Automatiseer processen

Documentautomatisering voor het onderwijs

Hoe documentautomatisering tijd bespaart en communicatiestromen professionaliseert.

Documentautomatisering: dit is hoe het werkt.

Enig idee hoeveel documenten en e-mails er dagelijks in jouw organisatie binnenkomen en uitgaan? Denk bijvoorbeeld eens aan alle communicatie met scholieren en ouders, overeenkomsten, akkoordverklaringen, inkooporders, HR-documenten en de bijbehorende mailtjes die jouw collega’s verwerken. Dan kom je al snel uit op honderd documenten en e-mails per dag. Misschien zelfs wel duizend of meer.

Al die documenten samen vragen veel tijd en aandacht van medewerkers. Waarom? Omdat ieder document verschillende handelingen vereist. Zoals opstellen, contactgegevens opzoeken, opslaan, versturen, ondertekenen, verwerken en archiveren. En daarnaast omdat organisaties daarvoor verschillende applicaties gebruiken, waartussen medewerkers steeds moeten wisselen. Denk aan ERP, CRM, Word, Office, Outlook, Signing Service, PDF en SharePoint.

Dat moet slimmer kunnen, zou je denken? En inderdaad, dat kan ook, met behulp van documentautomatisering! In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en wat het jouw organisatie oplevert.

De tijd die je kwijt bent aan al die documenten en e-mails…dat moet toch slimmer kunnen?

Wat is een documentproces?

Een documentproces is een documentstroom die bestaat uit een reeks handelingen in een bepaalde volgorde. Denk aan het genereren, opslaan, versturen, (digitaal) ondertekenen en archiveren van documenten en e-mails. Wanneer je het documentproces automatiseert met software, heet dat ‘documentautomatisering’.

Wat is documentautomatisering?

Wil je handmatig werk laten verdampen? Dan kies je voor een documentoplossing die binnenkomende, interne en uitgaande documenten en e-mails automatisch voor jou beheert.

Een voorbeeld van een dergelijke oplossing is DocuFlow van Documizers. De applicatie neemt documenthandelingen van je over, zoals het genereren en versturen van offertes. Ook integreert DocuFlow alle benodigde applicaties met elkaar: informatiesystemen, Word/PDF, e-mail, signing service, en DMS. Hierdoor vinden de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk plaats op de achtergrond, zonder dat jij er omkijken naar hebt. Het resultaat? Professionele documenten en e-mails in een handomdraai, zonder tik-, klik- en zoekwerk.

Uitleg DocuFlow in 60 seconden | Powered by Documizers from Documizers on Vimeo.

De lijst aan voordelen

Het laten verdampen van handmatig werk en het besparen van tijd. Dat zijn de meest voor de hand liggende redenen om documentprocessen te automatiseren. Maar er zijn meer voordelen:

  • Professionaliseren van communicatiestromen;
  • Standaardisatie: uniforme werkwijze;
  • Voorkomen van (menselijke) fouten;
  • Inzicht in documentstromen;
  • Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten;
  • Efficiency en geldbesparing.

Waarom eerst digitaliseren?

Er bestaat nog wel eens verwarring over digitaliseren en automatiseren. Wat is wat?

Digitaliseer je een documentproces, dan verdwijnen pen en papier uit het proces. Je hoeft niets meer te printen, geen post meer te versturen, geen kopietjes in mappen te archiveren. Geen handtekening te plaatsen op papier. En datzelfde document weer terugsturen is ook verleden tijd. 

Na digitaliseren volgt automatiseren. Handmatige stappen in het digitale proces verdwijnen naar de achtergrond, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Met andere woorden: de software neemt het werk van je over. Dat bespaart tijd en geeft lucht. Een documentproces kun je gedeeltelijk of helemaal automatiseren. De keuze is aan jou.

Documentautomatisering: de ingrediënten

De drie hoofdingrediënten voor documentautomatisering zijn: het document (of de e-mail), de handeling (of reeks handelingen) en de bijbehorende applicaties. Samen vormen zij een documentproces. De software stelt het proces samen en voert het uit.

1: Document of e-mail

Jij bepaalt voor welk soort document je het proces automatiseert. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: offertes, overeenkomsten, contracten, rapporten, facturen, bevestigingen, aanvragen, de jaarrekening, verslagen, opdrachten, aktes, bonnen, formulieren, declaraties, notulen en bezwaren. Ook e-mails en mailings behoren tot dit proces.

2: Handeling

Een documentoplossing als DocuFlow koppelt alle veelvoorkomende documenthandelingen aan elkaar en voert ze uit. Denk aan: opstellen, genereren, mergen, het maken van een bijbehorend e-mailbericht, mailen/versturen, aanpassen, opslaan, controleren, ondertekenen, toevoegen, archiveren, een workflow starten en noem maar op.

3: Applicatie

Om een document op te stellen en te verwerken gebruiken organisaties verschillende applicaties. Bijvoorbeeld een documentgenerator, een informatiesysteem (CRM of ERP), een e-mailapplicatie als Outlook, PDF, signing service (digitaal ondertekenen) en een documentmanagementsysteem (DMS) als SharePoint.

Een goede documentoplossing integreert deze systemen met elkaar. De software zorgt ervoor dat ze samen één soepel lopende documentstroom vormen. En, dat de werkzaamheden op de achtergrond plaatsvinden waardoor jij er geen omkijken meer naar hebt.

Documentautomatisering met DocuFlow

Kunnen de documentprocessen in jouw organisatie wel een efficiency-boost gebruiken? Kijk dan eens naar DocuFlow van Documizers. Deze documentoplossing is van Nederlandse makelij, betaalbaar en bevat alle functies die je maar wensen kunt. Meer info.

Functionaliteiten DocuFlow

DocuFlow is een cloudoplossing voor alles wat met documenten en e-mails te maken heeft. Het pakket biedt:

  • Geavanceerde document- en e-mailgenerator
  • Integratie van ICT-landschap
  • Documentautomatisering

Zien hoe DocuFlow werkt?

Plan vrijblijvend een online demo in. Het team van Documizers neemt je graag mee in de wereld van procesautomatisering. Dan gaat er ook voor jou een wereld open!

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl