beveiliging

Alles over veilig mailen in het (speciaal) basisonderwijs

Veilig mailen is een must voor je onderwijsorganisatie. Want: als school of stichting moet je zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leerlingen, ouders en medewerkers. Maar waar ben je als onderwijsinstelling precies verantwoordelijk voor? En hoe zet je een veilige mailoplossing in om de kans op een datalek te verkleinen? Op deze pagina lees je alles over veilig mailen in het (speciaal) basisonderwijs. Ook geven we tips over hoe je medewerkers bewust maakt van veilig mailen.

Kijk ons gratis webinar over veilig mailen terug. Hierin vertelt Tonny Plas je meer over het veilig delen van (privacygevoelige) data en bestanden. Daarnaast leer je hoe jij je collega's bewust maakt van het belang van veilig mailen en delen.

Waarom veilig mailen in het basisonderwijs?

Wist je dat de meeste datalekken ontstaan door menselijke fouten? Je zult het vast herkennen: je schrijft een e-mail, vult het mailadres van de geadresseerde in en voegt als laatste de bijlage toe. Binnen één snelle klik is de mail verstuurd. Maar, heb je wel gecontroleerd of de e-mail wel naar de juiste persoon gaat? Misschien heb je een verkeerd persoon geselecteerd met de ‘auto-fill’ of klikte je op ‘allen beantwoorden’ terwijl dat niet de bedoeling was. En zit de goede bijlage er wel bij? Zo’n laatste check wordt vaak vergeten.

Als onderwijsinstelling heb je veel te maken met persoonsgegevens die via de mail worden gedeeld met externen. Denk aan Burgerservicenummers, klassenlijsten en informatie in leerlingdossiers zoals gegevens over de gezondheid. Je bent verantwoordelijk om hier zorgvuldig en veilig mee om te gaan. Want door een klein foutje kan er een datalek ontstaan waarbij dit soort gegevens kwijtraken, of zelfs worden misbruikt. En dat heb je natuurlijk liever niet. Zeker omdat leerlingen door hun leeftijd extra kwetsbaar zijn.

knop download checklist

Eisen AVG voor het onderwijs

Ook de AVG stelt eisen ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens. Aangezien je als onderwijsorganisatie veel te maken hebt met (het delen van) persoonsgegevens, is het belangrijk om te kijken hoe daarmee wordt omgegaan. Wie heeft er bijvoorbeeld toegang tot welke gegevens? Daarbij hebben scholen een verantwoordingsplicht: je moeten aantonen welke maatregelen je neemt om de gegevens van leerlingen te beschermen. Vindt er toch een datalek plaats? Dan ben je vaak verplicht om deze te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Met een goed geregelde e-mailbeveiliging verklein je de kans op een datalek. Hieronder vertellen we je meer over de veilige mailoplossingen die je kunt gebruiken.

Veilige mailoplossingen voor het (speciaal) basisonderwijs

Veel onderwijsorganisaties en samenwerkingsverbanden werken al met een veilige mailoplossing. Misschien heb je zo’n systeem zelf ook weleens voorbij zien komen. Medewerkers kunnen hiermee eenvoudig bijzondere en gevoelige persoonsgegevens versleuteld versturen. De ontvanger wordt geauthenticeerd en daardoor is de informatie niet voor iedereen toegankelijk. En dat biedt zekerheid voor je onderwijsinstelling: er is zo minder kans op een datalek!

Wij bieden verschillende gebruiksvriendelijke oplossingen die voldoen aan de NTA 7516 norm

Wil je weten wat het verschil is tussen deze aanbieders? Bekijk dan de vergelijking tussen mailoplossingen

Mailen met Microsoft 365

Werken jullie in een Microsoft 365 omgeving? Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om algemene persoonsgegevens (zoals namen en adressen) te delen. Maar let op: voor het delen van bijzondere en gevoelige persoonsgegevens (zoals BSN-nummers en zorgdossiers) kun je het beste een veilige mailoplossing (zoals de eerdergenoemde producten) gebruiken, die wél aan de NTA 7516 norm voldoet.

Tips om medewerkers bewust te maken van veilig mailen

Misschien ben je zelf al op de hoogte van het belang van veilig mailen. Maar zijn jouw collega’s dat ook? En zo ja, weten zij hoe ze dit kunnen doen? Hieronder geven we je een aantal tips om hen bewust te maken van veilig omgaan met mails en bestanden.

  • Leg je medewerkers of collega’s uit dat er verschillende soorten persoonsgegevens zijn: algemene, gevoelige en bijzondere gegevens. Deze gegevens moeten elk op een eigen, veilige manier gedeeld worden. De poster Persoonsgegevens delen: hoe doe ik dat? geeft een goed overzicht. Deel deze met je collega’s of print het uit en hang het op in de school.
  • Deel algemene tips voor veilig mailen zoals:
    • Gebruik zo min mogelijk persoonsgegevens in de tekst
    • Gebruik BCC bij meerdere ontvangers in plaats van CC
    • Dubbelcheck de geadresseerde van de mail en de bijlage
    • Ga voorzichtig om met verdachte linkjes en bijlagen
    • Vraag de ontvanger om een ontvangstbevestiging
  • Maak medewerkers bewust van nepmails. Zet bijvoorbeeld een phishing mail campagne op waarmee je controleert hoe bewust medewerkers in je organisatie omgaan met nepmails.
  • Gebruik een veilige mailoplossing (zie hierboven) en stel in dat medewerkers waarschuwingen krijgen wanneer zij privégegevens in de mail typen.

Neem contact op met schooladviseurs

Wil je meer weten over veilig mailen of ben je benieuwd welke oplossing het beste bij jullie onderwijsorganisatie past? Neem gerust contact op met onze schooladviseur Charles (c.hunfeld@apsitdiensten.nl) of met onze Servicedesk. Ze denken graag met je mee!

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl