Efficiënt vergaderen in het onderwijs

Misschien herken je het wel: de vergadering begint, maar niet iedereen heeft alle benodigde documenten al voor zich. De één gaat nog snel op zoek naar de agenda in een papieren map en de ander graaft door e-mails om de laatste versie van de actiepunten te vinden. Ook is de besluitenlijst van de vorige vergadering nog niet door iedereen gecontroleerd of ondertekend...

Eén centrale plek voor alle vergaderingen en documenten

De oplossing iBabs is speciaal ontwikkeld om (bestuurs)vergaderingen efficiënter te maken. Met de software vergader je online of hybride, volg je een bepaalde agendastructuur en zorg je daarbij voor goede documentatie. Je registreert per vergadering alle bijbehorende notulen, actiepunten en besluiten op één plek en kunt documenten zelfs linken aan een specifiek agendapunt. Zo weet je zeker dat deelnemers de juiste versies bij de hand hebben en hoeft niemand tijdens de vergadering nog op zoek te gaan!

Je kunt iBabs integreren met Microsoft 365 en Google Workspace. De software werkt op Windows, macOS, ChromeOS en grote mobiele platformen zoals iOS en Android.  Ook kun je gemakkelijk externen toevoegen (hier hebben zij wel een iBabs account voor nodig).

Bekijk de iBabs demovideo en een gebruikerservaring

Wil jij ook efficiënter vergaderen en besluiten zorgvuldiger vastleggen? Bekijk de online demonstratie en kom erachter wat iBabs jouw school of bestuur kan bieden. Ook deelt Stichting PROOLeiden tijdens deze demo de ervaringen met de oplossing.

Besluiten formeel vastleggen en goedkeuren

Als bestuur heb je verantwoordingsplicht: je moet kunnen aantonen wat je hebt gedaan, waarom je dit hebt gedaan en hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen. Doe je dit niet, bijvoorbeeld voor onderwerpen waar in de toekomst mogelijk discussie over kan ontstaan of besluiten die invloed hebben op de organisatie? Dan is het volledige bestuur hiervoor aansprakelijk. 

iBabs maakt het makkelijker om uitkomsten en besluiten goed en veilig vast te leggen. Ook krijgen deelnemers meer inzicht in de bestuurlijke processen en ondersteunt de oplossing bij controles door de accountant. Je stelt de besluitenlijst op, exporteert deze met één knop naar pdf en stuurt het door voor controle en ondertekening. De documenten hoeven dus niet meer geprint en fysiek verspreid te worden. Dat scheelt een hoop werk! En je weet dat iedereen het overzicht behoudt.

De oplossing iBabs zorgt zo voor inhoudelijkere vergaderingen, een lagere werkdruk én betere governance. 

Waarom vergaderen met iBabs als we Teams gebruiken?

Misschien is Teams wel het platform dat jullie gebruiken voor vergaderingen. In die omgeving kun je videobellen, chatten, bestanden delen, live samenwerken en notities en taken bijhouden. Ook is er een goede integratie met andere Microsoft apps zoals Outlook en SharePoint. Daarnaast biedt Teams verschillende mogelijkheden in de vergadering zelf: denk aan het toevoegen van polls, whiteboards of andere applicaties. Hierdoor heeft het gebruik van Teams vooral veel voordelen voor samenwerken binnen afdelingen of projectgroepen en (hybride) lesgeven. 

Voor formelere (bestuurs)vergaderingen raden we iBabs aan. Deze software biedt mogelijkheden om bestuurlijke processen inzichtelijker te maken en alle documentatie goed vast te leggen.

De precieze verschillen tussen iBabs en Teams vind je in het vergelijkingsdocument.