Implementatie & beheer

Bellen met Microsoft Teams

Bellen via Microsoft Teams is een handige cloudoplossing voor je lokale telefooncentrale waarmee je zowel kunt bellen naar vaste als mobiele nummers. Ook kun je via Teams gebeld worden.

Het voordeel van telefoneren via Microsoft Teams is dat je plaats-onafhankelijk en apparaat-onafhankelijk kunt telefoneren. Je kunt hierdoor zelfs tijdens een buitenwandeling met oordopjes met microfoonfunctie via de Teams-app bellen.

Als beheerder wijs je simpelweg telefoonnummers aan gebruikers toe. Gesprekken kunnen gebruikers vervolgens doorverbinden, in de wacht zetten en ook een Voicemail instellen. Ook is het mogelijk wachtmuziek in te stellen of een simultaneous ring (telefoontjes op meerdere toestellen). Zie hier een lijst met functies die je hebt met Phone System van Microsoft.

Om te bellen via Teams heb je de volgende licentie nodig:

Wil je naar buiten kunnen bellen (dus via een telefoonnetwerk) heb je een belbundel nodig. Deze kun je van Microsoft afnemen, maar dat hoeft niet. Deze belbundels schaf je aan bovenop de bovengenoemde Phone system licentie. Je kunt via Microsoft Teams op twee manieren naar buiten toe bellen, namelijk via:

  • Direct routing: via Direct routing kun je met Teams bellen vanuit vrijwel elke telefoniedienstverlener die een Public Switched Telephone Network (PSTN) biedt. Je behoudt dus het contract met je huidige telecom provider en koppelt deze aan het Teams Phone System. Er wordt als het ware een hybride omgeving gecreëerd waarbij je een SIP-trunk koppelt aan een Session Border Controller (apparaat die controle heeft over de VoIP signalen en het opzetten, voeren en afbreken van een telefoongesprekken) die vervolgens weer direct kan communiceren met Teams binnen Microsoft 365.
  • Belplan: Met het belplan van Microsoft koop je belminuten om naar buiten te bellen. Deze koop je per gebruiker en deze minuten kun je vervolgens als poule met elkaar delen. Het belplan is te bestellen in onze webwinkel.

Optioneel heb je de mogelijkheid Audio Conferencing af te nemen. Dit wil zeggen dat je bij Teams-vergaderingen kunt inbellen over een vaste telefoonlijn (dus niet via het internet). Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een slechte verbinding hebt. Audio Conferencing is los te koop, maar ook in de bundel Office 365 A5 -of- Microsoft 365 A5.

Wil je meer weten over Audio Conferencing met Microsoft, bekijk dan deze pagina. Om te zien hoe dit werkt in Microsoft Teams, bekijk je deze pagina

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams?

In het menu van Teams zie je Oproepen, waar je nu de mogelijkheid hebt om je collega’s en mensen uit je adresboek te bellen. Hiermee bel je eigenlijk online met je e-mailadres. Dit kan dan met of zonder beeld zijn.

De Phone System licentie zorgt er vervolgens voor dat je telefoniemogelijkheden krijgt zoals een menu met kiestoetsen en extra knoppen.

Bellen via Teams gaat zo veel mogelijk over het internet. Dus zodra een gebruiker ook over Teams telefonie beschikt, wordt gebruikgemaakt van een federatieve koppeling en zal dit niet van je belminuten afgaan (maar vindt online plaats). Bij intern gebruik is deze koppeling er standaard en bel je dus altijd gratis.

Bij externe gebruikers is een federatie (externe toegang) vereist. Door middel van de External Access instellingen kun je de federatie instellingen beheren. Standaard is dit open, wat betekent dat iedere organisatie die Teams gebruikt, een contact op zijn of haar e-mailadres kan benaderen en andersom. Dit wordt automatisch herkent door Teams doordat de beschikbaarheidsinformatie zichtbaar wordt van diegene waarmee je contact wilt opnemen. Het telefoonnummer wordt enkel als optie getoond wanneer de gebruiker een Phone System licentie heeft toegewezen gekregen.

Microsoft Teams en de ontwikkelingen

Er worden continu verbeteringen in Teams aangebracht zodat het meebeweegt met de tijd en wensen van gebruikers. En zo zal dat ook gebeuren met de belmogelijkheden. Daardoor kan het zijn dat een beperking die er vandaag de dag is, er morgen wellicht niet meer is. Het is dus goed om als beheerder regelmatig te kijken naar nieuwe ontwikkelingen.

Daarnaast is er op het gebied van Teams telefonie een groot eco systeem actief waarin er al vele API’s bestaan met oplossingen voor eventuele beperkingen. Veel mogelijkheden die niet in Microsoft Teams Phone System zitten, worden vaak al via een partner aangeboden. Denk hierbij aan geavanceerde Call center oplossingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld: TheVoiceofOffice365 en Anywhere365.

Je kunt kijken naar de roadmap van Microsoft Teams waar je alle komende ontwikkelingen van Teams kunt terugvinden. Maar ook de nieuwe functies die binnen Teams beschikbaar zijn gekomen. Ook het Teams blog is een goede manier om op de hoogte te blijven van updates.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl