“Scholen kunnen veel meer uit hun softwarelicenties halen”

Inmiddels heeft vrijwel elke onderwijsinstelling de beweging wel gemaakt naar de cloud. Soms helemaal op eigen kracht, soms met behulp van een dienstverlener, bijvoorbeeld voor het werkplekbeheer. BIC’ers zijn in dit proces vaak de spil tussen interne collega’s en de ICT-leverancier: in hun eigen organisatie zijn zij het aanspreekpunt wanneer er iets geregeld moet worden. Ook willen zij van leveranciers weten wat eraan zit te komen. Bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten, een security-update of beleidswijzigingen. Hier wringt het, constateert Maurits Knoppert, Microsoft 365 Consultant en trainer voor APS ITdiensten. “In de praktijk is de informatie die leveranciers doorgeven aan de klant marginaal.”

Dit onderschrijft ook Jan Ligtenberg, die als consultant en trainer klanten van APS IT-diensten bijstaat. “Het moet niet uitmaken bij welke leverancier je zit, het gaat erom dat je de baas bent over je spullen en dat je er bovenop zit. Vooral over security krijgen we nu veel vragen van BIC’ers.” Recente hacks van onderwijsinstellingen die in het nieuws zijn gekomen hebben daar aan bijgedragen, maar ook is er een verschuiving van verantwoordelijkheden van leverancier naar onderwijsinstelling. “Scholen zien dat zij eindverantwoordelijkheid dragen voor hun eigen omgeving in de cloud. Daardoor gaan zij anders denken over zaken als veilig inloggen. In het verleden vond men dat het vooral niet te ingewikkeld mocht zijn voor gebruikers. Een gebruikersnaam en een veilig wachtwoord, dat was wel voldoende beveiliging. Nu zien scholen steeds meer het belang van Single Sign-On (SSO) en Multi-Factor Authenticatie (MFA).”

SSO en MFA vaak zó aan te zetten

In hun maandelijkse online sessies met klanten van APS IT-diensten hebben Maurits en Jan gemerkt dat scholen hierbij best wat hulp kunnen gebruiken. Jan: “Er zijn namelijk leveranciers die MFA niet breed uitrollen, maar scholen die daar expliciet naar vragen wel de mogelijkheid bieden om MFA te gebruiken. Dit moeten BIC’ers wel weten. Wij hebben al veel scholen advies gegeven en hen ook geholpen bij het instellen van MFA.” Scholen maken gebruik van de licenties van APS IT-diensten en die zijn voorzien van veel (veiligheids-)onderdelen, die zij in veel gevallen niet optimaal inzetten. “Zeker in vergelijking met het bedrijfsleven zijn scholen bevoorrecht met hun licenties”, zegt Maurits. “Zij beschikken vaak zonder het te weten over een rijk portfolio aan functionaliteiten. Zaken als SSO en MFA zijn voor hen daarom standaard gereedschap; ze hoeven het alleen nog maar aan te zetten.”

Iets anders dat scholen gaandeweg ontdekken: er valt nog veel meer te halen uit het Microsoft-platform dat zij al gebruiken. Onderdelen die zij nog niet hadden gezien, maar die wel enorm handig zijn. “In de coronaperiode hebben we veel onderwijsinstellingen zien overstappen naar het gebruik van Teams”, zegt Maurits. “Nu willen zij het intensiever gaan gebruiken. Bijvoorbeeld om hun intranet- of SharePoint-omgeving te benaderen. Op dit moment zijn Teams en SharePoint nog twee redelijk gescheiden omgevingen, maar Microsoft gaat deze integreren met elkaar. Dan zie je dat het toch heel interessant wordt voor bijvoorbeeld bestuurders en leerkrachten om nieuwtjes, memo’s en weekmededelingen via Teams te publiceren. Gebruikers kunnen deze dan op zowel hun desktop en laptop als op hun mobiel bekijken.”

Scholen moeten hiervoor hun SharePoint-portalen wel goed inrichten, voegt Jan toe. “Teams is echt gericht op samenwerken en er is geen onderscheid tussen rollen. Bij SharePoint kijk je juist erg naar machtigingen en toebedeelde rollen, waardoor je niet alle gegevens kunt bekijken of bewerken. Als informatieportaal versus samenwerkingsportaal zijn het nog twee verschillende werelden. Microsoft probeert dat nu in elkaar te schuiven, zodat je via Teams informatie in SharePoint kunt benaderen. Daarvoor moet je wel je portalen inrichten en daarbij goed weten wie welke rechten krijgt.”

Even bijpraten

Met webinars proberen Jan en Maurits BIC’ers en ICT-beheerders te helpen die meer willen weten over de mogelijkheden van hun ICT-omgeving. Of die juist door de bomen het bos niet meer zien en gewoon uitleg in heldere taal nodig hebben. De webinars en andere sessies zijn te vinden via het YouTube-kanaal van APS IT-diensten. Scholen worden via nieuwsbrieven op de hoogte gesteld van aankomende webinars, waarvoor zij zich kunnen aanmelden. Eens per twee maanden verzorgen zij een webinar met de laatste Microsoft 365-update. Aanraders voor BIC’ers op het YouTubekanaal zijn onder meer de sessies ‘Even bijpraten over Microsoft 365’ en ‘Microsoft Webinar Microsoft 365 update’. Maurits: “Wij merken dat BIC’ers deze informatievoorziening waarderen. Wij hebben veel contact met ICT-leveranciers en weten daardoor wat er mogelijk is met platformen in combinatie met Microsoft 365, maar we staan er ook boven als onafhankelijke partij. We hebben er zelf geen belang bij en zien gewoon graag dat scholen goed verder kunnen.”