Automatiseer processen: efficiënt werken in het onderwijs
Digitale handtekeningen in het onderwijs: wat je moet weten
Steeds meer scholen gebruiken digitale handtekeningen voor documenten zoals ontwikkelingsplannen, toestemmingsformulieren en contracten. Dat is snel en handig, maar zijn ze altijd rechtsgeldig en betrouwbaar? In dit artikel lees je welke drie soorten digitale handtekeningen er zijn, welke het meest voorkomt in het onderwijs én hoe je dit type handtekening veilig en efficiënt verzamelt.
Tip: volg het gratis webinar
Donderdag 25 september
Hoe werkt digitaal ondertekenen precies en waarom is het zo eenvoudig? Antwoorden hierop krijg je tijdens dit webinar.
Lees meer
Digitale handtekening: rechtsgeldig versus betrouwbaar
Een handtekening is rechtsgeldig zodra je ermee kunt aantonen dat iemand bewust akkoord is gegaan met de inhoud van een document of formulier. Dat is belangrijk in situaties waar expliciete toestemming of instemming nodig is, zoals ouderlijk akkoord voor het gebruik van beeldmateriaal van een kind of de ondertekening van een contract door een schoolbestuurder.
Digitale handtekeningen zijn meestal net zo rechtsgeldig als handgeschreven handtekeningen, maar verschillen in betrouwbaarheid: is de persoon die tekent ook écht degene van wie de naam erbij staat? Hoe minder betrouwbaar de handtekening, hoe groter het risico dat deze later wordt betwist. Bijvoorbeeld door een ouder of leverancier die achteraf ontkent te hebben getekend.
De drie typen digitale handtekeningen volgens eIDAS
Volgens de Europese eIDAS-verordening bestaan er drie typen digitale handtekeningen. Deze zijn in principe allemaal rechtsgeldig, maar hebben elk een eigen niveau van betrouwbaarheid.
De geavanceerde handtekening is in het onderwijs het meest gangbaar. Dit type handtekening biedt een goede balans tussen betrouwbaarheid en gebruiksgemak. Dankzij de verificatie weet je zeker wie er ondertekent, terwijl de ondertekenaar geen ingewikkelde stappen hoeft te doorlopen.
| Type | Toelichting | Betrouwbaarheid | Voorbeelden |
|---|---|---|---|
| Standaard | Krabbel op iPad, getypte naam of muiskrabbel in PDF | Laag | Bevestiging aanwezigheid ouderavond, aanmelding activiteit, leesbevestiging |
| Geavanceerd | Ondertekening met verificatie (bijvoorbeeld via e-mail of sms-code) | Hoog | Ouderverklaring, verlofaanvraag, toestemmings-formulier, contract met leverancier |
| Gekwalificeerd | Ondertekening via DigiD of gekwalificeerd certificaat | Zeer hoog | Notarieel document, officiële verklaring, subsidieaanvraag |
Geavanceerde digitale handtekeningen ophalen: hoe doe je dat?
In onze webwinkel vind je drie oplossingen voor digitaal ondertekenen waarmee je op een veilige, controleerbare én efficiënte manier handtekeningen verzamelt:
Met deze oplossingen leg je vast wie mag ondertekenen en wordt de identiteit van de persoon gecontroleerd. De ondertekenaar ondertekent vervolgens via een beveiligde omgeving. Daarnaast heb je dankzij logging en audit trails (zoals tijdstip, IP-adres en documentversie) altijd bewijs van de ondertekening. Zo weet je dus zeker dat handtekeningen rechtsgeldig én betrouwbaar zijn.
Starten met digitaal ondertekenen
Wil je starten met digitaal ondertekenen en ben je benieuwd welke oplossing het beste bij jullie past? Bekijk dan het vergelijkingsdocument waarin we de drie oplossingen met elkaar vergelijken.
Kan ik ook Adobe Acrobat Pro, AFAS of eHerkenning gebruiken?
Adobe Acrobat Pro
Een handtekening via Adobe Acrobat Pro is een standaard digitale handtekening. Deze is rechtsgeldig, maar minder betrouwbaar. Voor informelere documenten, zoals een toestemmingsformulier voor een schoolactiviteit, kan dit voldoende zijn. Maar voor officiëlere documenten met meer formele waarde, raden we een oplossing zoals Adobe Acrobat Sign, ValidSign of Zivver Digitaal Ondertekenen aan. Je hebt daarmee niet alleen meer zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar, maar krijgt ook volledig overzicht op het ondertekenproces!
Digitaal Ondertekenen in AFAS
De module Digitaal Ondertekenen (Signing Service) in AFAS is een betrouwbare oplossing voor het zetten van een geavanceerde handtekening. Maar: deze functionaliteit is alleen voor documenten in het AFAS-systeem, zoals personeelsgegevens en -documenten. Je kunt AFAS dus niet gebruiken voor het ondertekenen van documenten buiten AFAS, zoals huurcontracten of ontwikkelingsplannen.
eHerkenning
eHerkenning is bedoeld voor veilige toegang tot overheidsdiensten, maar niet voor het ondertekenen van documenten. Dit is dus geen alternatief voor een digitale handtekeningstool zoals Adobe Acrobat Sign, ValidSign of Zivver Digitaal Ondertekenen.
Advies of meer informatie?
We denken graag met je mee! Neem voor advies of meer informatie gerust contact op met onze schooladviseur Charles Hunfeld via c.hunfeld@apsitdiensten.nl.
