Groeisaam deelt ervaring: zo maakt Zivver veilig mailen makkelijk

Waarom overwogen jullie een oplossing voor veilig mailen?  

Zoals veel schoolbesturen werkt Groeisaam actief aan het voldoen aan het Normenkader IBP. “We zijn daar in 2021 al vroeg mee gestart met een externe audit. Die bevestigde een aantal kwetsbaarheden. Daar wilden we direct iets mee doen,” aldus Tom. Op basis van de auditresultaten zijn aanvullende maatregelen genomen, zoals de invoering van een cybersecuritysysteem, een back-upoplossing en tweefactorauthenticatie voor alle medewerkersaccounts. “Veilig mailen was een logische vervolgstap. Geen incidentele, maar een preventieve maatregel.” 

Hoe kwamen jullie bij de keuze voor Zivver?  

Groeisaam vergeleek Zivver met andere oplossingen voor veilig mailen. De doorslag gaf de slimme, zelflerende functionaliteit van Zivver. “Zivver herkent afwijkend gedrag. Als je bijvoorbeeld voor het eerst gevoelige informatie naar een bepaald mailadres stuurt, krijg je een seintje: weet je zeker dat dit klopt?” vertelt Tom. Ook het feit dat veel IB’ers al met Zivver werkten via externe partijen, maakte de overstap laagdrempelig. “Qua prijs lagen de opties dicht bij elkaar, maar Zivver bood nét dat extra stukje gemak en herkenning. Dat maakte het voor ons de logische keuze.” 

Hoe verliep de implementatie?  

‘’De implementatie begon bij het bestuursbureau, daarna volgden de IB’ers. Zij gebruikten Zivver al in beperkte mate: zo’n 20 gebruikers werkten met gratis licenties die bijna aan hun limiet zaten,’’ vertelt Tom. De technische implementatie deed Groeisaam samen met Maurits Knoppert (Trainer en consultant bij APS IT-diensten): ‘’Onze visie is: wat we niet zelf kunnen, doen we samen met iemand, zodat we het daarna zelf kunnen. Dat werkte goed.” We organiseerden een sessie, die werd opgenomen en gedeeld als instructievideo met collega’s. Zo kon iedereen in eigen tempo kennismaken met Zivver.” 

Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van Zivver?  

Volgens Tom zijn de reacties intern positief: “De integratie is heel soepel, medewerkers hoeven weinig zelf in te stellen. Zivver maakt automatisch de juiste keuzes, wat het gebruik laagdrempelig maakt.” 

Ook qua gebruiksvriendelijkheid is Tom tevreden: “Zivver is eenvoudig in gebruik. Een uitgebreide training was niet nodig, al hebben we wel een korte instructievideo opgenomen om collega’s snel op weg te helpen. IB’ers en directeuren die al eerder met Zivver werkten, hadden zelfs helemaal geen uitleg nodig.” 

Er zijn wel enkele aandachtspunten. “Zivver werkt nu alleen nog met de klassieke versie van Outlook en de webmail, de nieuwe versie ondersteunt de plug-in nog niet volledig. Bij de webmail plug-in kan het zijn dat als je te snel op ‘verzenden’ klikt,  de e-mail in concepten blijft hangen. Geen grote problemen, maar wel zaken om rekening mee te houden.”