Vijf tips voor back-up in het (speciaal) basisonderwijs

Wat is een back-up strategie?

Veilig omgaan met gevoelige informatie is van cruciaal belang voor iedere organisatie, van groot tot klein. Helaas zijn ook basisscholen steeds vaker slachtoffer van hacks of ransomwares. Of er gaan op een andere manier veel bestanden en persoonlijke gegevens verloren. Back-up is een van de belangrijkste maatregelen die je kunt nemen om deze gegevens weer te herstellen en de schade te beperken. Lees meer over de noodzaak van back-up.

Een back-up strategie is de manier waarop je de back-up uitvoert, eigenlijk de methode. Wat voor back-up heb je precies nodig? Hoe pak je het aan? Je kijkt hiervoor onder andere naar je type organisatie, de risico’s die je loopt, de plek waar de data staat en de hoeveelheid van gegevens. Aan de hand daarvan kies je een back-up die het beste bij jullie omgeving past.

Vijf tips voor een goede back-up strategie

Tip 1: Stel jezelf een aantal vragen

Voordat je begint met back-up, moet je jezelf een aantal vragen stellen. Denk aan:

• Wat voor data wil je opslaan en waar wil je het opslaan?
• Hoe vaak wil je de back-up maken en hoelang wil je de data bewaren?
• Wat kan en wil ik zelf regelen?

In deze handige checklist vind je nog veel meer vragen die je kunt beantwoorden. Zo krijg je een goed overzicht van je back-up overwegingen. Ook kun je ons webinar Het belang van back-up terugkijken. Hierin bespreekt onze adviseur Charles Hunfeld de zaken waar je rekening mee moet houden.

Tip 2: Gebruik een externe back-up oplossing

Werken jullie met Microsoft 365 of Google Workspace? Deze software biedt een aantal standaardmogelijkheden om gegevens te herstellen. Maar let op: Microsoft en Google bieden geen eigen back-up van je data. Het is een veelgehoorde misvatting dat een back-up niet nodig is wanneer je met de cloud werkt.

We raden je daarom aan om een externe back-up oplossing te gebruiken. In onze webwinkel vind je er een aantal. Vind je het lastig om te beoordelen welk back-up product nu het beste bij jullie onderwijsinstelling past? Dat snappen we. Gebruik daarom het vergelijkingsoverzicht om een goede oplossing te kiezen.

Tip 3: Houd rekening met datagroei in de komende jaren

De data van je onderwijsstelling groeit, en blijft groeien. Gemiddeld zo'n 10 tot 15 procent per jaar! Het is handig om alvast na te denken over hoe je 'wildgroei' kan voorkomen, want in een aantal gevallen zul je extra moeten betalen voor meer dataopslag. En dat kan snel oplopen.

Maak daarom een plan waarin je rekening houdt met de frequentie van back-ups: hoeveel volledige en hoeveel 'extra' back-ups maak je per periode? En welke back-ups laat je per wanneer vervallen? Denk er vast over na, het liefst nog voordat je de back-up implementeert.

Tip 4: Testen, testen, testen!

Nadat je de back-up hebt geïmplementeerd, is het belangrijk om deze regelmatig te monitoren en te testen. Wordt alle data gekopieerd en werkt alles weer na herstel? Of zijn er juist fouten opgetreden? Zorg ervoor dat je de fouten snel herstelt, zodat deze niet meer optreden wanneer je back-up nodig hebt. Want dan ben je eigenlijk al te laat...

Tip 5: Zorg voor bewustwording bij gebruikers

Wat slaan je collega's op en waar doen ze dat? Is het altijd noodzakelijk om die documenten op die plek op te slaan? Door bewustwording bij gebruikers te creëren (bijvoorbeeld door de gevaren te laten zien) zullen zij ook kritischer omgaan met hun bestanden en mails. En ruim eens in de zoveel tijd diverse omgevingen eens op, zodat de hoeveelheid data te overzien is.

Meer weten over back-up?

Onze back-upexpert en adviseur Charles Hunfeld helpt jullie school, stichting of bestuur graag. Stuur hem een mailtje via c.hunfeld@apsitdiensten.nl.