Wat is Microsoft 365-apps (Office) apparaatlicentie?
Microsoft 365-apps bevat de desktopversies van onder andere Word, Excel, PowerPoint en Outlook, altijd in een ondersteunde, actuele appversie. Bij deze variant wijs je de licentie toe aan een geschikt Windows-apparaat. Iedereen die zich op dat apparaat aanmeldt, kan met de apps documenten maken en bewerken, zonder dat iedere gebruiker een eigen licentie of account nodig heeft.
Verschillende medewerkers en leerlingen kunnen de apps dus op hetzelfde apparaat gebruiken. Dit past bijvoorbeeld bij een computerlokaal, mediatheek of uitleenapparaat. Je wijst de licentie centraal toe via een apparaatgroep in Microsoft Entra ID. Microsoft noemt deze licentie Microsoft 365 Apps for Education (device).
Wat een gebruiker kan, hangt af van de eigen licentie van die gebruiker:
- Gebruiker met een Microsoft 365 A3- of A5-licentie: heeft volledige toegang tot de Microsoft 365-apps, inclusief Word, Excel en PowerPoint, en tot de gelicentieerde cloudservices zoals OneDrive en SharePoint.
- Gebruiker zonder licentie, bijvoorbeeld een bezoeker: kan de desktop-apps gebruiken om documenten te maken en te bewerken, maar heeft geen toegang tot de cloudservices.
Gebruiksregels van de Microsoft 365-apps
Je mag deze licentie alleen gratis bestellen als je voor al je medewerkers beschikt over het Microsoft-basispakket. Het maximale aantal licenties dat je mag bestellen, wordt bepaald door het aantal medewerkers waarvoor je een basispakket hebt afgesloten.
Minimale vereisten voor deze apparaatlicentie
- Het apparaat heeft minimaal versie 1907 van Microsoft 365-apps voor ondernemingen.
- Het apparaat draait een ondersteunde versie van Windows 11, Windows 10 (General Availability Channel), Windows Server 2022 of Windows Server 2019.
- Het Windows-apparaat is Microsoft Entra joined of Microsoft Entra hybrid joined.
Controleer de appversie door een Office-app te openen en naar Bestand > Account te gaan. Typ winver in het Startmenu voor de Windows-versie. Het jointype vind je in het Microsoft Entra-beheercentrum onder Apparaten.
Microsoft 365-apps toewijzen
Je wijst de licentie toe aan apparaten en niet aan gebruikers. Werk in deze volgorde:
- Voeg de apparaten toe aan een groep in Microsoft Entra ID. Gebruik een beveiligingsgroep met vast of dynamisch apparaatlidmaatschap die niet e-mailingeschakeld is. Microsoft 365-groepen worden niet ondersteund.
- Wijs de licentie aan die groep toe. Dit doe je in het Microsoft 365-beheercentrum onder Facturering > Licenties, niet in de Azure-portal. Per groep kun je maar één abonnement toewijzen. Je hebt hiervoor de rol Globale beheerder nodig.
- Stel Microsoft 365-apps in op apparaatlicenties in plaats van gebruikerslicenties. Dit kan een Beveiligingsbeheerder of Office-appsbeheerder doen.
Let op: Maak eerst de groep aan en wijs de licenties toe. Configureer daarna pas Microsoft 365-apps. Anders verschijnen er foutmeldingen in de apps. Als je de licentie bij een groep intrekt, worden alle apps en bijbehorende gegevens op de apparaten in die groep alleen-lezen.
Bekijk hier de stappen om de licenties toe te wijzen. Zorg dat je vooraf de apparaten aan een groep hebt toegekend.
De belangrijkste functionaliteiten
Met deze variant beschik je over de volgende mogelijkheden:
- Word: maak en bewerk documenten, werkbladen en lesmateriaal.
- Excel: verwerk gegevens, maak berekeningen en houd overzichten bij.
- PowerPoint: maak presentaties voor lessen, informatieavonden en vergaderingen.
- Outlook: werk met e-mail, agenda en contactpersonen wanneer deze diensten voor de gebruiker beschikbaar zijn.
Voorbeeld uit de onderwijspraktijk
Een school heeft dertig gedeelde laptops op een leerplein. De ICT-beheerder voegt deze laptops toe aan een apparaatgroep in Microsoft Entra ID en wijst de apparaatlicentie aan die groep toe. Daarna kunnen verschillende leerlingen en leerkrachten op dezelfde laptops werken met Word, Excel en PowerPoint, zonder dat iedere gebruiker een eigen Office-licentie nodig heeft.
Meer informatie over Microsoft 365-apps
Bekijk voor meer informatie de productpagina van Microsoft of de Microsoft 365 Apps licensing guidance.
