, maar de verantwoordelijkheid nemen om voorzichtig om te gaan met gevoelige gegevens van leerlingen.”
Ook aan de slag met Bastion 365?
Bastion 365 is een oplossing waarmee je veilig en AVG-proof kunt e-mailen binnen jouw school(bestuur). Denk aan versleuteling, veilige bijlagen en bescherming tegen datalekken. Wil je weten of Bastion 365 past bij jouw situatie? In onze webwinkel lees je meer over de mogelijkheden.
Lees meer
