De kracht van documentautomatisering in het basisonderwijs

Wat is documentautomatisering?

Wanneer je software inzet om handmatig werk rondom documenten voor je uit te voeren, dan noem je dat documentautomatisering. Hiermee worden terugkerende taken beter gestroomlijnd. Denk aan het maken, opslaan, verzenden, ondertekenen en archiveren van documenten zoals akkoordverklaringen, inkooporders en HR-documenten. Hier zijn enkele aspecten van documentautomatisering:

• Gebruik van sjablonen en templates: bijvoorbeeld voor veelvoorkomende documenten zoals inschrijfformulieren, rapporten en akkoordverklaringen. Dit bespaart tijd bij het opstellen van nieuwe documenten. De persoonsgegevens worden bijvoorbeeld automatisch in het sjabloon geladen, waardoor je het volledige document in enkele seconden samenstelt.
• Automatische werkstromen: documentautomatisering zorgt er dat documenten zoals (toestemmings)formulieren of aanvragen automatisch naar de juiste personen worden doorgestuurd voor goedkeuring of ondertekening. Dit versnelt de goedkeuringsprocessen en voorkomt dat documenten vastlopen in een inbox.
• Digitale ondertekening: medewerkers, directieleden of ouders zetten rechtsgeldige handtekeningen, maar dan online! Zo verloopt het ondertekenproces een stuk sneller en efficiënter. Ook kun je overzichtelijk bijhouden wie er al heeft getekend en wie nog niet.
• Minder wisselen tussen systemen: documentautomatisering kun je koppelen aan andere systemen, zoals het leerlingvolgsysteem of CRM. Hierdoor worden gegevens naadloos overgedragen tussen verschillende systemen, waardoor dubbele invoer en fouten verminderen.
• Automatische archivering: documenten worden automatisch gearchiveerd in een documentmanagementsysteem (zoals SharePoint), waardoor ze gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk zijn. Dit helpt bij het naleven van regelgeving en bespaart fysieke opslagruimte.

Hieronder zie je een voorbeeld van een gedigitaliseerd én geautomatiseerd proces voor contracten.

Documentautomatisering: wat levert het op?

Minder handmatig werk en meer tijdbesparing! Dat zijn de meest voor de hand liggende redenen om documentprocessen te automatiseren. Maar er zijn meer voordelen:

• Consistentere en professionelere communicatie met ouders en medewerkers;
• Uniformere werkwijze met meer structuur;
• Waarborging van veiligheid van data en documenten;
• Vermindering van (menselijke) fouten;
• Meer inzicht in documentstromen;
• Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten;
• Meer efficiëntie en geldbesparing.

Start eerst met documentinventarisatie

Voordat je start met documentautomatisering is het belangrijk eerst in kaart te brengen welke documenten jouw onderwijsinstelling binnenkomen en uitstromen. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Inschrijfformulieren voor nieuwe leerlingen
• Verlofaanvragen voor leerlingen
• Contracten
• Medische verklaringen
• Oudercommunicatie
• Toetsresultaten
• Leerlingdossiers
• Aanvragen voor extra ondersteuning
• Formulieren voor schoolreizen en activiteiten

Vervolgens kun je inventariseren welke documenten het meest voorkomen én het meest impact hebben op de werkdruk van de schooladministratie, leerkrachten en andere medewerkers. Hoe meer tijd een documentproces kost, hoe meer het loont om te automatiseren. Logisch toch? Sterker nog, je kan de besparing van tijd en geld berekenen. Kijk maar eens naar de besparingscalculator van Documizers.

Voorbeeld: automatiseren documentproces rondom onderzoek onder leerlingen

Een documentoplossing kan alle onderstaande werkzaamheden, behalve uitvoeren van het onderzoek zelf, uit handen nemen! Dat bespaart veel tijd, bijvoorbeeld voor samenwerkingsverbanden die verantwoordelijk zijn voor de onderzoeken.

1. Openen document met toestemmingverklaring (Word)
2. Versturen toestemmingsverklaring (Outlook)
3. Ondertekenen toestemmingsverklaring (Signing Service zoals ValidSign of Entrust Signhost)
4. Opslaan ondertekende toestemmingsverklaring (SharePoint) 
Uitvoeren onderzoek
5. Openen uitslag/verslag onderzoek (Word)
6. Versturen uitslag onderzoek (Outlook)
7. Ondertekenen uitslag onderzoek - meerdere partijen (Signing Service zoals ValidSign of Entrust Signhost)
8. Archiveren getekend document (SharePoint)

Documentautomatisering met DocuFlow

Kunnen de documentprocessen binnen jouw school of stichting wel een efficiëntie-boost gebruiken? Kijk dan eens naar DocuFlow van Documizers! Dit is een Nederlandse oplossing met allerlei documentfuncties om de werkdruk te verlagen.