Algemeen

De financieel contactpersoon van de organisatie krijgt via e-mail een .pdf van de factuur. Daarnaast kun je zelf de facturen terugvinden in mijn Account. Wanneer er een administratiekantoor is opgegeven wordt de factuur daarheen gestuurd.

De tekenbevoegde van je instelling kan dit verzoek via info@apsitdiensten.nl indienen. Een administratiekantoor hoeft niet een fysiek persoon te zijn. Wanneer er een bepaalde vermelding of SN-nummer nodig is voor het administratiekantoor geef dit dan ook door bij dit verzoek.

We willen graag dat scholen en besturen goed kunnen werken met onze licenties. Daarom houden we ons, vaak op de achtergrond, bezig met verschillende ondersteunende diensten. Hiervoor brengen we servicekosten (administratiekosten) in rekening. Die kosten zie je terug in je winkelwagen zodra je een bestelling plaatst in onze webwinkel.

Je kunt denken aan ondersteunende diensten zoals:

• verwerkersovereenkomsten van leveranciers toetsen;
• audits op leveranciers uitvoeren;
• inkoopdossiers rechtmatig maken;
• handleidingen en instructievideo’s bieden;
• inhoudelijke ondersteuning bieden met behulp van gratis webinars;
• licenties uitleveren, wijzigen en plaatsen in tenants;
• tenantmigraties en remapping;
• administratieve wijzigingen (denk aan het verwerken van fusies).

• Het minimum bedrag is vervallen. Zo is er een lagere drempel om ook kleine (bij)bestellingen te plaatsen.
• Er wordt zo veel mogelijk één vast percentage gehanteerd.
• Het maximum bedrag voor bestellingen is voor scholen en besturen gelijkgesteld.

Bij nieuwe overeenkomsten voeren we deze aanpassingen direct door en voor bestaande overeenkomsten passen we de servicekosten geleidelijk aan. Bij bepaalde overeenkomsten (zoals Microsoft) blijven er afwijkende voorwaarden gelden.

Met een bestuurslicentie sluit je een overeenkomst af voor je bestuur en (een deel van) de onderliggende scholen. Het voordeel hiervan is dat je de licenties voor iedereen tegelijk bestelt en hierbij een verzamelfactuur ontvangt. Daarnaast zijn de licenties gemakkelijker uit te rollen, met maar één licentiecode. Een bestuurslicentie kan dus zorgen voor beter overzicht en makkelijk beheer. De precieze (prijs)voordelen verschillen per leverancier. Wil je meer weten over de bestuurslicentie van een specifieke leverancier? Neem dan contact op met onze Servicedesk.

Wil je gebruikmaken van een bestuurslicentie? Hiervoor moet je als bestuur een bestuursverklaring tekenen. Laat hierin het veld waarbij je een referentienummer kunt invullen leeg. Anders ontvang je alsnog een factuur per school.

Je kunt een model-DPIA niet klakkeloos overnemen. Het is belangrijk om een eigen analyse te maken op de volgende punten:

Komt het gebruik van de clouddienst/functionaliteit voldoende overeen met het beschreven gebruik van de clouddienst/functionaliteit in de model DPIA?

Bijvoorbeeld een DPIA voor cameratoezicht op een school. Voor een beoordeling van de risico’s maakt het behoorlijk uit of je in ieder trappenhuis een aantal camera’s hebt hangen of dat je buiten één camera hebt hangen om het buiten terrein tijdens de pauze globaal in de gaten te houden. Zo ja, dan kan de DPIA worden hergebruikt.

Een ander voorbeeld: voor Office 365 zijn al DPIA’s uitgevoerd. Als je de software onder de onderwijsvoorwaarden hebt aangeschaft én de door APS geadviseerde maatregelen neemt, zijn er geen hoge risico’s voor de privacy en hoef je geen nieuwe DPIA uit te voeren. Wel moet je dan de overwegingen op papier zetten, je FG-er laten adviseren en de tekenbevoegde de overwegingen, de verschillen met jullie situatie en de aangepaste DPIA laten goedkeuren.

Verder moet een DPIA worden uitgevoerd voorafgaand aan het gebruik van de clouddienst. Indien je de dienst al gebruikt, gelden andere regels:

• Als het goed is, heb je al eerder een risicoanalyse uitgevoerd, bijvoorbeeld onder de WBP. Alleen als de risico’s behoorlijk veranderen, moet je opnieuw een DPIA uitvoeren.
• Als de risico’s niet veranderen, verdient het aanbeveling om te controleren of je nog voldoet aan de AVG. 

In principe kies je bij het afsluiten van een overeenkomst welke licentievorm je voor de gehele looptijd van de overeenkomst wilt gebruiken. Als je toch tussentijds wil uitbreiden (verminderen kan niet), dan kun je een bestelling plaatsen in de webwinkel. Kies dan voor een uitbreidingsvariant. 

APS IT-diensten zelf staat niet in verhouding tot de scholen als verantwoordelijke of verwerker. Daarom hoeft APS IT-diensten geen verwerkersovereenkomst af te sluiten met scholen of schoolbesturen voor onze eigen diensten. Ook is het voor APS IT-diensten niet nodig aan te sluiten bij het Privacy convenant.

Uiteraard is het wel zo dat er persoonsgegevens in onze systemen zitten. Wij hebben een Informatiebeveiliging en Privacy beleid en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ongeoorloofde toegang tot die gegevens te voorkomen. Meer informatie hierover vind je op de pagina Disclaimer & Privacy.

Tussentijds is het niet mogelijk een licentieovereenkomst op te zeggen. Conform de overeenkomst die je met ons afsluit kun je deze pas opzeggen als de looptijd van de overeenkomst is afgelopen.

Wij brengen je tijdig op de hoogte als een overeenkomst afloopt. Je krijgt dan de keuze om de overeenkomst op te zeggen of de nieuwe versie van de overeenkomst af te sluiten. De aflopende overeenkomsten zijn altijd terug te vinden in je Account.

Enkel in het geval van opheffing van de onderwijsinstelling kun je met bewijslast van DUO een overeenkomst tussentijds opzeggen.

Wanneer je je hebt ingeschreven voor een van onze webinars, ontvang je van ons een link om het webinar live te bekijken. Het kan soms voorkomen dat het je niet direct lukt om deel te nemen. Om je hierbij te helpen zetten we een aantal handige tips op een rijtje.

Let op: controleer voor de start van het webinar alvast je geluidsinstellingen!

Handige tips

• Heb je geen linkje ontvangen? Neem dan contact op met onze Servicedesk.
• Wij raden aan om altijd de Teams app te gebruiken op je apparaat.
• Wil je het webinar volgen in een browser? Maak dan gebruik van Microsoft Edge.
• Krijg je een foutmelding? Sluit dan je programma af, en herstart deze.

Heb je hierna nog steeds geen toegang? Kijk dan het webinar terug, deze staat binnen 3 werkdagen op ons YouTube kanaal.