ICT’er in het onderwijs over DocuFlow

Je voorziet de workflow van de nodige input of informatie en daarna gaat het allemaal vanzelf, volgens eenzelfde pad wat we met elkaar hebben afgestemd. De voornaamste aanleiding voor ons was het vormgeven van digitaal ondertekenen. Het ondertekenen van documenten (contracten, offertes, brieven etc.) is bij ons aan de orde van de dag. Hier zijn vaak meerdere mensen en beleidsterreinen bij betrokken en dit zorgde voor veel contact en afstemming onderling om hier grip op te krijgen en te houden. Reden om dit proces in een workflow onder te brengen!

DocuFlow biedt de mogelijkheid om een knop toe te voegen in de Office-applicaties. (Outlook, Word, Excel) Deze knop configureer je zodanig dat je er een workflow mee kunt starten. Dit is een onderscheidende factor van DocuFlow t.o.v. andere oplossingen en voor ons doorslaggevend. 

De implementatie van DocuFlow verliep soepel. Het is belangrijk dat je als klant weet wat je graag van het systeem zou willen. Hierbij hoef je op voorhand geen concessies te doen, ‘the sky is the limit’ en als er iets (technisch) niet kan, dan hoor je dat vanzelf van de experts. Documizers denkt goed mee en komt met waardevolle suggesties om de workflow nog krachtiger of gebruiksvriendelijker te maken.

De admin-kant van DocuFlow kent zeker een bepaalde complexiteit. Ik zie dit zelf als een voordeel, aangezien complexiteit vaak ontstaat doordat er steeds meer mogelijkheden worden toegevoegd. Hoe meer mogelijkheden, hoe krachtiger je de workflows kunt maken en hoe beter je deze kunt laten aansluiten bij de gebruikers.

DocuFlow heeft bij ons voor efficiëntie gezorgd en daarmee tijdsbesparing, werkdrukverlaging en vervolgens ook kostenbesparing. Processen verlopen sneller en volgens een vast pad. Hierdoor is er tussentijds geen afstemming of communicatie meer nodig om een proces goed van begint tot eind te laten verlopen. Iedereen verzorgt zijn/haar onderdeel van de workflow op het moment deze zich aandient. 

Ik kan DocuFlow daarom ook aan iedereen aanbevelen. Zeker bij organisaties waar bepaalde processen dagelijkse of wekelijkse kost zijn, valt er veel winst te behalen in efficiëntie en daarmee tijd- en kostenbesparing. Het nadenken over bepaalde processen en het monitoren van de voorgang kun je helemaal loslaten, aangezien de workflow dit feitelijk overneemt. Hierdoor kun je je tijd aan andere, wellicht ook leukere, zaken besteden!”

Door Rutger van Bostelen, hoofd ICT bij PROO Leiden