Praktijkervaring: “Voor de pilot gebeurde er bijna niets met AI”

Angeline Hendrix: ''We hebben veel verschillende disciplines op het bestuurskantoor. Juist daarom wilden we goed onderzoeken wat AI voor ons kan betekenen.''  

Starten met een pilot van de Copilot training

De aanleiding was duidelijk: de ontwikkelingen rond AI gaan snel en roepen veel vragen op. “AI is het onderwerp van de dag. Iedereen had er een mening over”, vertelt Angelique: “Dit moesten we dus goed aanpakken!” Daarom kiest het schoolbestuur bewust voor een pilot op het bestuurskantoor. Niet om direct groots te starten, maar om eerst te ontdekken wat generatieve AI in de praktijk oplevert. Daarbij keken ze breder dan alleen het onderwijs. Ook afdelingen als HR, financiën, secretariaat en onderwijs & kwaliteit deden mee. “Met zoveel verschillende functies wil je eerst goed aftasten waar AI echt iets toevoegt en kijken of het ook werkdruk verlaagt.” 

Leren en meteen doen

De pilot startte met een basistraining over generatieve AI. In die eerste sessie leren deelnemers wat AI is en wat je ervan kunt verwachten. Daarna volgde meteen de stap naar de praktijk. “De combinatie werkte heel goed”, zegt Angelique. “In de ochtend kregen we uitleg en in de middag hands-on aan de slag met ons eigen werk, onder begeleiding van de trainer. Dat was echt waardevol.” Doordat medewerkers direct met hun eigen taken werkten, werd snel duidelijk waar Copilot ondersteunt. Er was ook ruimte om vragen te stellen en samen te ontdekken wat niet en wel werkt: “Je merkte meteen dat iedereen hierop aangaat: waar kan ik Copilot voor gebruiken? En wat levert het mij op?” 

Van nauwelijks gebruik naar vaste ondersteuning

De pilot zette iets in beweging. Waar AI voorheen bijna niet gebruikt werd op het bestuurskantoor, is dat nu heel anders. “Voor de pilot gebeurde er niets met AI”, vertelt Angelique. “Nu gebruikt ongeveer 70 procent van de medewerkers Copilot wekelijks of dagelijks.” Copilot wordt vooral ingezet bij het schrijven en verbeteren van teksten en bij onderzoeksvragen. Medewerkers ervaren meerwaarde in taal, structuur en het aanscherpen van ideeën. “Ik gebruik het zelf vooral voor beleidsstukken en het verbeteren van e-mails”, zegt Angelique. Ook bij repeterende taken en onderzoek helpt het, dit bevestigt Angelique: “Het laat je breder kijken en dieper nadenken.” 

Goed gebruik vraagt tijd

Tegelijkertijd is de inzet van Copilot geen kwestie van even aanzetten en beginnen. Medewerkers moeten ontdekken hoe de tool past binnen hun eigen werkproces. “Je moet er tijd en energie in steken voordat je merkt hoe het je ondersteunt en hoe je het effectief inzet”, zegt Angelique. “Daar moet je elkaar ook de ruimte voor geven.” Binnen het schoolbestuur ontstaat daardoor steeds meer behoefte aan verdieping, bijvoorbeeld in beter prompten en het werken met agents en bouwen van agents. 

Veilig werken met AI

Bij de inzet van AI kijkt het schoolbestuur niet alleen naar de mogelijkheden, maar ook naar de voorwaarden. Veilig werken speelt daarbij een belangrijke rol. Denk aan de inrichting van de Microsoft 365-omgeving, het beschermen van gevoelige gegevens en duidelijke afspraken over het gebruik. “Je omgeving moet goed ingericht zijn. Dat is echt een vereiste”, zegt Angelique. Het schoolbestuur kijkt daarom naar aanvullende maatregelen, zoals het uitsluiten van gevoelige gegevens en het vastleggen van richtlijnen in een gedragscode. “We hebben gekeken naar de mens, de bedrijfsvoering en de applicatie. Op al die onderdelen willen we het goed en veilig neerzetten. Je moet goed opletten, want AI kan fouten maken of dingen verzinnen. De mens blijft altijd leidend. Je kunt het, zoals de naam al doet vermoeden, zien als een copiloot die je ondersteunt.” 

Focus helpt bij de volgende stap

Na de evaluatie van de pilot kwam naar voren dat er behoefte is aan een bredere implementatie. Daarbij helpt het om focus aan te brengen. Omdat het schoolbestuur al in een Microsoft-omgeving werkt, ligt Microsoft 365 Copilot voor de hand. Zo wordt het makkelijker om kennis op te bouwen en ervaringen te delen. Voor schoolbesturen die ook willen starten, heeft Angelique een duidelijk advies: “Begin klein. Start met een pilot en kijk naar de waarde van Copilot. En zorg dat je omgeving goed en veilig is ingericht. Dan kom je er wel!”