Microsoft

Veel scholen hebben het netwerk- en pc-beheer van de school uitbesteed. De netwerkleverancier (bijvoorbeeld Cloudwise, Hively of de Rolf Groep) regelt het beheer en onderhoud van de apparatuur.

Geen enkele netwerkbeheerder kan licentiekosten (conform de licentieovereenkomst die wij je aanbieden) van Microsoft-producten voor scholen berekenen in haar dienstverlening. Je kunt deze Microsoft-licenties alleen via APS IT-diensten afsluiten. Daarom dien je het aantal medewerkers en leerlingen jaarlijks bij ons te registreren.

Zowel MAK als KMS is een manier om (grootschalig) je Microsoft producten te activeren en te valideren.

De KMS (Key Management Service) wordt meestal gebruikt als het gaat om 25 of meer apparaten die je via een uitrol doet. De MAK (Multiple Activation Keys) code wordt vaak gebruikt voor losse installaties, waarbij je eenmalig activeert.

Goed om rekening mee te houden:

• Je dient voor Key Management Service een KMS-Client server in te richten. Hoe? Dat vind je hier. 
• Om te voorkomen dat de MAK-code aangeeft dat de limiet is bereikt, is het advies van Microsoft om MAK-codes te activeren middels de VAMT (Volume Activation Management) Tool. Meer informatie hierover vind je hier.

Sinds de afname van servers binnen scholen en de komst van de gebruikerslicenties binnen Microsoft 365, worden bovengenoemde manieren steeds minder gebruikt. Tegenwoordig kun je met Intune programma’s (zoals Office) op pc’s installeren vanuit de cloud en door gebruikers in te laten loggen met hun Azure AD activeer je gelijk het juiste besturingssysteem zonder dat je dit via codes hoeft te doen.

Binnen ons contract bevatten de meeste licenties Software Assurance. Met Software Assurance krijg je speciale voordelen die betrekking hebben op Microsoft-software en -services. Zo krijg je bijvoorbeeld rechten om altijd gebruik te mogen maken van nieuwe versies. Ook mag je sommige licenties verplaatsen naar andere hardware en kun je bestaande (server)licenties gebruiken als je deze servers naar Azure verhuist (Azure hybrid benefit).

Er zijn twee verschillende mogelijkheden:

1. Je installeert Office op deze devices als ‘shared device’ licentie: https://docs.microsoft.com/nl-nl/deployoffice/overview-shared-computer-activation
   
   Op deze manier gaat het niet af van de 5 downloads van een gebruiker, maar staat Office op het device. Hierbij log je dus wel in en uit na gebruik van de pc; iemand zonder licentie kan de applicaties niet gebruiken, want het systeem controleert bij opstarten of diegene wel gerechtigd is om het te gebruiken.
2. De tweede manier is om een apparaat licentie van €0,- bij ons te bestellen in de webwinkel. Gebruik hiervoor: https://docs.microsoft.com/nl-nl/deployoffice/device-based-licensing
   
   Op deze manier kan iedereen de Office applicaties gebruiken. De gebruikers op een gedeelde pc krijgen toegang tot de "standaard" desktop-apps, ongeacht hun eigen licentie. Ze krijgen de volledige functionaliteit van de apps en kunnen de apps wel gewoon gebruiken maar is er géén connectie naar de cloud.

Je kunt als bestuur, stichting, samenwerkingsverband en dergelijke géén overkoepelende overeenkomst afsluiten. Iedere deelnemende instelling dient per leverancier individueel een overeenkomst aan te gaan. Dit heeft te maken met de noodzaak alle instellingsgegevens goed te registreren en te koppelen aan het verstrekken van licenties en codes.

Wel bestaat er de mogelijkheid om als bestuur de contracten van de scholen centraal te beheren en coördineren. In de factuur wordt een specificatie per school opgenomen. Hiervoor dient het bestuur de bestuursverklaring getekend te hebben.

Om een verzamelfactuur te ontvangen dien je het veld waarbij je een referentienummer kunt invullen leeg te laten, anders ontvang je alsnog een factuur per school.