TOPdesk
Registreer meldingen eenvoudig op één plek en laat serviceprocessen efficiënter verlopen.
- Kennissysteem en serviceportaal in één
- Centrale plek voor alle tickets, bijvoorbeeld ICT of facilitair
- Bespaar tijd en verbeter de samenwerking
Licentie
In het kort
-
AanbiederTopdesk
Wat is TOPdesk?
Veel scholen hebben moeite met het beheren van interne meldingen en de opvolging daarvan. Denk aan meldingen over kapotte apparaten, het instellen van wifi of een verstopt toilet. Met TOPdesk pak je dit gestructureerd aan. Deze software helpt om serviceprocessen (zoals ICT, HR of facilitair) eenvoudig in te richten en overzichtelijk te houden. Zo werken afdelingen beter samen en besparen zij tijd! En je andere collega’s? Die zullen het waarderen dat ze één aanspreekpunt hebben voor hun vragen.
Belangrijkste functionaliteiten van TOPdesk
- Self-Service Portal: een kennissysteem en serviceportaal in één. Medewerkers kunnen hierin zoeken naar antwoorden op hun vragen en nieuwe tickets aanmelden, wat leidt tot minder herhalende meldingen bij de servicedesk.
- Duidelijke rapporten en KPI’s: zie hoe je team het doet en waar verbeteringen mogelijk zijn. Met de Rapportmagiër creëer je in vijf makkelijke stappen rapporten.
- CMDB (Configuratiemanagement Database) en Assetmanagement: beheer je IT-middelen en configuratie-items zoals laptops, printers of software. Wijs deze assets toe aan gebruikers en koppel ze aan locaties of automatische acties.
- Samenwerking tussen afdelingen: TOPdesk maakt het mogelijk om met verschillende afdelingen van jouw schoolbestuur te werken in één tool, wat het makkelijker maakt om taken door te sturen en belangrijke kennis te delen.
Drie pakketten van TOPdesk
- Essential: bevat de Self-Service Portal om meldingen te beheren en vragen op te lossen. Daarnaast krijg je toegang tot dashboards, rapportages en de CMDB voor effectief assetmanagement.
- Engaged: biedt uitgebreidere functies om werkstromen te beheren zoals wijzigingsbeheer, probleembeheer, contract- en SLA-beheer, het beheren van leverancierscontracten, het versturen van enquêtes en het samenwerken met meerdere afdelingen aan wijzigingen.
- Excellent: de meest complete variant met extra mogelijkheden zoals projectmanagement, een webshop, live chat, een jaarlijkse health check en premium support (denk aan wijzigingen, problemen, projecten en tickets koppelen).
Na je aanvraag wordt samen met TOPdesk afgestemd welk pakket het beste bij jouw school(bestuur) past. Het TOPdesk-abonnement is altijd inclusief de software, hosting, updates en support.
Waarom kiezen voor TOPdesk?
Deze oplossing:
- is standaard en simpel: je school werkt met vaste processen en een overzichtelijk platform. Zo verloopt de dienstverlening sneller en consistenter.
- zorgt ervoor dat jouw collega’s minder tijd kwijt zijn aan het registreren van meldingen en meer tijd kunnen besteden aan het leveren van de best mogelijke service.
- biedt één centrale plek: servicemedewerkers zien direct wat er speelt en kunnen gericht actie ondernemen. Andere collega’s zullen het waarderen dat ze één aanspreekpunt hebben voor hun vragen.
- optimaliseert de samenwerking binnen en tussen afdelingen, zodat medewerkers zo goed mogelijk worden bediend.
TOPdesk is een uitstekend beveiligde SaaS-applicatie en is onder andere ISAE3000 en SOC Type II gecertificeerd. De oplossing werkt in de browser en dankzij de integraties en open AI te koppelen met onder andere:
- Microsoft 365 (bijvoorbeeld Intune, Teams, Entra ID en Power BI)
- Google Workspace
- AFAS
- Xelion
- en nog veel meer!
Veelgestelde vragen
Ja, dat kan! Een persoonlijke demo of gratis proeflicentie vraag je bij ons aan via het aanvraagformulier.
Hiervoor tel je het aantal servicemedewerkers die de meldingen gaan behandelen (de ‘behandelaars’) bij elkaar op. Andere medewerkers binnen de school kunnen zonder licentie een melding inbrengen of dashboards bekijken.
Als je TOPdesk via ons afsluit, ontvang je 20% korting op het gekozen abonnement. De facturatie van deze kosten loopt via ons. Hiervoor rekenen we servicekosten. De kosten voor de implementatie worden rechtstreeks door TOPdesk aan jullie gefactureerd.
Hebben jullie al een abonnement bij TOPdesk? Dan kijken we graag samen met TOPdesk naar de mogelijkheden om het contract via ons te laten lopen. Wat staat er nu precies in jullie huidige contract en zijn er andere wensen? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact op met onze Servicedesk.
Eerst vraag je via ons een offerte aan. Daarna zal TOPdesk contact met jullie opnemen en afstemmen welk pakket (Essential, Engaged of Excellent) het beste bij je situatie past. Na ondertekening van de offerte wordt de implementatie ingepland.
De implementatie van TOPdesk gebeurt samen met een ervaren consultant en bestaat uit een intake, inrichting van de basis en modules, afronding en nazorg. Zo zorgt TOPdesk voor een werkende omgeving die door medewerkers wordt geaccepteerd en gebruikt. De duur van het traject wordt in overleg afgestemd. De benodigde uren zie je terug op de offerte.
Overschrijd je het afgesproken aantal behandelaars (medewerkers die de meldingen behandelen)? Dan kun je dit eenvoudig uitbreiden. Neem hiervoor contact met ons op via info@apsitdiensten.nl. De kosten worden daarna aangepast aan het gebruik.
Op de website van TOPdesk vind je allerlei webinars, documentatie en blogs. Daarnaast heb je via het TOPdesk Supportcontract toegang tot telefonische support en inspirerende klantevenementen. Ook krijg je gegarandeerd onderhoud en ontwikkeling van het pakket en heb je altijd toegang tot de laatste versie door wekelijkse updates en servicepacks.